Organisatorische Zuordnung, Datenkontext und zentrale fachliche Steuerung
Verbände gehören zu den zentralen Stammdaten in WAVE. An einem Verband hängen nicht nur Name und Anschrift, sondern zahlreiche fachliche Einstellungen, die das Verhalten des Systems in Abrechnung, Zahlungswesen, Auftragsbearbeitung, Lagerwirtschaft und Benutzerzuordnung beeinflussen.
Der Begriff Mandant bezeichnet dabei keinen vollständig getrennten Stammdatentyp. WAVE verwendet dieselben Verbandsstammdaten auch als Mandanten. Entscheidend ist die fachliche Rolle: Ein Verband beschreibt eine organisatorische bzw. fachliche Einheit; als Mandant bildet derselbe Datensatz den organisatorischen Daten- und Verarbeitungskontext, unter dem WAVE arbeitet.
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Organisieren
Verbände, Mandanten und ihre organisatorischen Rollen strukturiert abbilden. |
Steuern
Fachliche Regeln wie Mahnstufen, Sektorzuordnungen und Aufschläge je Verband festlegen. |
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Zahlungsverkehr
Bankverbindungen, Abgabearten, Konten und weitere zahlungsbezogene Vorgaben zuordnen. |
Zuständigkeiten
Ansprechpartner, Benutzerzugriffe und Mandantengruppen organisieren. |
Mandant und Verband – was ist der Unterschied?
In WAVE beruhen Mandant und Verband auf demselben Stammdatensatz. Der Unterschied liegt daher nicht in zwei getrennten Datenbeständen, sondern in der jeweiligen fachlichen Verwendung.
| Begriff | Bedeutung in WAVE |
|---|---|
| Verband | Die fachlich oder organisatorisch betrachtete Einheit. Ein Verband kann beispielsweise Betreiber oder Eigentümer sein, Kunden zugeordnet sein, Sektoren bedienen oder verbandsbezogene Abrechnungs- und Mahnregeln besitzen. |
| Mandant | Die organisatorische Sicht auf einen Verband als Daten- und Verarbeitungskontext. Benutzer können auf Daten ihres eigenen Mandanten eingeschränkt werden; auch lager- und auftragsbezogene Prozesse verwenden den Mandantenkontext. |
Diese Unterscheidung ist besonders wichtig, wenn mehrere organisatorische Einheiten in einer gemeinsamen WAVE-Installation geführt werden. Ein Objekt, Kunde oder Vorgang kann fachlich einem bestimmten Verband zugeordnet bleiben, während der Zugriff oder die Verarbeitung über den Mandantenkontext gesteuert wird.
Der Verband beschreibt die fachliche Einheit; der Mandant beschreibt die organisatorische Sicht, unter der WAVE Daten verarbeitet und Zugriffe steuert. Technisch greifen beide auf denselben Verbandsstamm zurück.
Mandantengruppen
Über die Mandantengruppe können mehrere Mandanten bzw. Verbände zusammengefasst werden. WAVE behandelt die Mitglieder einer solchen Gruppe bei bestimmten Zugriffen wie eine gemeinsame organisatorische Einheit, ohne die ursprüngliche Verbandszuordnung von Kunden, Anlagen oder anderen Objekten aufzuheben.
Das ermöglicht beispielsweise, dass Benutzer innerhalb einer Mandantengruppe auf Kunden und andere Daten der Gruppenmitglieder zugreifen können. Auch verbandsübergreifende Auftragskonstellationen innerhalb derselben Gruppe können damit unterstützt werden.
Die Gruppenzugehörigkeit wird über eine gemeinsame Mandantengruppen-Kennung hergestellt. Bei entsprechenden Abfragen ermittelt WAVE neben dem eigenen Verband alle weiteren Verbände mit derselben Kennung.
Die Mandantengruppe ersetzt die fachliche Verbandszuordnung nicht. Sie erweitert in den dafür vorgesehenen Prozessen den organisatorischen Zugriff auf mehrere Verbände.
Grunddaten eines Verbandes
Jeder Verband benötigt mindestens eine Bezeichnung und eine eindeutige Verbandsnummer. Die Verbandsnummer darf bei aktiven Datensätzen nicht mehrfach vorkommen. Darüber hinaus verwendet WAVE weitere Stammdaten zur Identifikation und fachlichen Einordnung.
