Wofür werden Checklisten und Tätigkeiten benötigt?
Viele Arbeiten in WAVE folgen einem wiederkehrenden fachlichen Ablauf. Bei einer Wartung, einer Kontrolle einer technischen Anlage oder einer Zählerbewegung sollen nicht jedes Mal beliebige Freitexte erfasst werden. Stattdessen kann vorgegeben werden, welche Prüfpunkte abzuarbeiten sind, welche Werte benötigt werden und welche Ergebnisse erwartet werden.
Diese Vorgaben werden über Checklisten und Tätigkeiten modelliert. Die Checkliste bildet den fachlichen Rahmen; die Tätigkeiten beschreiben die einzelnen Arbeitsschritte beziehungsweise Erfassungspositionen. Dadurch können gleichartige Vorgänge nach einem einheitlichen Schema bearbeitet und die Ergebnisse später gezielt ausgewertet werden.
Für die Wartung einer technischen Anlage kann eine Checkliste Prüfpunkte wie den Betriebszustand, einen Messwert, eine Sichtkontrolle und eine Bemerkung enthalten. WAVE stellt damit nicht nur eine Liste von Aufgaben bereit, sondern kennt zugleich die erwartete Art des jeweiligen Ergebnisses.
Checkliste, Tätigkeit und Ergebnis – drei unterschiedliche Ebenen
Für das Verständnis der Verwaltung ist die Trennung zwischen Definition und konkreter Durchführung wichtig. Eine Checkliste beschreibt zunächst nur, welche Tätigkeiten für einen bestimmten fachlichen Zusammenhang vorgesehen sind. Die Tätigkeit innerhalb der Checkliste ist ebenfalls eine Definition: Sie legt unter anderem Bezeichnung, Erfassungsart, Reihenfolge und gegebenenfalls Sollvorgaben fest.
Wird die Checkliste im operativen Prozess verwendet, werden aus den definierten Tätigkeiten konkrete Tätigkeiten für den jeweiligen Vorgang erzeugt. Dabei bleibt die Herkunft der Tätigkeit nachvollziehbar. Ergebnisfelder werden für die neue Durchführung nicht aus einer früheren Bearbeitung übernommen. Die Definition kann somit beliebig oft als Vorlage verwendet werden, ohne dass Ergebnisse verschiedener Vorgänge miteinander vermischt werden.
| Ebene | Aufgabe |
|---|---|
| Checkliste | Fasst zusammengehörige Prüfpunkte und Tätigkeiten zu einer fachlichen Vorlage zusammen. |
| Tätigkeitsdefinition | Bestimmt, was erfasst wird, welchen Datentyp das Ergebnis besitzt und welche fachlichen Regeln dafür gelten. |
| Durchgeführte Tätigkeit | Enthält das Ergebnis der tatsächlichen Bearbeitung und verweist auf die zugrunde liegende Tätigkeitsdefinition. |
Unterschiedliche Einsatzbereiche von Checklisten
WAVE verwendet Checklisten in unterschiedlichen fachlichen Zusammenhängen. Die zugrunde liegende Idee ist jeweils dieselbe – eine definierte Menge von Tätigkeiten wird für einen konkreten Vorgang bereitgestellt –, die Zuordnung der Checkliste unterscheidet sich jedoch.
Checklisten für Zählerbewegungen
Bei Zählerbewegungen kann die Auswahl einer Checkliste von der Bewegungsart und davon abhängen, ob ein Wechsel nicht möglich ist. Für eine Kombination dieser fachlichen Merkmale ist jeweils eine passende Checkliste vorgesehen. Auf diese Weise kann WAVE abhängig von der Situation die dafür vorgesehenen Tätigkeiten bereitstellen.
Die Kombination aus Bewegungsart und dem Kennzeichen für einen nicht möglichen Wechsel dient als fachliches Auswahlkriterium. Eine entsprechende Kombination kann daher nicht mehrfach als unterschiedliche Checkliste angelegt werden.
Checklisten für technische Anlagen
Für technische Anlagen wird eine Checkliste über die Anlagenart und das zugehörige Bauelement definiert. Damit kann WAVE Tätigkeiten nicht nur einer Anlage insgesamt, sondern auch konkreten Anlagenkomponenten zuordnen. Die Kombination aus Anlagenart und Bauelement ist eindeutig.
