Grundlage für die stufenweise Mahnverarbeitung
Mit den Mahnstufen wird in WAVE festgelegt, in welcher Reihenfolge überfällige Forderungen im Mahnverfahren weiterverfolgt werden. Jede Mahnstufe besitzt eine numerische Stufe und ist mit einer Kostenart verbunden.
Die Mahnstufe ist damit nicht nur eine Bezeichnung auf einer Mahnung. Sie steuert, welche Kunden in einen Mahnlauf einbezogen werden können, welche offenen Posten zu einer Mahnung gehören und auf welche nächste Stufe ein Kunde bzw. ein offener Posten nach erfolgreicher Mahnung fortgeschrieben wird.
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Stufenfolge
Mahnstufen werden numerisch geordnet und bauen fachlich aufeinander auf. |
Kostenart
Jede Mahnstufe ist einer Kostenart zugeordnet, die für die Mahnverarbeitung benötigt wird. |
Fortschreibung
Nach einer Mahnung werden mahnungsrelevante offene Posten auf die nächste Mahnstufe gesetzt. |
Aufgabe der Mahnstufen
Mahnstufen bilden die fachliche Reihenfolge eines Mahnverfahrens ab. Ein Kunde, für den noch keine Mahnstufe hinterlegt ist, befindet sich vor der ersten Mahnstufe. Wird er erstmals gemahnt, wird die erste für seinen Verband vorgesehene Mahnstufe verwendet.
Hat ein Kunde bereits eine Mahnstufe erreicht und liegen weiterhin mahnfähige Forderungen vor, wird bei einem folgenden Mahnlauf grundsätzlich die nächste höhere Mahnstufe verwendet. Die Reihenfolge ergibt sich aus dem numerischen Wert der Stufe.
Ein Kunde wird nicht beliebig erneut mit derselben niedrigeren Mahnstufe gemahnt. Das Mahnverfahren ist als Folge aufeinander aufbauender Stufen ausgelegt: keine Mahnstufe → erste Mahnstufe → nächste Mahnstufe → ... → höchste Mahnstufe.
Übersicht der Mahnstufen
Die Übersicht zeigt die in WAVE eingerichteten Mahnstufen. Die Liste wird nach der numerischen Stufe aufsteigend sortiert.
In der Übersicht werden insbesondere folgende Angaben angezeigt:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Stufe | Numerischer Rang der Mahnstufe und damit Grundlage ihrer Reihenfolge. |
| Kostenart | Der Mahnstufe zugeordnete Kostenart. |
Die Liste kann über die allgemeinen Funktionen gedruckt oder exportiert werden.
Suchen
Bei der Suche nach Mahnstufen berücksichtigt WAVE sowohl die Stufe als auch die Bezeichnung der zugeordneten Kostenart.
Enthält der Suchtext eine Zahl, kann damit gezielt nach einer entsprechenden Mahnstufe gesucht werden. Zusätzlich werden Mahnstufen gefunden, deren Kostenart den eingegebenen Suchbegriff enthält.
Mahnstufe anlegen
Zum Anlegen einer Mahnstufe werden zwei Angaben benötigt:
- die Stufe und
- die zugehörige Kostenart.
| 1 | Neue Mahnstufe anlegen Öffnen Sie einen neuen Datensatz in der Mahnstufenverwaltung. |
| 2 | Stufe festlegen Geben Sie eine positive ganze Zahl ein. |
| 3 | Kostenart auswählen Ordnen Sie der Mahnstufe eine Kostenart zu. |
| 4 | Speichern WAVE prüft die Angaben und speichert die Mahnstufe. |
Prüfungen beim Speichern
- Die Stufe ist eine Pflichtangabe.
- Die Stufe muss eine positive ganze Zahl sein.
- Die Stufe 0 ist nicht zulässig.
- Die Kostenart ist eine Pflichtangabe.
- Eine aktive Mahnstufe mit derselben Stufennummer darf nicht mehrfach vorhanden sein.
Verwenden Sie eine klare, aufsteigende Stufenfolge, zum Beispiel 1, 2 und 3. Da WAVE die Reihenfolge numerisch ermittelt, sollte die Nummerierung die gewünschte fachliche Reihenfolge unmittelbar widerspiegeln.
Bedeutung der Kostenart
Jede Mahnstufe ist mit einer Kostenart verknüpft. Die Kostenart bildet die buchhalterische Grundlage für die im Zusammenhang mit einer Mahnung entstehenden Kosten.
Die eigentliche Höhe und Behandlung der Mahnkosten wird verbandsbezogen festgelegt. Je nach Konfiguration kann eine Mahnstufe beispielsweise
- keine Mahngebühr,
- eine feste Mahngebühr oder
- eine betragsabhängige Mahngebühr
verwenden. Soweit Mahnkosten entstehen, werden die dafür erforderlichen Kontierungsinformationen über die zum Verband und zur Kostenart gehörenden Einstellungen ermittelt.
