Gliederung und Zuordnung von Rechnungspositionen
Mit Rechnungsabschnitten werden Rechnungspositionen in WAVE fachlich gegliedert. Ein Rechnungsabschnitt fasst bestimmte Positionsarten zusammen und stellt dafür gemeinsame Eigenschaften wie Bezeichnung, Druckbezeichnung, Ordnung, Anwendungsbereich und verschiedene Ausgabekennzeichen bereit.
Rechnungsabschnitte bilden damit eine wichtige Verbindung zwischen der fachlichen Art einer Position und ihrer späteren Einordnung innerhalb einer Rechnung bzw. eines abrechnungsbezogenen Vorgangs.
| Gliedern Positionsarten zusammenfassen |
Ordnen Abschnitte in eine Reihenfolge bringen |
Ausgeben Druckbezeichnung und Einzelpreise steuern |
Zuordnen Anwendungsbereich und Positionsarten festlegen |
Aufgabe der Rechnungsabschnitte
Rechnungsabschnitte dienen dazu, unterschiedliche Arten von Rechnungspositionen einer gemeinsamen fachlichen Gruppe zuzuordnen. Entscheidend ist dabei die Positionsart einer Position. Für jede Positionsart kann festgelegt werden, welchem Rechnungsabschnitt sie zugeordnet ist.
Bei der Verarbeitung einer Position ermittelt WAVE anhand ihrer Positionsart den passenden Rechnungsabschnitt. Damit erhält die Position die für diesen Abschnitt hinterlegten Eigenschaften.
Positionsart → Rechnungsabschnitt. Die Positionsart beschreibt, um welche Art von Position es sich handelt. Der Rechnungsabschnitt bestimmt, zu welcher gemeinsamen Gruppe diese Position gehört.
Übersicht der Rechnungsabschnitte
Die Übersicht zeigt die eingerichteten Rechnungsabschnitte. Die Datensätze werden in der allgemeinen Auswahlliste nach ihrer Kurzbezeichnung bereitgestellt.
In der Übersicht werden insbesondere folgende Angaben angezeigt:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ordnung | Reihenfolgewert des Rechnungsabschnitts. |
| Bezeichnung | Ausführliche fachliche Bezeichnung. |
| Druckbezeichnung | Separate Bezeichnung für die Ausgabe auf Dokumenten. |
| Anwendungsbereich | Fachlicher Bereich, dem der Rechnungsabschnitt zugeordnet ist. |
Schreibgeschützte Rechnungsabschnitte werden in der Liste durch ein entsprechendes Symbol gekennzeichnet.
Rechnungsabschnitt anlegen
Ein Rechnungsabschnitt wird mit seinen allgemeinen Eigenschaften angelegt und anschließend mit den zugehörigen Positionsarten verbunden.
Folgende Angaben stehen zur Verfügung:
- Kurzbezeichnung,
- Bezeichnung,
- Ordnung,
- Anwendungsbereich,
- Druckbezeichnung,
- Vorauszahlungsabschnitt,
- Einzelpreis auf Rechnung,
- Positionsarten.
Pflichtangaben
Kurzbezeichnung, Bezeichnung und Ordnung sind Pflichtangaben.
- Die Kurzbezeichnung darf höchstens 50 Zeichen lang sein.
- Die Bezeichnung darf höchstens 250 Zeichen lang sein.
- Die Ordnung ist ebenfalls erforderlich.
Zusätzlich prüft WAVE, dass die Bezeichnung eines aktiven Rechnungsabschnitts nicht bereits bei einem anderen Rechnungsabschnitt verwendet wird.
Kurzbezeichnung und Bezeichnung
Die Kurzbezeichnung dient der kompakten Identifikation eines Rechnungsabschnitts. Sie wird unter anderem als Überschrift des Datensatzes in der Bearbeitungsmaske verwendet.
Die Bezeichnung beschreibt den Rechnungsabschnitt ausführlicher und muss innerhalb der aktiven Rechnungsabschnitte eindeutig sein.
Verwenden Sie fachlich verständliche Bezeichnungen, die erkennen lassen, welche Positionen in dem Abschnitt zusammengefasst werden. Die Kurzbezeichnung sollte möglichst knapp, aber eindeutig sein.
Ordnung
Über das Feld Ordnung wird für den Rechnungsabschnitt ein Reihenfolgewert hinterlegt. Damit können Rechnungsabschnitte fachlich in eine definierte Reihenfolge gebracht werden.
Bei automatisch aus einer Positionsart erzeugten Rechnungsabschnitten vergibt WAVE ebenfalls einen Ordnungswert. Dieser wird aus der jeweiligen Positionsart abgeleitet.
Druckbezeichnung
Die Druckbezeichnung ist von der internen Bezeichnung getrennt. Dadurch kann ein Rechnungsabschnitt innerhalb von WAVE anders bezeichnet werden als auf einem ausgegebenen Dokument.
Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn intern eine technisch genaue Bezeichnung benötigt wird, während auf der Rechnung eine kürzere oder kundenfreundlichere Überschrift erscheinen soll.
Anwendungsbereich
Über den Anwendungsbereich kann ein Rechnungsabschnitt einem fachlichen Bereich in WAVE zugeordnet werden. Damit lässt sich die Verwendung der Rechnungsabschnitte zusätzlich strukturieren.
Der Anwendungsbereich hat außerdem eine Bedeutung für nicht eindeutig zuordenbare Positionsarten: Existiert für eine Positionsart keine explizite Zuordnung und kann auch kein eigener Abschnitt aus der Positionsart abgeleitet werden, versucht WAVE einen Rechnungsabschnitt des Anwendungsbereichs Unbekannt als Auffanglösung zu verwenden.
Ein Rechnungsabschnitt mit dem Anwendungsbereich Unbekannt kann als Rückfallposition für Positionsarten dienen, denen keine andere eindeutige Zuordnung zugeordnet werden kann.
Einzelpreis auf Rechnung
Mit dem Kennzeichen Einzelpreis auf Rechnung wird für den Rechnungsabschnitt festgelegt, ob Einzelpreise im Zusammenhang mit diesem Abschnitt auf der Rechnung ausgewiesen werden sollen.
Das Kennzeichen wird für jeden Rechnungsabschnitt separat gepflegt. Dadurch können unterschiedliche Abschnitte hinsichtlich der Preisangaben auf der Rechnung unterschiedlich behandelt werden.
Bei der erstmaligen Grundinitialisierung von Rechnungsabschnitten wird dieses Kennzeichen für die angelegten Standardabschnitte aktiviert.
Vorauszahlungsabschnitt
Über das Kennzeichen Vorauszahlungsabschnitt kann ein Rechnungsabschnitt als Abschnitt für Vorauszahlungen gekennzeichnet werden.
Damit können Vorauszahlungspositionen fachlich von anderen Rechnungsbestandteilen unterschieden und in einen eigenen Abschnitt eingeordnet werden.
Positionsarten zuordnen
Die wichtigste fachliche Zuordnung eines Rechnungsabschnitts erfolgt über die Registerkarte Positionsarten.
Hier werden die Positionsarten hinterlegt, die zu diesem Rechnungsabschnitt gehören. Für jede Zuordnung wird eine Positionsart ausgewählt.
| 1 | Rechnungsabschnitt öffnen Öffnen Sie den Rechnungsabschnitt, dem Sie eine Positionsart zuordnen möchten. |
| 2 | Registerkarte Positionsarten öffnen Hier werden die bereits zugeordneten Positionsarten angezeigt. |
| 3 | Positionsart hinzufügen Wählen Sie die gewünschte Positionsart aus. |
| 4 | Rechnungsabschnitt speichern Die Zuordnung wird gemeinsam mit dem Rechnungsabschnitt gespeichert. |
Eine Positionsart gehört nur zu einem Rechnungsabschnitt
WAVE verhindert, dass dieselbe Positionsart mehreren Rechnungsabschnitten gleichzeitig zugeordnet wird. Wird versucht, eine bereits anderweitig verwendete Positionsart erneut zuzuordnen, wird die Speicherung als Dublette abgewiesen.
Eine Positionsart besitzt damit eine eindeutige fachliche Heimat. So kann WAVE bei der Verarbeitung einer Position eindeutig bestimmen, welcher Rechnungsabschnitt verwendet werden soll.
Wie WAVE den Rechnungsabschnitt einer Position bestimmt
Bei der Verarbeitung einer Positionsart arbeitet WAVE in mehreren Schritten:
- Explizite Zuordnung prüfen.
Zuerst wird geprüft, ob die Positionsart bereits einem Rechnungsabschnitt zugeordnet ist. Ist eine Zuordnung vorhanden, wird genau dieser Rechnungsabschnitt verwendet. - Passenden Standardabschnitt suchen.
Ist keine ausdrückliche Zuordnung vorhanden, kann WAVE anhand der Bezeichnung der Positionsart nach einem bereits bestehenden passenden Rechnungsabschnitt suchen. - Abschnitt automatisch anlegen.
Existiert noch kein passender Abschnitt, kann WAVE für bekannte Positionsarten automatisch einen Rechnungsabschnitt erzeugen. Bezeichnung und Kurzbezeichnung werden dabei aus der Positionsart abgeleitet; auch ein Ordnungswert wird automatisch vergeben. - Auffangabschnitt verwenden.
Kann die Positionsart nicht auf diesem Weg aufgelöst werden, wird nach einem Rechnungsabschnitt mit dem Anwendungsbereich Unbekannt gesucht. - Fehler melden.
Ist auch kein Auffangabschnitt vorhanden, kann die Position keinem Rechnungsabschnitt zugeordnet werden. WAVE bricht die betreffende Verarbeitung mit einer entsprechenden Meldung ab.