Diese Struktur ist besonders bei zusammengesetzten Anlagen wichtig. Eine Kleinkläranlage kann beispielsweise Tätigkeiten für die Anlage selbst sowie für Vorklärungen, Vorklärungskammern, Pumpenschächte, darin enthaltene Pumpen, Pufferbehälter, biologische Verfahren, weitergehende Behandlungen und Probenahmestellen besitzen. Bei Pumpwerken und Kleinpumpwerken können Tätigkeiten unter anderem für die Anlage, Pumpen und Kompressoren erzeugt werden.
Bei der Verwendung einer solchen Checkliste berücksichtigt WAVE die tatsächlich vorhandenen Komponenten. Existieren beispielsweise mehrere Pumpen, können die für das Bauelement „Pumpe“ definierten Tätigkeiten für jede konkrete Pumpe bereitgestellt werden. Die erzeugten Tätigkeiten erhalten dabei eine Gruppierung und einen Bezug zum jeweiligen Anlagenbestandteil.
Eine technische Checkliste ist deshalb nicht zwingend eine starre Liste mit immer derselben Anzahl von Zeilen. Bei Anlagen mit wiederholbaren Bauteilen kann dieselbe Tätigkeitsdefinition mehrfach verwendet werden – jeweils bezogen auf das tatsächlich vorhandene Bauteil.
Tätigkeiten bei Auftragsgegenständen
Tätigkeitsdefinitionen werden in WAVE außerdem bei Auftragsgegenständen verwendet. Dadurch kann auch die Art einer beauftragten Leistung vorgeben, welche Tätigkeiten bei der späteren Bearbeitung beziehungsweise Dokumentation zur Verfügung stehen. Die Verwaltung von Tätigkeiten ist somit nicht ausschließlich auf technische Anlagen oder Zählerbewegungen beschränkt.
Reihenfolge und Gruppierung
Die Reihenfolge ist Bestandteil der fachlichen Definition. Tätigkeiten besitzen eine Ordnungsinformation; bei technischen Anlagen besitzen auch die Checklisten selbst eine Reihenfolge. WAVE verwendet diese Angaben, um die Tätigkeiten in einer reproduzierbaren und für die Bearbeitung sinnvollen Abfolge bereitzustellen.
Bei technischen Anlagen wird die Reihenfolge zusätzlich mit der konkreten Anlagenstruktur verbunden. Tätigkeiten verschiedener Bauelemente werden gruppiert, damit beispielsweise die Prüfpunkte einer bestimmten Pumpe oder eines bestimmten Pumpenschachts zusammenstehen. Diese Gruppierung ist für die Darstellung und die spätere Zuordnung der Ergebnisse von Bedeutung.
Beim Speichern von Tätigkeiten einer technischen Checkliste normalisiert WAVE deren Reihenfolge fortlaufend. Damit entsteht innerhalb einer Checkliste eine eindeutige Abfolge der Prüfpunkte.
Tätigkeiten definieren
Die Bezeichnung einer Tätigkeit beschreibt den eigentlichen Prüf- oder Erfassungspunkt und ist verpflichtend. Darüber hinaus bestimmt insbesondere der Tätigkeitstyp, wie ein Ergebnis erfasst und später ausgewertet wird. Je nach Tätigkeitstyp werden weitere Eigenschaften relevant.
| Tätigkeitstyp | Verwendung | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Kontrolle | Für Prüfungen mit einem eindeutigen Kontroll- beziehungsweise Ja/Nein-Ergebnis. | Ein erwartetes Kontrollergebnis kann als Sollvorgabe hinterlegt und mit dem Ist-Ergebnis verglichen werden. |
| Kommentar | Für beschreibende textliche Ergebnisse und Bemerkungen. | Kann mit einem Solltext verglichen werden. Für diesen Typ kann – sofern die entsprechende Systemfunktion aktiviert ist – eine KI-Textaufbereitung vorgesehen werden. |
| Auswahl | Für ein Ergebnis aus einer vorgegebenen Werteliste. | Die möglichen Werte müssen definiert sein. Für diesen Typ kann eine Textbausteinersetzung vorgesehen werden. |
| Mehrfachauswahl | Für die Auswahl mehrerer Einträge aus einer vorgegebenen Wertemenge. | Bei Zähler-Checklisten müssen die auswählbaren Werte hinterlegt sein. |
| Zahl | Für Messwerte und andere numerische Ergebnisse. | Einheit, Anzahl der Nachkommastellen sowie numerische Sollwerte und Vergleichsoperatoren können für die fachliche Bewertung verwendet werden. |
Wichtige Eigenschaften einer Tätigkeit