Dies betrifft insbesondere Forderungs- und Erlöskonten sowie gegebenenfalls Umsatzsteuerkonto, Kostenstelle und Kostenträger.
Mahnstufen je Verband
Die grundsätzliche Mahnstufe ist ein zentraler Stammdatensatz. Für den praktischen Mahnprozess werden Mahnstufen jedoch verbandsbezogen verwendet.
Dadurch kann festgelegt werden, welche Mahnstufen für einen bestimmten Verband tatsächlich zum Mahnverfahren gehören. Die für einen Verband eingerichteten Mahnstufen werden nach ihrer Stufennummer sortiert und bilden dessen konkrete Mahnfolge.
WAVE kann für einen Verband dadurch insbesondere ermitteln:
- die erste Mahnstufe,
- die aktuelle Mahnstufe,
- die nächste Mahnstufe,
- die vorherige Mahnstufe und
- die höchste Mahnstufe.
Maßgeblich ist nicht einfach eine fest verdrahtete Folge „1 → 2 → 3“. WAVE verwendet die für den jeweiligen Verband vorhandenen Mahnstufenzuordnungen und deren numerische Reihenfolge.
Verwendung im Mahnlauf
Die Mahnstufe ist ein wesentliches Auswahlkriterium für einen Mahnlauf. Wird beispielsweise ein Mahnlauf für eine bestimmte Ziel-Mahnstufe gestartet, werden grundsätzlich die Kunden gesucht, die sich auf der vorhergehenden Mahnstufe befinden.
Für die erste Mahnstufe werden entsprechend Kunden berücksichtigt, bei denen bisher noch keine Mahnstufe hinterlegt ist.
Beispiel
| Aktueller Stand des Kunden | Passender Mahnlauf |
|---|---|
| Noch keine Mahnstufe | Mahnlauf für die erste Mahnstufe |
| Mahnstufe 1 | Mahnlauf für die nächste Mahnstufe, z. B. Stufe 2 |
| Mahnstufe 2 | Mahnlauf für die nächste Mahnstufe, z. B. Stufe 3 |
Die Mahnstufe beschreibt den bereits erreichten Stand des Mahnverfahrens. Ein bereits auf Mahnstufe 1 befindlicher Kunde ist deshalb grundsätzlich Kandidat für die nächste Mahnstufe – nicht für eine erneute reguläre Mahnung auf Stufe 1.
Besonderheit der höchsten Mahnstufe
Für die höchste Mahnstufe gilt eine Besonderheit. Ist ein Kunde bereits auf der höchsten für seinen Verband eingerichteten Mahnstufe angekommen, kann er bei einem erneuten Lauf dieser höchsten Stufe weiterhin berücksichtigt werden.
Die höchste Mahnstufe bildet damit den Endpunkt der normalen Stufenfolge. Es existiert keine weitere höhere Mahnstufe, auf die der Kunde automatisch fortgeschrieben werden könnte.
Das erneute Berücksichtigen eines Kunden auf der höchsten Mahnstufe ist etwas anderes als das beliebige Wiederholen einer früheren Mahnstufe. Für Zwischenstufen erwartet WAVE grundsätzlich den Fortschritt von der vorherigen auf die nächste Stufe.
Welche offenen Posten gehören zu einer Mahnstufe?
Die Mahnstufe wird nicht nur am Kunden geführt. Auch mahnungsrelevante offene Posten erhalten eine Mahnstufe. Dadurch kann WAVE nachvollziehen, bis zu welcher Stufe ein einzelner offener Posten bereits gemahnt wurde.
Beim Erstellen einer Mahnung werden nur geeignete offene Posten berücksichtigt. Dabei werden unter anderem deren bisherige Mahnstufe und ihre Fälligkeit geprüft.
Für einen Mahnlauf einer bestimmten Stufe werden grundsätzlich offene Posten aufgenommen, deren bisherige Mahnstufe unterhalb der Ziel-Mahnstufe liegt oder noch nicht gesetzt ist. Bei der höchsten Mahnstufe können zusätzlich bereits auf dieser höchsten Stufe befindliche Posten weiterhin berücksichtigt werden.
Fälligkeit und Mahntoleranz
Eine passende Mahnstufe allein reicht nicht aus, damit ein offener Posten gemahnt wird. Der Posten muss außerdem fällig sein.
WAVE berücksichtigt dabei eine systemweit konfigurierte Mahntoleranz. Diese Toleranztage werden auf die Fälligkeit des offenen Postens aufgeschlagen. Erst wenn die so tolerierte Fälligkeit vor dem Mahndatum liegt, kann der Posten in die Mahnung einfließen.