Für regelmäßig verwendete Positionsarten sollte eine eindeutige Zuordnung gepflegt werden. Die automatische Ermittlung und der Auffangabschnitt sind sinnvolle Sicherungsmechanismen, ersetzen aber keine bewusst eingerichtete fachliche Struktur.
Positionsart ändern oder entfernen
Zuordnungen können innerhalb des Rechnungsabschnitts wieder entfernt werden. Die zum Löschen vorgemerkten Positionsarten werden beim Speichern des Rechnungsabschnitts aus der Zuordnung entfernt.
Danach steht die Positionsart wieder für eine andere Zuordnung zur Verfügung. Bei einer späteren Verarbeitung kann WAVE für diese Positionsart erneut die oben beschriebene Ermittlung durchführen.
Grundbestand bei der Ersteinrichtung
Ist in einer neuen WAVE-Installation noch kein Rechnungsabschnitt vorhanden, wird ein vordefinierter Grundbestand angelegt.
Diese Grundeinträge enthalten bereits:
- Kurzbezeichnung,
- Bezeichnung,
- Ordnung,
- gegebenenfalls einen Anwendungsbereich,
- das aktivierte Kennzeichen Einzelpreis auf Rechnung.
Der Grundbestand stellt eine Ausgangskonfiguration dar und kann entsprechend den fachlichen Anforderungen ergänzt werden.
Schreibgeschützte Rechnungsabschnitte
Rechnungsabschnitte können als schreibgeschützt gekennzeichnet sein. Solche Datensätze werden in der Übersicht durch ein Sperrsymbol kenntlich gemacht.
Die Kennzeichnung weist darauf hin, dass der Rechnungsabschnitt nicht wie ein frei pflegbarer Standarddatensatz behandelt werden soll.
Rechnungsabschnitt löschen
Rechnungsabschnitte können gelöscht werden, sofern keine bestehenden Abhängigkeiten dies verhindern.
Kann ein Rechnungsabschnitt aufgrund seiner Verwendung nicht gelöscht werden, weist WAVE den Löschvorgang mit einer entsprechenden Meldung zurück.
Prüfen Sie vor dem Löschen insbesondere die zugeordneten Positionsarten und die fachliche Verwendung des Abschnitts. Ein Abschnitt, der noch benötigt wird, sollte nicht allein aus Gründen der Namensbereinigung entfernt werden.
Liste ausgeben
Die Liste der Rechnungsabschnitte kann über die allgemeinen Ausgabe-Funktionen gedruckt oder exportiert werden. Damit lässt sich die aktuelle Konfiguration beispielsweise für Dokumentations- oder Abstimmungszwecke ausgeben.
Empfehlungen für die Praxis
- Positionsarten eindeutig zuordnen: Pflegen Sie für produktiv verwendete Positionsarten eine klare Zuordnung.
- Abschnitte fachlich schneiden: Fassen Sie Positionen zusammen, die auf Rechnungen gemeinsam dargestellt bzw. behandelt werden sollen.
- Ordnung mit Abständen vergeben: Verwenden Sie beispielsweise 100, 200, 300 statt unmittelbar aufeinanderfolgender Werte. So können später weitere Abschnitte dazwischen eingefügt werden.
- Druckbezeichnungen kundenverständlich formulieren: Interne Fachbegriffe müssen nicht zwangsläufig auf der Rechnung erscheinen.
- Einzelpreisausweis bewusst steuern: Prüfen Sie für jeden Abschnitt, ob Einzelpreise auf der Rechnung ausgewiesen werden sollen.
- Vorauszahlungen separat kennzeichnen: Verwenden Sie das Kennzeichen für Abschnitte, die fachlich Vorauszahlungen enthalten.
- Auffangabschnitt nur als Reserve verstehen: Eine Zuordnung über „Unbekannt“ sollte nicht die normale fachliche Struktur ersetzen.
- Vor Änderungen Auswirkungen prüfen: Änderungen an Positionsart-Zuordnungen beeinflussen, welcher Abschnitt künftig für entsprechende Positionen verwendet wird.
Rechnungsabschnitte strukturieren in WAVE die unterschiedlichen Rechnungspositionen. Die Zuordnung erfolgt im Wesentlichen über die Positionsart. Ein Abschnitt besitzt eine Kurzbezeichnung, eine eindeutige Bezeichnung, einen Ordnungswert und optional einen Anwendungsbereich sowie eine Druckbezeichnung. Zusätzlich kann gesteuert werden, ob der Abschnitt Vorauszahlungen betrifft und ob Einzelpreise auf der Rechnung ausgewiesen werden. Eine Positionsart darf nur einem Rechnungsabschnitt zugeordnet sein. Fehlt eine explizite Zuordnung, verfügt WAVE über Mechanismen zur automatischen Ermittlung bzw. Erzeugung eines passenden Abschnitts und kann als letzte Rückfallmöglichkeit einen Abschnitt des Anwendungsbereichs „Unbekannt“ verwenden.