| Eigenschaft | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Benennung des Arbeits-, Prüf- oder Erfassungsschritts. Eine Tätigkeit kann ohne Bezeichnung nicht gespeichert werden. |
| Tätigkeitstyp | Bestimmt die Art des Ergebnisses und damit die Eingabe- und Auswertungslogik. |
| Werte | Definiert die zulässigen Auswahlwerte. Bei Auswahlfeldern ist eine Werteliste erforderlich; für Mehrfachauswahlen gilt dies in den Zähler-Checklisten ebenfalls. |
| Einheit | Ordnet insbesondere numerischen Messwerten eine fachliche Maßeinheit zu. |
| Nachkommastellen | Legt die vorgesehene Genauigkeit numerischer Werte fest. |
| Pflichtangabe | Kennzeichnet einen Erfassungspunkt als fachlich verpflichtend und dient damit der Vollständigkeit der Dokumentation. |
| Wartungstätigkeit | Kennzeichnet Tätigkeiten, die als Wartungstätigkeiten gelten. Dieses Merkmal kann bei der Auswahl und Auswertung technischer Anlagen verwendet werden. |
| Reihenfolge | Steuert die fachliche Abfolge innerhalb der Checkliste. Bei technischen Checklisten wird die Reihenfolge beim Speichern fortlaufend aufgebaut. |
| Bauelement | Verknüpft eine Tätigkeit einer technischen Checkliste mit dem Anlagenbestandteil, für den sie erzeugt werden soll. |
Sollwerte und Sollwertverletzungen
Tätigkeiten können nicht nur festlegen, was erfasst wird. Für geeignete Tätigkeitstypen kann zusätzlich beschrieben werden, welches Ergebnis erwartet wird. WAVE kann das tatsächlich erfasste Ergebnis anschließend mit dieser Vorgabe vergleichen und Abweichungen als Sollwertverletzung erkennen.
| Typ | Sollvorgabe | Erkennung einer Abweichung |
|---|---|---|
| Kontrolle | Erwartetes Kontrollergebnis | Ist- und Sollzustand stimmen nicht überein. |
| Kommentar / Auswahl | Erwarteter Text beziehungsweise Auswahlwert | Erfasster Ergebnistext und Solltext unterscheiden sich. |
| Zahl | Sollwert in Verbindung mit einem Vergleichsoperator | Der erfasste Zahlenwert erfüllt die definierte Bedingung nicht. |
Für numerische Tätigkeiten stehen die üblichen Vergleichsrichtungen zur Verfügung: gleich, ungleich, kleiner als, größer als, kleiner oder gleich und größer oder gleich. Damit lassen sich sowohl exakte Sollwerte als auch Grenzwerte abbilden.
Soll ein Messwert kleiner als ein festgelegter Grenzwert sein, wird der entsprechende Sollwert mit dem Operator „kleiner als“ hinterlegt. Ein Messwert, der den Grenzwert erreicht oder überschreitet, wird dann als Sollwertverletzung erkannt.
Tätigkeiten für Auswertungen und Filter verwenden
Da konkrete Tätigkeiten ihre ursprüngliche Definition kennen, können erfasste Ergebnisse gezielt nach einem bestimmten Prüfpunkt ausgewertet werden. WAVE kann dabei abhängig vom Tätigkeitstyp unterschiedliche Ergebnisbedingungen anwenden.
Bei Kontrollen kann nach dem Kontrollzustand gefiltert werden, bei Kommentaren und Auswahlen nach einem konkreten Ergebnistext und bei Zahlen nach einem Zahlenwert. Für Zahlen können zusätzlich Vergleichsoperatoren verwendet werden. Auf diese Weise werden aus Checklisten nicht nur Erfassungsvorlagen, sondern zugleich strukturierte Merkmale für die spätere fachliche Recherche.
Im Bereich der technischen Anlagen können solche Kriterien mit weiteren Merkmalen kombiniert werden. Insbesondere lassen sich Anlagen anhand vorhandener Wartungstätigkeiten oder erkannter Sollwertverletzungen eingrenzen. Berücksichtigt werden dabei Tätigkeiten aus gültigen, nicht stornierten Arbeitszetteln.
Textbausteine und KI-Textaufbereitung
Für bestimmte Tätigkeiten stehen zusätzliche Funktionen zur Aufbereitung des erfassten Textes zur Verfügung. Diese Funktionen sind an den jeweiligen Tätigkeitstyp gebunden, damit die Konfiguration zur vorgesehenen Ergebnisart passt.
Der Tätigkeitstyp ist nicht nur eine Darstellungsoption. Er steuert Validierungen, Sollwertprüfungen, Filtermöglichkeiten und zusätzliche Funktionen. Wird der Typ einer Tätigkeit geändert, sollte deshalb geprüft werden, ob die übrigen Einstellungen noch zu der neuen Ergebnisart passen.
