Wiederkehrende Texte zentral verwalten und gezielt verwenden
Mit Textbausteinen werden wiederkehrende Texte zentral in WAVE gepflegt. Ein Textbaustein kann allgemein gelten oder auf einen bestimmten fachlichen Zusammenhang eingeschränkt werden – beispielsweise auf einen Verband, Sektor, Auftragsgegenstand, Vorlagentyp, eine Rechnungsart oder eine Benachrichtigung.
Dadurch lassen sich einheitliche Formulierungen an einer Stelle verwalten und in den jeweiligen Geschäftsprozessen gezielt wiederverwenden. Je nach Einsatzbereich können neben dem eigentlichen Text auch ein Betreff und verfügbare Platzhalter hinterlegt bzw. verwendet werden.
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Zentral pflegen
Wiederkehrende Formulierungen an einer gemeinsamen Stelle verwalten. |
Gezielt zuordnen
Geltungsbereich über fachliche Kriterien einschränken. |
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Dynamisch ergänzen
Verfügbare Platzhalter für variable Inhalte verwenden. |
Kommunikation
Texte und Betreffzeilen für Benachrichtigungen und Rechnungsarten bereitstellen. |
Aufgabe der Textbausteine
Textbausteine dienen dazu, Texte nicht in jedem Vorgang neu erfassen zu müssen. Sie stellen wiederverwendbare Inhalte bereit, die WAVE abhängig vom fachlichen Kontext ermitteln kann.
Der wesentliche Unterschied zu einem einfachen freien Text liegt in der Zuordnung: Ein Textbaustein kann so eingerichtet werden, dass er nur für einen bestimmten Anwendungsfall relevant ist. Auf diese Weise können beispielsweise unterschiedliche Texte für verschiedene Verbände, Rechnungsarten oder Benachrichtigungswege gepflegt werden.
Ändert sich eine Standardformulierung, muss nicht jeder einzelne Vorgang angepasst werden. Stattdessen wird der betreffende Textbaustein zentral gepflegt und steht anschließend im vorgesehenen Verwendungskontext mit dem aktualisierten Inhalt zur Verfügung.
Übersicht der Textbausteine
Die Übersicht zeigt die vorhandenen Textbausteine. Standardmäßig werden sie nach ihrer Referenz sortiert.
In der vollständigen Liste werden unter anderem folgende Angaben angezeigt:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Referenz | Eindeutige fachliche Kennung, unter der ein Textbaustein angesprochen werden kann. |
| Vorlage | Vorlagentyp, für den der Textbaustein vorgesehen ist. |
| Verband | Optionaler Verband, auf den der Textbaustein eingeschränkt ist. |
| Sektor | Optionaler Sektor für die fachliche Eingrenzung. |
| Rechtsbasis | Optionale rechtliche Zuordnung. |
| Text | Inhalt des Textbausteins; in der Liste einzeilig dargestellt. |
Textbausteine, die als Textbaustein für Vorlagen gekennzeichnet sind, werden in der Liste zusätzlich mit einem Symbol hervorgehoben.
Textbausteine suchen und filtern
Die Textbausteinverwaltung bietet einen Kombinationsfilter. Damit kann der Bestand gezielt auf den gesuchten fachlichen Kontext eingeschränkt werden.
Zur Verfügung stehen insbesondere:
- Suchen nach – durchsucht Referenz, Betreff und Textinhalt,
- Verband,
- Sektor,
- Auftragsgegenstand,
- Benachrichtigungstyp,
- Zustelltyp,
- Vorlagentyp,
- Rechtsbasis,
- Rechnungsart.
Zusätzlich stehen Statusfilter zur Verfügung. Damit kann beispielsweise gezielt nach Textbausteinen für Vorlagen bzw. nach anderen Textbausteinen sowie nach als Tätigkeit gekennzeichneten oder nicht als Tätigkeit gekennzeichneten Einträgen gesucht werden.
Die Suche beschränkt sich nicht auf die Referenz. Auch Begriffe aus dem Betreff oder aus dem eigentlichen Text können verwendet werden, um einen Textbaustein wiederzufinden.
Textbaustein anlegen
Ein neuer Textbaustein wird zunächst über seine Referenz identifiziert. Anschließend legen Sie fest, in welchem fachlichen Zusammenhang er verwendet werden soll, und erfassen Betreff und Text.
| 1 | Referenz erfassen Vergeben Sie eine aussagekräftige Kennung für den Textbaustein. |
| 2 | Geltungsbereich festlegen Wählen Sie nur die Kriterien aus, die den vorgesehenen Einsatz tatsächlich einschränken sollen. |
| 3 | Betreff erfassen Sofern der Einsatzbereich einen Betreff verwendet, tragen Sie die gewünschte Betreffzeile ein. |
| 4 | Text gestalten Erfassen Sie den eigentlichen Inhalt im Editor und verwenden Sie bei Bedarf die angebotenen Platzhalter. |
| 5 | Speichern Speichern Sie den Textbaustein. Er steht anschließend entsprechend seiner Zuordnung zur Verfügung. |
Referenz
Die Referenz ist die zentrale Kennung eines Textbausteins. Sie ist eine Pflichtangabe und darf höchstens 50 Zeichen lang sein.