Zu den in der Geschäftslogik ausgewerteten Eigenschaften gehören unter anderem:
- Bezeichnung und interne Bezeichnung,
- Verbandsnummer und Kurzbezeichnung,
- Bundesland,
- Kennzeichen für Betreiber und Eigentümer,
- Kennzeichen für intern bzw. extern,
- Kennzeichen hat Lager,
- Beginn bzw. Definition des Geschäftsjahres,
- Mandantengruppe,
- Logo und verwendete Dateierweiterung.
Die Verbandsliste kann unter anderem nach Verbandsnummer, Bezeichnung, Ort, Betreiber, Eigentümer und lagerführenden Verbänden gefiltert werden. Zusätzlich kann gezielt auf interne Verbände oder auf Verbände mit Kunden eingeschränkt werden.
Betreiber, Eigentümer und interne bzw. externe Verbände
Die Kennzeichen Betreiber und Eigentümer dienen dazu, Verbände in technischen und organisatorischen Zusammenhängen gezielt auszuwählen. WAVE kann Verbandslisten auf diese Rollen einschränken.
Das Kennzeichen extern trennt externe Verbände von den intern geführten organisatorischen Einheiten. Bestimmte Abfragen können ausdrücklich nur interne Verbände berücksichtigen. Dies ist insbesondere dort relevant, wo WAVE den eigenen organisatorischen Kontext von externen Partnern oder anderen Verbänden unterscheiden muss.
Geschäftsjahr
Das Geschäftsjahr ist eine wichtige verbandsbezogene Steuerungsgröße. WAVE kann aus dem Verband für ein Jahr den konkreten Geschäftsjahreszeitraum ermitteln.
Diese Information wird insbesondere in der Lagerwirtschaft benötigt, weil Materialbewegungen, Inventuren und Bestandsberechnungen geschäftsjahresbezogen verarbeitet werden. Der Verband ist damit nicht nur organisatorischer Träger, sondern liefert auch zeitliche Rahmenbedingungen für die kaufmännische Verarbeitung.
Lagerführender Verband
Ein Verband kann mit dem Kennzeichen hat Lager als lagerführend definiert werden. WAVE kann den lagerführenden Verband gezielt ermitteln und verwendet ihn in lagerwirtschaftlichen Prozessen.
Ein Verband ohne eigenes Lager kann auf einen anderen Verband als Material- bzw. Lagerverband verweisen. Bei Materialabfragen wird dann nicht zwingend der ursprünglich ausgewählte Verband verwendet, sondern der für ihn zuständige lagerführende Verband.
Diese Konstruktion erlaubt es, mehrere organisatorische Einheiten fachlich getrennt zu führen, die Materialwirtschaft jedoch zentral über ein gemeinsames Lager abzuwickeln.
Zentrale Steuerungsfunktionen am Verband
Ein Verband ist in WAVE ein zentraler Konfigurationspunkt. Beim Speichern eines Verbandes werden neben dem eigentlichen Stammdatensatz zahlreiche zugehörige Regelwerke gemeinsam verwaltet. Änderungen an diesen Zuordnungen können sich unmittelbar auf spätere Geschäftsprozesse auswirken.
Abgabearten, Bankverbindungen, Kostenarten, Mahnstufen, Mahngebühren, Debitorenaufschläge, Rabatte, Sektorzuordnungen, Ansprechpartner und Standardaufträge.
Abgabearten des Verbandes
Abgabearten werden einem Verband mit einem Gültigkeitszeitraum und einer Kontonummer zugeordnet. Dadurch kann dieselbe fachliche Abgabeart im Zeitverlauf mit unterschiedlichen verbandsbezogenen Einstellungen geführt werden.
Für dieselbe Abgabeart dürfen sich die Gültigkeitszeiträume nicht überschneiden. Wird ein neuer Zeitraum angelegt und der vorherige Eintrag besitzt noch kein Enddatum, kann WAVE den Vorgänger automatisch auf den Vortag des neuen Gültigkeitsbeginns beenden.
Die Zuordnung ist damit historisierbar: Frühere Einstellungen bleiben nachvollziehbar, während ab einem definierten Stichtag eine neue Konfiguration gilt.
Bankverbindungen und Zahlungsverkehr
Bankverbindungen werden verbandsbezogen geführt. Für einen aktiven Eintrag sind insbesondere Bank, Kontoinhaber, IBAN und Gültig-ab-Datum erforderlich.
