Debitorenkonten fachlich gruppieren und gruppenabhängige Regeln steuern
Mit Debitorengruppen werden Debitorenkonten in WAVE fachlich zusammengefasst. Die Gruppe ist damit mehr als eine reine Bezeichnung: Sie kann bei der Verarbeitung eines Debitorenkontos als Auswahl- und Steuerungsmerkmal verwendet werden.
Besonders relevant ist die Debitorengruppe bei verbands- und sektorbezogenen Regeln. So können beispielsweise Aufschläge oder sektorbezogene Einstellungen abhängig von der Gruppe eines Debitorenkontos unterschiedlich ermittelt werden.
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Gruppieren
Debitorenkonten nach gemeinsamen fachlichen Merkmalen einordnen. |
Filtern
Debitorenkonten gezielt nach einer Debitorengruppe auswählen. |
Aufschläge
Gruppenabhängige Aufschläge je Verband berücksichtigen. |
Sektorregeln
Sektorbezogene Einstellungen nach Debitorengruppe differenzieren. |
Aufgabe der Debitorengruppen
Eine Debitorengruppe klassifiziert ein Debitorenkonto. WAVE kann diese Zuordnung an verschiedenen Stellen auswerten und dadurch fachliche Regeln gruppenabhängig anwenden.
Die Gruppe selbst enthält lediglich ihre Bezeichnung. Die eigentliche fachliche Wirkung entsteht dort, wo Debitorengruppen mit anderen Einstellungen kombiniert werden – insbesondere mit Verbänden, Sektoren und Aufschlägen.
Die Debitorengruppe legt nicht selbst einen Preis oder einen Aufschlag fest. Sie dient als Kriterium, über das WAVE an anderer Stelle die passende Regel für ein Debitorenkonto ermitteln kann.
Übersicht der Debitorengruppen
Die Übersicht zeigt die vorhandenen Debitorengruppen. Als fachliche Information wird die Bezeichnung der jeweiligen Gruppe angezeigt.
Schreibgeschützte Datensätze werden in der Liste durch ein Sperrsymbol gekennzeichnet. Die Liste kann außerdem über die allgemeinen Funktionen ausgegeben bzw. exportiert werden.
Debitorengruppe anlegen
Zum Anlegen einer Debitorengruppe wird nur eine Bezeichnung benötigt.
- Die Bezeichnung ist eine Pflichtangabe.
- Sie darf höchstens 50 Zeichen lang sein.
- Eine aktive Debitorengruppe mit identischer Bezeichnung darf nicht mehrfach vorhanden sein.
Verwenden Sie Bezeichnungen, die den fachlichen Unterschied der Gruppen unmittelbar erkennen lassen. Die Gruppe sollte einen dauerhaften sachlichen Zweck beschreiben und nicht nur einen vorübergehenden Bearbeitungszustand.
Zuordnung zum Debitorenkonto
Die Debitorengruppe wird am Debitorenkonto hinterlegt. Dadurch kann WAVE die Gruppe bei späteren fachlichen Abfragen und Berechnungen berücksichtigen.
Debitorenkonten können gezielt nach einer bestimmten Debitorengruppe gefiltert werden. Die Gruppe eignet sich daher auch als Selektionsmerkmal, wenn nur Konten einer bestimmten Kundengruppe betrachtet werden sollen.
Wird ein Debitorenkonto dupliziert, übernimmt das neue Debitorenkonto die Debitorengruppe des Ausgangskontos. Damit bleibt die fachliche Klassifikation bei einer solchen Übernahme erhalten.
Standardgruppen „Mitglied“ (im Sinne von: Mitglied des (Unternehmens-) Verbands) und „Nichtmitglied“
WAVE kennt für bestimmte Abläufe die fachlichen Gruppen Mitglied und Nichtmitglied. Die dafür verwendeten Bezeichnungen werden aus der Systemkonfiguration ermittelt.
Fehlt eine dieser benötigten Gruppen im Datenbestand, kann WAVE sie automatisch anlegen. Solche automatisch erzeugten Systemgruppen werden schreibgeschützt angelegt.
Nichtmitglied als Standard bei neuen Debitorenkonten
Wird ein neues Debitorenkonto gespeichert, ohne dass eine Debitorengruppe angegeben wurde, ordnet WAVE automatisch die Gruppe Nichtmitglied zu.
Mitglied bei Verbandskonten
Bei automatisch erzeugten Debitorenkonten, die einen anderen Verband als Debitor repräsentieren, verwendet WAVE die Gruppe Mitglied.
„Mitglied“ und „Nichtmitglied“ sind nicht nur beispielhafte Namen. WAVE greift in bestimmten Geschäftsabläufen ausdrücklich auf diese beiden Gruppen zurück.
Debitorengruppen und Aufschläge
Ein wichtiger Verwendungszweck der Debitorengruppe ist die Ermittlung von Debitorenaufschlägen.
Für einen Verband können Aufschläge hinterlegt werden, die einer bestimmten Debitorengruppe zugeordnet sind. Benötigt WAVE den Standardaufschlag für ein Debitorenkonto, wird zunächst nach einem passenden gruppenbezogenen Aufschlag des Verbandes gesucht.
Ist ein solcher Eintrag vorhanden, bildet dessen Aufschlagsatz die Ausgangsbasis der Berechnung. Zusätzlich kann ein sektorbezogener Aufschlag hinzukommen.