WAVE kann Texte gezielt über diese Referenz abrufen. Dadurch eignet sich die Referenz insbesondere für Textbausteine, die von einem fest definierten Programm- oder Dokumentvorgang benötigt werden.
Bei Textbausteinen für Vorlagen kann die Referenz nach dem erstmaligen Speichern nicht mehr frei geändert werden. Dadurch bleibt die Verbindung zu dem vorgesehenen Verwendungskontext stabil.
Die Referenz sollte dauerhaft verständlich und möglichst stabil sein. Verwenden Sie sie als fachliche Kennung und nicht als langen Fließtext.
Geltungsbereich eines Textbausteins
Im Bereich Anwenden auf wird festgelegt, wann ein Textbaustein relevant ist. Je nach Art des Textbausteins stehen unterschiedliche Kriterien zur Verfügung.
Allgemeine fachliche Zuordnungen
Für normale Textbausteine können insbesondere folgende Zuordnungen verwendet werden:
- Vorlage,
- Verband,
- Auftragsgegenstand,
- Sektor,
- Rechtsbasis, sofern diese systemseitig auswählbar ist,
- Rechnungsart bei dafür vorgesehenen Rechnungsvorlagen.
Nicht jedes Kriterium muss belegt werden. Ein nicht gesetztes Kriterium kann einen allgemeineren Textbaustein kennzeichnen. Bei der fachlichen Ermittlung berücksichtigt WAVE sowohl allgemeine als auch zum konkreten Kontext passende Zuordnungen.
Verbandsbezug
Textbausteine können ohne Verband und damit allgemein oder für einen konkreten Verband hinterlegt werden. Bei verbandsbezogenen Abfragen können allgemeine Textbausteine zusammen mit passenden mandanten- bzw. verbandsbezogenen Einträgen berücksichtigt werden.
Vorlagentyp, Sektor, Auftragsgegenstand und Rechtsbasis
Bei diesen Kriterien kann die Auswahl ebenfalls so erfolgen, dass sowohl ein allgemein gültiger Textbaustein als auch ein speziell für den aktuellen Kontext hinterlegter Textbaustein in Betracht kommt. Damit lassen sich allgemeine Standardtexte und gezielte fachliche Varianten nebeneinander verwalten.
Beschränken Sie einen Textbaustein nur dort, wo tatsächlich eine abweichende Formulierung benötigt wird. Ein allgemein gehaltener Textbaustein kann für mehrere Fälle nutzbar bleiben; spezifische Zuordnungen bilden gezielte Abweichungen ab.
Textbausteine für Benachrichtigungen
Textbausteine können für bestimmte Benachrichtigungstypen und Zustelltypen hinterlegt werden. In diesem Fall konzentriert sich die Zuordnung auf die für die Benachrichtigung maßgeblichen Kriterien.
Für einen Benachrichtigungstext werden insbesondere verwendet:
- Verband,
- Benachrichtigungstyp,
- Zustelltyp,
- Betreff,
- Text.
WAVE kann Betreff und Text anhand dieser Kombination gezielt ermitteln. Damit können beispielsweise für unterschiedliche Verbände oder Versandwege unterschiedliche Formulierungen gepflegt werden.
Für die E-Mail-Zustellung werden bei der Grundinitialisierung unter anderem Standardtexte für allgemeine Dateisendungen, Rechnungssendungen und Zählerwechseltermine bereitgestellt, sofern noch kein entsprechender Textbaustein vorhanden ist.
Eine Rechnungssendung per E-Mail kann einen anderen Begleittext erhalten als eine allgemeine Dateisendung. Durch die Kombination aus Benachrichtigungstyp, Zustelltyp und Verband lässt sich dies zentral konfigurieren.
Textbausteine für Rechnungsarten
Auch für Rechnungsarten können eigene Textbausteine hinterlegt werden. Diese Zuordnung erfolgt verbandsbezogen.
Bei der Ersteinrichtung kann WAVE für vorhandene Verbände und Rechnungsarten automatisch entsprechende Einträge anlegen. Der Betreff wird dabei bereits mit einer Grundstruktur vorbelegt und kann anschließend fachlich angepasst werden.
Für Textbausteine mit Rechnungsart steht der Betreff als formatierbarer Inhalt zur Verfügung. Damit können auch hier dynamische Bestandteile über Platzhalter eingebunden werden.