Die IBAN wird beim Speichern ohne Leerzeichen abgelegt. Für EBICS-bezogene Zugangsdaten kann ein Passwort erfasst werden; dieses wird vor der Speicherung verschlüsselt.
Durch die zeitliche Gültigkeit können Bankverbindungen gewechselt werden, ohne frühere Zuordnungen vollständig zu verlieren. Das ist insbesondere für Zahlungsverkehr, Lastschriften und die Nachvollziehbarkeit historischer Belege relevant.
Kostenarten und Kontensteuerung
Kostenarten können einem Verband zugeordnet werden. Die Zuordnung ist ebenfalls verbandsbezogen und kann mit Gültigkeitsdaten versehen sein. WAVE verhindert doppelte identische Zuordnungen für denselben Verband und denselben Zeitraum.
Darüber hinaus kann WAVE für Forderungskonten eine Kontopriorität verwalten. Die verfügbaren Forderungskonten werden aus den verbandsbezogenen Buchungskonten ermittelt und in eine Reihenfolge gebracht. Ändert sich der Kontenbestand, wird die Prioritätenliste entsprechend neu aufgebaut bzw. ergänzt.
Mahnstufen – verbandsbezogene Ausgestaltung des Mahnwesens
Die allgemeinen Mahnstufen werden je Verband fachlich ausgestaltet. Eine Mahnstufenzuordnung kann zusätzlich auf einen Sektor eingeschränkt werden.
Je Mahnstufe können unter anderem folgende Werte gepflegt werden:
- Zahlungsfrist in Tagen,
- Mindestbetrag,
- abweichender Mindestbetrag für Schlussrechnungen,
- Mindestbetrag für eine Wassersperre,
- Verzugszinssatz,
- Zeiteinheit der Verzinsung,
- Rundungsregeln für Betrag und Zeit,
- Art und Höhe der Mahngebühr,
- Mahntitel sowie verschiedene Mahntexte.
Für die Mahngebühr stehen drei fachliche Varianten zur Verfügung: keine Mahngebühr, betragsabhängige Mahngebühr oder feste Mahngebühr.
Für Mahntitel und Mahntexte können unterschiedliche Textvarianten gepflegt werden, darunter Standardtexte, alternative Texte sowie Texte für Abgangssituationen. Auf diese Weise kann das Mahnverfahren nicht nur rechnerisch, sondern auch dokumentseitig je Verband ausgestaltet werden.
Dieselbe Mahnstufe darf für denselben Verband und denselben Sektor nicht mehrfach aktiv zugeordnet sein.
Betragsabhängige Mahngebühren
Zusätzlich zu den Mahnstufeneinstellungen kann je Verband eine Staffel für betragsabhängige Mahngebühren gepflegt werden.
Eine Staffelposition enthält:
- einen Forderungsbetrag als Schwelle,
- einen festen Gebührenbetrag und/oder
- einen Prozentwert.
Die Einträge werden nach dem Forderungsbetrag geordnet. Für denselben Forderungsbetrag darf innerhalb eines Verbandes nicht mehrfach eine Gebührenstaffel vorhanden sein.
Debitorenaufschläge
Debitorenaufschläge ermöglichen eine verbandsbezogene Preissteuerung nach Debitorengruppe. Zu jeder Zuordnung werden eine Debitorengruppe und ein Aufschlags- bzw. Rabattsatz gepflegt.
Bei der Ermittlung eines Standardaufschlags sucht WAVE zunächst nach einem Aufschlag für die Debitorengruppe des konkreten Debitorenkontos. Zusätzlich kann ein sektorbezogener Aufschlag hinzukommen.
Damit kann derselbe Verband unterschiedliche Kundengruppen kaufmännisch unterschiedlich behandeln, ohne den Aufschlag direkt am einzelnen Debitorenkonto pflegen zu müssen.
Rabatte
Rabatte können sowohl verbandsbezogen als auch in anderen Zusammenhängen verwendet werden. In der Verbandsverwaltung werden sie nach Rabatttyp und zeitlicher Gültigkeit gepflegt.
Ein Rabatt enthält mindestens:
- den Rabatttyp,
- ein Gültig-ab-Datum,
- einen Betrag,
- optional ein Gültig-bis-Datum.
Für aufeinanderfolgende Einträge desselben Rabatttyps ordnet WAVE die Zeiträume chronologisch. Beim Speichern eines neuen Eintrags kann der vorherige Zeitraum automatisch auf den Vortag des neuen Gültigkeitsbeginns beendet werden.