Ist eine Forderung am 10. eines Monats fällig und sind drei Toleranztage eingerichtet, wird für die Mahnprüfung eine entsprechend nach hinten verschobene tolerierte Fälligkeit verwendet.
Fortschreiben der Mahnstufe
Wird eine Mahnung tatsächlich erzeugt, setzt WAVE die Mahnstufe der mahnungsrelevanten offenen Posten auf die nächste für den Verband vorgesehene Mahnstufe.
Dabei werden nur offene Posten berücksichtigt, deren Status grundsätzlich mahnungsrelevant ist. Hierzu gehören insbesondere normale offene Posten sowie offene Posten mit bestimmten Buchungssperren.
Nach erfolgreicher Erstellung der Mahnung wird außerdem die Mahnstufe des Kunden auf die für die Mahnung verwendete Stufe gesetzt.
Damit zeigen sowohl der Kunde als auch die betroffenen offenen Posten an, bis zu welcher Stufe das Mahnverfahren bereits fortgeschritten ist.
Mahnstufe beim Storno einer Mahnung
Wird eine Mahnung storniert, müssen die durch diese Mahnung vorgenommenen Fortschreibungen der Mahnstufen wieder zurückgenommen werden.
WAVE merkt deshalb bei der Mahnung, welche offenen Posten durch sie betroffen waren. Beim Zurücksetzen wird für diese Posten die vorherige Mahnstufe des jeweiligen Verbandes ermittelt und wieder gesetzt. Gibt es keine vorherige Stufe, wird die Mahnstufe des OP entfernt.
Anschließend werden auch die kundenbezogenen Mahninformationen neu ermittelt.
Ein Mahnungsstorno setzt die Mahnstufe nicht pauschal auf 0, sondern führt die betroffenen Posten fachlich auf die vorherige, für den Verband gültige Stufe zurück.
Mahnkosten
Die konkrete Mahnkostenregel wird im Zusammenhang mit der verbandsbezogenen Verwendung der Mahnstufe festgelegt.
WAVE unterstützt dabei unterschiedliche Gebührenmodelle:
- keine Mahngebühr,
- feste Mahngebühr,
- betragsabhängige Mahngebühr.
Mahnkosten werden nur erzeugt, wenn die Mahnung Positionen enthält, für die tatsächlich Mahnkosten berechnet werden dürfen. Reine bereits vorhandene Mahnkosten- oder Verzugszinspositionen sollen nicht beliebig erneut mit weiteren Mahnkosten belastet werden.
Neu erzeugte Mahnkosten sind sofort fällig und können als eigener offener Posten sowie als Finanzbuchhaltungsbuchung erzeugt werden.
Verzugszinsen
Eine verbandsbezogene Mahnstufe kann zusätzlich die Berechnung von Verzugszinsen vorsehen.
Für die Berechnung werden unter anderem der hinterlegte Zinssatz, der relevante Forderungsbetrag, der Verzugszeitraum und die konfigurierte Zeiteinheit bzw. Rundung berücksichtigt.
Verzugszinsen werden nicht erneut auf Positionen berechnet, die selbst bereits Mahnkosten oder Verzugszinsen darstellen. Bereits bis zu einer früheren Mahnung berechnete Verzugszeiträume werden berücksichtigt, damit derselbe Zeitraum nicht erneut verzinst wird.
Ermittelte Verzugszinsen werden als eigene Mahnungsposition geführt und sind zum Mahndatum sofort fällig.
Mindestbeträge je Mahnstufe
Für die verbandsbezogene Verwendung einer Mahnstufe können Mindestbeträge hinterlegt werden. Eine Mahnung wird nur erzeugt, wenn der maßgebliche Mahnsaldo den für die Situation vorgesehenen Mindestbetrag erreicht.
WAVE unterscheidet hierbei verschiedene Situationen:
- den normalen Mindestbetrag für aktive Kunden,
- einen eigenen Mindestbetrag für Schlussrechnungsfälle bzw. ausgeschiedene Kunden und Standrohrkunden,
- einen gesonderten Mindestbetrag im Zusammenhang mit einer Wassersperre.
Dadurch kann dieselbe Mahnstufe abhängig vom fachlichen Fall mit unterschiedlichen Schwellenwerten verwendet werden.
Wann eine Mahnstufe nicht zur Mahnung führt
Auch wenn die Stufenfolge grundsätzlich passen würde, kann ein Kunde vom Mahnlauf ausgeschlossen sein. Zu den in der Mahnverarbeitung berücksichtigten Ausschlussgründen gehören insbesondere:
- eine vorhandene Mahnsperre,
- eine noch nicht fällige vorherige Mahnung,
- fehlender bzw. nicht positiver Mahnsaldo,
- ein unterschrittener Mindestbetrag, sofern nach Mindestbetrag gefiltert wird,
- bestimmte Lastschriftkonstellationen.