Die konkrete Höhe wird nicht in der Debitorengruppe selbst, sondern in den verbandsbezogenen Aufschlagseinstellungen gepflegt.
Debitorengruppen in der Sektorzuordnung
Auch die Zuordnung eines Sektors zu einem Verband kann nach Debitorengruppen differenziert werden. Für dieselbe Kombination aus Verband und Sektor können damit unterschiedliche Einstellungen für verschiedene Debitorengruppen hinterlegt werden.
Bei der Prüfung, ob ein Verband für einen bestimmten Sektor als Auftragnehmer behandelt wird, sucht WAVE zunächst nach einer Regel, die exakt zur Debitorengruppe des Debitorenkontos passt.
Wird keine gruppenspezifische Regel gefunden, kann eine Sektorzuordnung ohne Debitorengruppe als allgemeiner Rückfall verwendet werden.
1. gruppenspezifische Sektorregel
2. allgemeine Sektorregel ohne Debitorengruppe
Diese Logik ermöglicht es, einen allgemeinen Standard für einen Sektor festzulegen und nur dort eine abweichende Regel zu pflegen, wo eine bestimmte Debitorengruppe anders behandelt werden soll.
Eindeutigkeit bei Sektorregeln
Innerhalb der Sektorzuordnungen eines Verbandes darf dieselbe Kombination aus Sektor und Debitorengruppe nicht mehrfach vorhanden sein. Auch für die allgemeine Regel ohne Debitorengruppe darf es je Sektor nicht mehrere parallele Einträge geben.
Grundbestand
Ist bei der erstmaligen Initialisierung noch keine Debitorengruppe vorhanden, kann WAVE einen vordefinierten Grundbestand anlegen. Die Bezeichnungen dieser Grundeinträge werden aus den mitgelieferten Initialisierungsdaten übernommen.
Unabhängig davon stellt WAVE sicher, dass die in bestimmten Geschäftsprozessen benötigten Gruppen Mitglied und Nichtmitglied bei Bedarf verfügbar sind.
Debitorengruppe ändern
Vorhandene Debitorengruppen können über ihre Bezeichnung bearbeitet werden. Beim Speichern prüft WAVE erneut, ob die Bezeichnung vorhanden und eindeutig ist.
Zusätzlich schützt WAVE vor dem unbeabsichtigten Überschreiben zwischenzeitlicher Änderungen: Wurde derselbe Datensatz seit dem Laden bereits geändert, wird die veraltete Version nicht einfach über die neuere Fassung geschrieben.
Debitorengruppe löschen
Nicht mehr benötigte Debitorengruppen können gelöscht werden. Das Löschen ist jedoch nur möglich, wenn keine bestehende Verwendung in der Datenbank den Vorgang verhindert.
Ist die Gruppe noch in Verwendung, bricht WAVE den Löschvorgang ab und meldet, dass der Datensatz verwendet wird.
Vor dem Löschen sollte insbesondere geprüft werden, ob die Gruppe noch
- Debitorenkonten zugeordnet ist,
- für Debitorenaufschläge verwendet wird oder
- Bestandteil einer verbands- und sektorbezogenen Regel ist.
Liste ausgeben
Die Übersicht der Debitorengruppen kann über die allgemeinen Ausgabefunktionen gedruckt oder exportiert werden. Damit lässt sich der aktuell eingerichtete Gruppenbestand beispielsweise für Abstimmungen oder Dokumentationszwecke bereitstellen.
Empfehlungen für die Praxis
- Gruppen nach fachlichem Zweck bilden: Verwenden Sie Debitorengruppen nur dann, wenn daraus eine sinnvolle Klassifikation oder Regelableitung entsteht.
- „Mitglied“ und „Nichtmitglied“ nicht unbedacht ersetzen: Diese Gruppen werden in bestimmten WAVE-Abläufen systemseitig verwendet.
- Aufschlagsregeln mitprüfen: Vor Änderungen an Gruppenzuordnungen sollte geprüft werden, ob verbandsbezogene Debitorenaufschläge hinterlegt sind.
- Sektorregeln möglichst allgemein halten: Verwenden Sie eine gruppenspezifische Sektorregel nur für tatsächliche Abweichungen und ansonsten den allgemeinen Eintrag ohne Gruppe.
- Doppelte Bedeutungen vermeiden: Legen Sie keine mehreren Gruppen an, die fachlich dasselbe ausdrücken.
- Vor dem Löschen Abhängigkeiten prüfen: Eine verwendete Gruppe kann nicht gelöscht werden.
Debitorengruppen klassifizieren Debitorenkonten und dienen WAVE als fachliches Steuerungsmerkmal. Sie können zur Filterung von Debitorenkonten sowie zur differenzierten Ermittlung verbandsbezogener Aufschläge und Sektorregeln verwendet werden. Neue Debitorenkonten ohne explizite Gruppenzuordnung werden standardmäßig der Gruppe „Nichtmitglied“ zugeordnet; für bestimmte automatisch erzeugte Verbandskonten wird die Gruppe „Mitglied“ verwendet. Die Gruppe selbst enthält nur eine eindeutige Bezeichnung – ihre fachliche Wirkung entsteht durch die Regeln, die an diese Zuordnung anknüpfen.