Sektorzuordnungen
Über die Sektorzuordnungen wird festgelegt, wie ein Verband in einem bestimmten Sektor behandelt werden soll. Eine Zuordnung kann allgemein oder zusätzlich für eine bestimmte Debitorengruppe gelten.
Zu einer Sektorzuordnung gehören insbesondere:
- Sektor,
- optional Debitorengruppe,
- Aufschlag auf den Einkaufspreis,
- Nebenkostensatz Lohn,
- Nebenkostensatz Gesamt,
- Kennzeichen, ob der Verband in diesem Sektor als Auftragnehmer behandelt wird.
WAVE verwendet bei gruppenabhängigen Sektorregeln eine klare Reihenfolge: Zunächst wird nach einer Zuordnung gesucht, die exakt zur Debitorengruppe passt. Wird keine gefunden, kann eine allgemeine Sektorzuordnung ohne Debitorengruppe als Rückfall verwendet werden.
Doppelte Kombinationen aus Sektor und Debitorengruppe werden verhindert. Für denselben Sektor darf es damit nicht mehrere konkurrierende Regeln derselben Ausprägung geben.
Ansprechpartner und Zuständigkeiten
Für einen Verband können Benutzer als Ansprechpartner hinterlegt werden. Die Zuordnung kann sehr differenziert erfolgen:
- nach Abgabeart,
- nach Anwendungsbereich,
- nach Modul,
- durch eine Ordnungsnummer zur Festlegung der Reihenfolge.
Damit kann WAVE abhängig vom fachlichen Kontext unterschiedliche Ansprechpartner ermitteln. Die Geschäftslogik arbeitet dabei nach einer Prioritätslogik:
- Ist für die konkrete Abgabeart eine Zuordnung vorhanden, wird diese bevorzugt.
- Danach wird nach der Kombination aus Anwendungsbereich und Modul gesucht.
- Falls dort nichts gefunden wird, werden allgemeinere Varianten nur für das Modul bzw. nur für den Anwendungsbereich geprüft.
- Ist keine passende Zuordnung vorhanden, kann der aktuell angemeldete Benutzer als Ansprechpartner verwendet werden.
Mehrfach gefundene Benutzer werden im Ergebnis nicht doppelt ausgegeben. Die Oberfläche gruppiert Ansprechpartner nach Anwendungsbereich und gegebenenfalls Abgabeart und zeigt zusätzlich die Reihenfolge an.
Über diese Zuordnungen lassen sich Zuständigkeiten zentral am Verband pflegen, statt sie in jedem Einzelvorgang erneut festzulegen.
Standardaufträge
Je Verband können Standardaufträge hinterlegt werden. Dabei wird ein vorhandener Auftrag einem bestimmten Auftragsgegenstandtyp zugeordnet.
Für denselben Verband und denselben Auftragsgegenstandtyp darf nur eine Standardzuordnung existieren. Dadurch steht für einen fachlichen Auftragstyp eindeutig fest, welcher Auftrag als Standard verwendet werden soll.
Diese Zuordnung dient dazu, wiederkehrende Auftragskonstellationen am Verband zentral vorzudefinieren, anstatt die zugehörige Grundlage bei jedem Vorgang erneut bestimmen zu müssen.
Gebiet, Ort und Sektor bei der Verbandsermittlung
WAVE kann einen Verband anhand von Ort und Sektor ermitteln. Dazu wird geprüft, welcher Verband über seine Gebietszuordnung für den Ort zuständig ist und gleichzeitig eine passende Sektorzuordnung besitzt.
Diese Logik zeigt, dass Verbandsstammdaten auch eine wichtige Rolle bei der automatischen Zuordnung fachlicher Vorgänge spielen. Wenn keine passende Kombination gefunden wird, kann WAVE auf einen allgemeinen Verband zurückfallen.
Verbandslogo
Zu einem Verband kann ein eigenes Logo gespeichert werden. Das Logo wird dateibasiert anhand des Verbandes abgelegt und kann von WAVE für Dokumente und andere verbandsbezogene Ausgaben bereitgestellt werden.
Fehlt eine Logodatei, legt WAVE für interne Verbände eine Standardgrafik an. Unterstützt werden unterschiedliche Bildformate; für die technische Dokumentverarbeitung kann WAVE transparente Bildanteile erkennen und durch einen deckenden Hintergrund ersetzen.