Platzhalter verwenden
Für bestimmte Benachrichtigungs- und Rechnungsarten zeigt WAVE die jeweils verfügbaren Platzhalter direkt neben der Erfassungsmaske an. Zu jedem Platzhalter kann zusätzlich eine erläuternde Beschreibung angezeigt werden.
Platzhalter stehen für Werte, die erst beim konkreten Vorgang bekannt sind. Anstatt beispielsweise ein Jahr fest in einen Betreff einzutragen, kann ein dafür vorgesehener Platzhalter verwendet werden. Bei der späteren Verarbeitung wird er durch den aktuellen Wert ersetzt.
Die verfügbaren Platzhalter hängen vom Verwendungskontext ab. Bei Benachrichtigungstexten werden sie aus dem Benachrichtigungstyp, bei rechnungsbezogenen Textbausteinen aus der Rechnungsart abgeleitet.
Verwenden Sie die in der Maske angezeigten Platzhalter in der dort angegebenen Schreibweise. Nur so kann WAVE sie beim späteren Einsatz zuverlässig erkennen und ersetzen.
Betreff
Ein Textbaustein kann zusätzlich einen Betreff enthalten. Der Betreff ist insbesondere für Benachrichtigungen und rechnungsbezogene Texte relevant.
Die maximale Länge beträgt 250 Zeichen. Je nach Art des Textbausteins wird der Betreff als normales Textfeld oder als formatierbarer Inhalt bearbeitet.
Bei der Ermittlung eines Betreffs berücksichtigt WAVE nur Textbausteine, bei denen tatsächlich ein Betreff hinterlegt ist.
Text
Der eigentliche Inhalt wird im Feld Text erfasst. Dafür steht ein Editor zur Verfügung, sodass der Inhalt strukturiert und formatiert werden kann.
Der Text darf höchstens 4.000 Zeichen umfassen. Wird kein Text eingegeben, speichert WAVE einen leeren Inhalt; die Referenz bleibt dennoch erforderlich.
Ältere Textbausteine mit klassischen Zeilenumbrüchen werden beim Öffnen so aufbereitet, dass die Zeilenstruktur auch im Editor erhalten bleibt.
Textbaustein für Vorlagen
Mit dem Kennzeichen Textbaustein für Vorlagen wird ein Textbaustein als für Dokumentvorlagen vorgesehener Eintrag gekennzeichnet.
Solche Einträge können in der Verwaltung gezielt gefiltert werden. In der Übersicht werden sie zusätzlich durch ein Symbol kenntlich gemacht. Nach dem erstmaligen Speichern ist ihre Referenz nicht mehr frei änderbar.
Über den Vorlagentyp kann die Verwendung weiter eingegrenzt werden. Bei einer fachlichen Abfrage können sowohl allgemein gültige als auch zum angeforderten Vorlagentyp passende Textbausteine berücksichtigt werden.
Kennzeichen „Tätigkeit“
Ein Textbaustein kann zusätzlich als Tätigkeit gekennzeichnet werden. Dieses Kennzeichen dient dazu, entsprechende Einträge als eigene Gruppe zu klassifizieren.
Die Textbausteinverwaltung kann gezielt auf Tätigkeiten oder auf Textbausteine ohne dieses Kennzeichen eingeschränkt werden. Dadurch lassen sich Einträge für Tätigkeitsauswahlen von anderen Textbausteinen trennen, ohne hierfür einen zweiten Stammdatenbestand pflegen zu müssen.
Systemtexte über Referenzen
WAVE kann Textbausteine auch gezielt anhand ihrer Referenz als Systemtext verwenden. Für solche allgemeinen Texte wird zunächst geprüft, ob ein entsprechender Textbaustein gepflegt ist.
Ist kein eigener Textbaustein für die angeforderte Referenz vorhanden, kann WAVE auf den zugehörigen Standard-Systemtext zurückgreifen. Dadurch lassen sich vorhandene Standardformulierungen gezielt überschreiben, ohne dass sämtliche Systemtexte zwingend manuell gepflegt werden müssen.
Ein individuell gepflegter Textbaustein kann einen Standardtext ersetzen. Fehlt die individuelle Pflege, bleibt der vorhandene Standardtext als Rückfall verfügbar.
Wie WAVE passende Textbausteine ermittelt
Welcher Textbaustein in einem Geschäftsprozess verwendet werden kann, hängt von den bei der jeweiligen Abfrage mitgegebenen Kriterien ab.
Für verschiedene Kriterien unterstützt WAVE sowohl allgemeine als auch kontextspezifische Einträge. Dies betrifft insbesondere Vorlagentyp, Verband, Sektor, Auftragsgegenstand, Rechtsbasis und Rechnungsart.
Bei Benachrichtigungstexten kann die Auswahl dagegen gezielt über die konkrete Kombination aus Verband, Benachrichtigungstyp, Zustelltyp und gegebenenfalls Rechnungsart erfolgen.