Bei Kunden mit Lastschrift werden offene Rechnungen aus bestimmten Bereichen gesondert betrachtet, wenn diese Beträge nicht über den normalen Lastschrifteinzug eingezogen werden.
Neuberechnung der Mahnstufe eines Kunden
Die Mahnstufe eines Kunden ist kein unveränderlicher Wert. WAVE kann sie aus den noch relevanten offenen Posten neu bestimmen.
Ist der aktuelle Kundensaldo nicht mehr positiv, werden Mahnsaldo und Mahnstufe des Kunden zurückgesetzt. Bestehen weiterhin mahnungsrelevante Positionen, wird aus diesen die höchste relevante Mahnstufe ermittelt.
Damit bleibt der im Kundenstamm angezeigte Mahnstatus mit den tatsächlich noch vorhandenen mahnungsrelevanten offenen Posten abgestimmt.
Mahnstufe ändern
Vorhandene Mahnstufen können bearbeitet werden. Dabei lassen sich Stufennummer und Kostenart ändern. WAVE prüft beim Speichern erneut die Vollständigkeit und Eindeutigkeit der Stufe.
Zusätzlich wird verhindert, dass zwischenzeitliche Änderungen durch andere Benutzer unbemerkt überschrieben werden.
Da die numerische Stufe unmittelbar die Reihenfolge des Mahnverfahrens bestimmt, kann eine Änderung die Ermittlung von vorheriger und nächster Mahnstufe beeinflussen. Bestehende Mahnungen und offene Posten können bereits auf die bisherige Stufenstruktur Bezug nehmen.
Mahnstufe löschen
Nicht mehr benötigte Mahnstufen können gelöscht werden. WAVE versucht zunächst, den Datensatz vollständig zu entfernen.
Ist dies aufgrund bestehender Verwendungen nicht möglich, wird die Mahnstufe stattdessen als gelöscht gekennzeichnet. Gelöschte Mahnstufen werden in den normalen Auswahllisten und in der regulären Mahnstufenlogik nicht mehr berücksichtigt.
Prüfen Sie insbesondere, ob die Mahnstufe noch einem Verband zugeordnet ist oder in bestehenden Mahnungen bzw. offenen Posten verwendet wird.
Grundbestand bei der Ersteinrichtung
Ist in einer neuen Installation noch keine Mahnstufe vorhanden, kann WAVE einen vordefinierten Grundbestand anlegen. Dabei werden die Stufen mit den vorgesehenen Kostenarten verknüpft.
Diese Grundeinträge bilden den Ausgangspunkt für die weitere verbandsbezogene Einrichtung des Mahnwesens.
Empfehlungen für die Praxis
- Stufenfolge eindeutig definieren: Verwenden Sie eine nachvollziehbare numerische Reihenfolge.
- Zwischenstufen nicht nachträglich umnummerieren: Änderungen an der Reihenfolge können bestehende Mahnstände beeinflussen.
- Kostenarten sorgfältig zuordnen: Sie bilden die Grundlage für die finanzielle Verarbeitung von Mahnkosten.
- Verbandszuordnungen prüfen: Entscheidend für den Mahnlauf sind die für den jeweiligen Verband tatsächlich eingerichteten Stufen.
- Mindestbeträge abstimmen: Prüfen Sie normale, Schlussrechnungs- und gegebenenfalls Wassersperr-Schwellenwerte.
- Mahngebühren bewusst festlegen: Entscheiden Sie je verbandsbezogener Stufe zwischen keiner, fester oder betragsabhängiger Gebühr.
- Verzugszinsen separat prüfen: Aktivieren Sie diese nur mit den dafür vorgesehenen Zins- und Kontierungseinstellungen.
- Stornierungen nicht manuell „nachbauen“: WAVE führt die betroffenen offenen Posten bei einem Mahnungsstorno auf die vorherige Stufe zurück.
- Höchste Mahnstufe beachten: Sie ist der Endpunkt der normalen Stufenfolge und wird bei erneuten Mahnläufen gesondert behandelt.
Mahnstufen bilden in WAVE den Fortschritt eines Mahnverfahrens ab. Jede Mahnstufe besitzt eine eindeutige positive Stufennummer und eine Kostenart. Für den konkreten Mahnprozess werden die Stufen verbandsbezogen in numerischer Reihenfolge verwendet. Ein Kunde ohne Mahnstufe gelangt in die erste Stufe; bei weiterhin offenen mahnfähigen Forderungen wird anschließend auf die jeweils nächste Stufe fortgeschrieben. Die betroffenen offenen Posten erhalten ebenfalls die erreichte Mahnstufe. Mindestbeträge, Mahnkosten, Verzugszinsen, Fälligkeit, Mahnsperren und weitere Voraussetzungen bestimmen zusätzlich, ob und in welcher Form tatsächlich eine Mahnung erzeugt wird.