Damit lassen sich Dokumente und Ausgaben je Verband mit der passenden visuellen Kennzeichnung versehen.
Verbände suchen und filtern
Für die Verwaltung stehen verschiedene Such- und Filtermöglichkeiten zur Verfügung. WAVE kann unter anderem nach folgenden Merkmalen einschränken:
- Verbandsnummer,
- Bezeichnung bzw. interne Bezeichnung,
- Ort,
- Betreiber,
- Eigentümer,
- lagerführender Verband,
- nur Verbände mit Kunden,
- nur interne Verbände.
Die Freitextsuche berücksichtigt Bezeichnung, interne Bezeichnung und Verbandsnummer.
Schreibschutz, Löschen und Datenkonsistenz
Schreibgeschützte Verbände können nicht geändert werden. Beim Speichern prüft WAVE außerdem die erforderlichen Pflichtangaben und die Eindeutigkeit der Verbandsnummer.
Beim Löschen versucht WAVE zunächst, den Verband vollständig zu entfernen. Ist dies wegen vorhandener Verwendungen nicht möglich, wird der Datensatz als gelöscht und schreibgeschützt gekennzeichnet. So können bestehende Referenzen erhalten bleiben, während der Verband aus der normalen aktiven Nutzung herausgenommen wird.
Weil an einem Verband zahlreiche fachliche Regelwerke hängen, sollten Änderungen an Verbandsstammdaten, Sektoren, Mahnparametern, Bankverbindungen oder Aufschlägen nur nach Prüfung der Auswirkungen vorgenommen werden. Die Einstellungen wirken nicht nur auf die Verbandsverwaltung selbst, sondern auf nachgelagerte Geschäftsprozesse.
Empfehlungen für die Praxis
- Mandant und Verband begrifflich trennen: Nutzen Sie „Mandant“ für den organisatorischen Datenkontext und „Verband“ für die fachliche Einheit.
- Verbandsnummern dauerhaft stabil halten: Sie sind eindeutig und eignen sich als langfristige Identifikation.
- Mandantengruppen gezielt einsetzen: Sie sind für gemeinsame Zugriffe gedacht, nicht als Ersatz für die fachliche Verbandszuordnung.
- Rollen sauber pflegen: Betreiber, Eigentümer, intern/extern und lagerführend beeinflussen die Auswahl in verschiedenen Prozessen.
- Zeitabhängige Stammdaten historisieren: Bankverbindungen, Abgabearten und Rabatte sollten über Gültigkeitszeiträume weitergeführt statt überschrieben werden.
- Sektor- und Debitorengruppenregeln möglichst allgemein halten: Spezifische Abweichungen nur dort anlegen, wo sie fachlich erforderlich sind.
- Mahnparameter vollständig abstimmen: Mindestbeträge, Gebühren, Verzugszinsen, Zahlungsfristen und Texte bilden gemeinsam das verbandsbezogene Mahnverfahren.
- Ansprechpartner nach fachlichem Kontext pflegen: Abgabeart, Anwendungsbereich und Modul ermöglichen eine zielgerichtete Zuständigkeitssteuerung.
- Lagerverantwortung bewusst festlegen: Bei zentraler Lagerführung muss klar sein, welcher Verband das Lager führt und welche Verbände darauf zurückgreifen.
- Verwendete Verbände nicht vorschnell löschen: In produktiven Datenbeständen ist ein geordneter Ausstieg über Kennzeichen und Schreibschutz oft nachvollziehbarer als eine physische Löschung.
Mandanten und Verbände bilden in WAVE eine gemeinsame Stammdatenbasis mit unterschiedlichen fachlichen Rollen. Der Verband beschreibt die organisatorische bzw. fachliche Einheit; als Mandant wird derselbe Stammdatensatz zum Daten- und Verarbeitungskontext. Über Mandantengruppen können mehrere Einheiten zugriffsseitig zusammengeführt werden, ohne ihre fachlichen Zuordnungen aufzugeben. Gleichzeitig ist der Verband einer der wichtigsten Steuerungspunkte in WAVE: Abgabearten, Bankverbindungen, Kostenarten, Mahnstufen, Mahngebühren, Aufschläge, Rabatte, Sektoren, Ansprechpartner, Standardaufträge, Geschäftsjahr, Lagerführung und Logo werden dort zentral zusammengeführt. Eine sorgfältige Verbandskonfiguration ist deshalb Voraussetzung für konsistente Abläufe in zahlreichen WAVE-Modulen.