Welche Variante in einem konkreten Geschäftsprozess letztlich verwendet wird, hängt daher von der jeweiligen fachlichen Anforderung und den dort übergebenen Auswahlkriterien ab.
Textbaustein ändern
Vorhandene Textbausteine können geöffnet und bearbeitet werden. Änderungen an Betreff, Text und fachlichen Zuordnungen stehen anschließend für die zukünftige Verwendung zur Verfügung.
Bei Textbausteinen für Vorlagen ist die Referenz nach dem Anlegen gesperrt. Dadurch wird verhindert, dass die feste Kennung eines bereits verwendeten Vorlagenbausteins unbeabsichtigt verändert wird.
Ändern Sie Zuordnungen wie Verband, Sektor, Auftragsgegenstand, Benachrichtigungstyp oder Rechnungsart nur bewusst. Diese Kriterien entscheiden darüber, in welchen Geschäftsprozessen der Textbaustein zukünftig gefunden werden kann.
Textbausteine löschen
Nicht mehr benötigte Textbausteine können gelöscht werden. Mehrere ausgewählte Einträge können dabei gemeinsam entfernt werden.
Kann ein Textbaustein aufgrund bestehender Verwendungen nicht gelöscht werden, weist WAVE den Vorgang mit einer entsprechenden Meldung zurück. Dadurch bleiben noch benötigte Abhängigkeiten erhalten.
Automatisch bereitgestellte Textbausteine
WAVE ergänzt den Textbausteinbestand bei Bedarf automatisch um bestimmte Grundeinträge. Dazu gehören drei unterschiedliche Bereiche:
- globale Systemtexte,
- Benachrichtigungstextbausteine je Verband, Benachrichtigungs- und Zustelltyp,
- rechnungsartbezogene Textbausteine je Verband.
Globale Systemtexte werden nur ergänzt, wenn für die betreffende Referenz noch kein entsprechender Eintrag vorhanden ist. Benachrichtigungs- und Rechnungstexte werden ebenfalls nur dann automatisch angelegt, wenn die benötigte Kombination noch fehlt.
Dadurch entsteht eine verwendbare Grundstruktur, die anschließend an die eigenen Anforderungen angepasst werden kann.
Liste ausgeben
Die Textbausteinliste kann über die allgemeinen Funktionen gedruckt oder als CSV-Datei exportiert werden. Dabei werden die aktuell gesetzten Filter berücksichtigt.
So lässt sich beispielsweise eine Liste der Textbausteine eines bestimmten Verbandes, einer Rechnungsart oder eines Vorlagentyps zur Prüfung oder Dokumentation ausgeben.
Empfehlungen für die Praxis
- Referenzen stabil halten: Verwenden Sie kurze, aussagekräftige Kennungen und ändern Sie etablierte Referenzen nicht ohne fachlichen Grund.
- Allgemeine Texte bevorzugen: Legen Sie spezifische Varianten nur an, wenn sich der Inhalt tatsächlich unterscheiden soll.
- Geltungsbereich bewusst setzen: Jede zusätzliche Zuordnung schränkt ein, in welchem Kontext der Textbaustein gefunden werden kann.
- Benachrichtigungstexte je Versandweg prüfen: Ein Text für eine E-Mail kann sich fachlich von anderen Zustellwegen unterscheiden.
- Platzhalter statt fester Werte verwenden: Variable Angaben wie Jahre oder andere vorgangsbezogene Werte sollten über die angebotenen Platzhalter eingebunden werden.
- Betreff und Text gemeinsam prüfen: Bei Benachrichtigungen müssen beide Bestandteile zum gleichen Verwendungskontext passen.
- Tätigkeitskennzeichen gezielt verwenden: So bleiben Tätigkeitsbausteine sauber von anderen Texten trennbar.
- Vorlagenbausteine nicht umwidmen: Da ihre Referenz als feste Kennung dient, sollte für einen neuen Zweck besser ein eigener Baustein angelegt werden.
Textbausteine stellen in WAVE zentral gepflegte, wiederverwendbare Texte bereit. Über die Referenz wird ein Baustein eindeutig angesprochen; fachliche Zuordnungen bestimmen seinen Geltungsbereich. Neben allgemeinen und vorlagenbezogenen Texten können insbesondere Benachrichtigungs- und rechnungsartbezogene Inhalte einschließlich Betreff gepflegt werden. Kontextabhängige Platzhalter ermöglichen dynamische Texte. Durch die Kombination aus zentraler Pflege, allgemeingültigen Bausteinen und gezielten Spezialisierungen lassen sich wiederkehrende Formulierungen konsistent verwalten, ohne dieselben Inhalte an mehreren Stellen pflegen zu müssen.