Checkliste anlegen und aufbauen
Beim Aufbau einer Checkliste sollte zunächst festgelegt werden, für welchen fachlichen Sachverhalt sie gilt. Anschließend werden die Tätigkeiten in der Reihenfolge angelegt, in der sie bei der späteren Bearbeitung sinnvoll erscheinen.
Bei Zählerbewegungen werden Bewegungsart und gegebenenfalls die Situation „Wechsel nicht möglich“ festgelegt. Bei technischen Anlagen werden Anlagenart und Bauelement zugeordnet.
Die Bezeichnung sollte den fachlichen Zweck erkennen lassen und eine klare Zuordnung in der Verwaltung ermöglichen.
Für jeden Prüfpunkt werden Bezeichnung, Tätigkeitstyp und die typabhängigen Eigenschaften festgelegt.
Die Tätigkeiten sollten dem tatsächlichen Arbeitsablauf folgen. Bei technischen Checklisten wird zusätzlich die Reihenfolge der Checklisten berücksichtigt.
Wo fachlich sinnvoll, werden Sollwerte, Pflichtangaben, Wartungskennzeichen und weitere typabhängige Einstellungen hinterlegt.
Plausibilitätsprüfungen beim Speichern
WAVE prüft beim Speichern wesentliche fachliche Mindestbedingungen. Eine Checkliste und ihre Tätigkeiten müssen insbesondere eine Bezeichnung besitzen. Bei Auswahlfeldern müssen die für die Auswahl benötigten Werte definiert sein. Darüber hinaus verhindert WAVE fachlich doppelte Checklisten in den Bereichen, in denen die Zuordnung eindeutig sein muss.
Bei Zähler-Checklisten wird zusätzlich verhindert, dass innerhalb derselben Checkliste dieselbe Tätigkeitsbezeichnung mehrfach verwendet wird. Damit bleibt jeder Prüfpunkt innerhalb der Checkliste eindeutig ansprechbar.
Änderungen werden außerdem gegen parallele Bearbeitung abgesichert. Wurde derselbe Datensatz zwischenzeitlich von anderer Stelle verändert, kann eine veraltete Bearbeitungsfassung nicht unbemerkt über den neueren Stand geschrieben werden.
Checklisten löschen
Checklisten können gelöscht werden, solange keine bestehenden Abhängigkeiten dies verhindern. Wird eine Checkliste bereits an anderer Stelle verwendet, verhindert WAVE das Löschen und weist darauf hin, dass der Datensatz in Benutzung ist. Damit werden bestehende fachliche Bezüge geschützt.
Änderungen an einer Vorlage sollten immer mit Blick auf bereits vorhandene Arbeits- und Wartungsdokumentationen vorgenommen werden. Eine Checkliste definiert die Struktur zukünftiger beziehungsweise neu erzeugter Tätigkeiten; bereits erfasste Ergebnisse stellen dagegen die Dokumentation eines konkreten Vorgangs dar.
Besonderheiten technischer Checklisten
Technische Checklisten sind eng mit dem tatsächlichen Aufbau einer Anlage verknüpft. Bei der Erzeugung der Tätigkeiten übernimmt WAVE deshalb nicht einfach eine unveränderte Liste. Stattdessen werden die passenden Tätigkeitsdefinitionen für die vorhandenen Bauelemente vervielfältigt und mit dem jeweiligen konkreten Datensatz verknüpft.
Für eine Kleinkläranlage können dadurch beispielsweise mehrere Vorklärungen oder Kammern getrennt dokumentiert werden. Entsprechendes gilt für Pumpenschächte und deren Pumpen, Pufferbehälter und Pumpen sowie weitere Anlagenkomponenten. Bei Pumpwerken und Kleinpumpwerken werden vorhandene Pumpen und Kompressoren berücksichtigt. Für weitere Anlagenarten wie Rohrnetz, Kanalnetz, Wasserwerk, Druckerhöhungsstation, Hochbehälter, Kläranlage, Belüfterstation, Hausanschluss, Schacht, Zählerschacht, Standrohr oder Maschine können Tätigkeiten auf Ebene der jeweiligen Anlage erzeugt werden.
Die konkrete Anlagen- oder Bauteilbezeichnung wird dabei zur Gruppierung der erzeugten Tätigkeiten verwendet. Dadurch bleibt erkennbar, zu welchem realen Anlagenbestandteil ein Ergebnis gehört – auch wenn dieselbe Tätigkeitsdefinition innerhalb eines Arbeitszettels mehrfach vorkommt.
