Ein Auftragsgegenstand definiert die Art einer Leistung oder eines Abrechnungsobjekts innerhalb von WAVE. Er bündelt fachliche und abrechnungstechnische Vorgaben für wiederkehrende Leistungen, beispielsweise Reparatur, Wartung oder Inspektion.

Über einen Auftragsgegenstand werden insbesondere folgende Aspekte gesteuert:

• Bezeichnung der Leistung
• abrechnungsrelevante Voreinstellungen
• Mehrwertsteuersatz und mögliche Zuschläge
• zugehörige Tätigkeiten
• Reihenfolge und Gruppierung innerhalb der Bearbeitung

Die Bezeichnung eines Auftragsgegenstands muss eindeutig sein. Mehrfach vorhandene Bezeichnungen sind nicht zulässig. 

Die Auftragsgegenstände sind auch für die automatische Buchung von Aufträgen auf die Konten der Finanzbuchhaltung relevant.

Erfassungsmaske „Auftragsgegenstand“

Die Erfassungsmaske „Auftragsgegenstand“ dient zum Anlegen und Bearbeiten von Auftragsgegenständen. Vorhandene Auftragsgegenstände können über einen entsprechenden Bearbeitungsdialog geändert werden.

Allgemeine Angaben

Bezeichnung

In diesem Feld wird der Name des Auftragsgegenstands eingetragen.

Beispiele:

• Reparatur
• Wartung
• Instandsetzung
• Inspektion

Hinweise:

• Die Bezeichnung ist ein Pflichtfeld. Ohne Bezeichnung kann der Datensatz nicht gespeichert werden.

• Die Bezeichnung muss eindeutig sein. Existiert bereits ein Auftragsgegenstand mit derselben Bezeichnung, wird das Speichern verhindert.

Gruppe

Dieses Feld ermöglicht die Zuordnung des Auftragsgegenstands zu einer Gruppe. Die Gruppierung dient der besseren fachlichen Strukturierung.

Beispiele für Gruppen:

• Wartungsleistungen
• Reparaturleistungen
• Servicearbeiten

Bereich „Auftragsbearbeitung“

Checklisten (TA) anwenden

Mit dieser Option wird festgelegt, dass für diesen Auftragsgegenstand technische Checklisten verwendet werden.

Diese Funktion ist insbesondere für standardisierte Prüf- oder Wartungsschritte vorgesehen.

Sollvorgabe

Hier kann eine Sollvorgabe für die Bearbeitung hinterlegt werden. Dadurch lassen sich standardisierte Bearbeitungszeiten oder Leistungswerte definieren.

Ordnung

Die Ordnung bestimmt die Reihenfolge, in der der Auftragsgegenstand oder zugehörige Elemente im System dargestellt werden.

Bereich „Auftragsabrechnung“

Mehrwertsteuersatz

In diesem Feld wird der für den Auftragsgegenstand geltende Mehrwertsteuersatz festgelegt.

Der Mehrwertsteuersatz beeinflusst die spätere Fakturierung. In der Initialisierung neuer Datensätze wird zunächst ein neutraler Wert gesetzt, der anschließend angepasst werden kann.

Grundsätzlich wird der bei der Auftragsfakturierung anzuwendende Mehrwertsteuersatz durch die Zuordnung eines Auftrags zu einem Sektor (Trinkwasser, Schmutzwasser, etc.) vorgegeben. Von dieser Regelung darf/muss in bestimmten Fällen abgewichen werden. Um diesen Sonderfällen Rechnung tragen zu können, kann der Mehrwertsteuersatz, der sich Sektorzuordnung ergibt über den Auftragsgegenstand "überschrieben" werden. Sofern für einen Auftragsgegenstand ein Mehrwertsteuersatz angegeben ist, wird dieser für die Auftragsfakturierung verwendet - der durch den Sektor vorgegebene Mehrwertsteuersatz bleibt unberücksichtigt. Falls für einen Auftragsgegenstand kein Mehrwertsteuersatz hinterlegt ist, werden die jeweiligen Aufträge auf Basis des beim Sektor hinterlegten Mehrwertsteuersatz fakturiert.

Aufschlag

Hier kann ein prozentualer Zuschlag definiert werden.

Ein Aufschlag kann beispielsweise verwendet werden für:

• Verwaltungsaufschläge
• Servicezuschläge
• Zuschläge für Sonderleistungen

Bereich „Vorbelegung“

Im Abschnitt Vorbelegung werden Standardwerte für neue Aufträge festgelegt.

Sachbearbeiter/-in

Hier kann eine zuständige Person hinterlegt werden.

Automatisches Fakturieren

Ist diese Option aktiviert, wird die Fakturierung automatisch vorbereitet.

Lastschrift

Legt fest, dass für diesen Auftragsgegenstand das Verfahren Lastschrift vorausgewählt werden soll.

Auftragspositionen fakturieren

Steuert, ob Auftragspositionen in die Fakturierung einbezogen werden.

Nebenkosten fakturieren

Bestimmt, ob Nebenkosten berücksichtigt werden.

Mit Einzelnachweis (Positionen aggregieren)

Steuert die Darstellung der Positionen in der Abrechnung. Positionen können zusammengefasst dargestellt werden.

Pauschalkosten fakturieren

Aktiviert die Berücksichtigung pauschaler Kosten. 

Für jeden Auftragsgegenstand können Pauschalkosten hinterlegt werden, die als Pauschale auf der jeweils ersten Rechnung eines Auftrags des betroffenen Auftragsgegenstands vom System zur Anrechnung gebracht werden. Die Pauschalkosten werden pro Auftrag nur einmal zur Anrechnung gebracht - selbst dann, wenn Teilleistungen des Auftrags bspw. monatsweise abgerechnet werden. Die Fakturierung der Pauschalkosten kann für einzelne Aufträge unterbunden werden, wenn das Kennzeichen "Pauschalkosten" beim Auftrag zurückgesetzt wird.

Die beim Auftragsgegenstand hinterlegten Pauschalkosten sind mit einem Gültigkeitszeitraum belegt - der Pauschalkostensatz wird dann zur Anrechnung gebracht, wenn das Wertstellungdatum der jeweiligen Rechnung inerhalb dieses Gültigkeitszeitraums liegt. 

Maschineneinsätze fakturieren

Aktiviert die Berücksichtigung von Maschineneinsätzen.

Materialeinsätze fakturieren

Aktiviert die Berücksichtigung von Materialkosten.

Personaleinsätze fakturieren

Aktiviert die Berücksichtigung von Personalkosten.

Bei initial angelegten Standard-Auftragsgegenständen sind die Optionen zur Fakturierung von Maschinen-, Material-, Personal-, Neben- und Pauschalkosten standardmäßig aktiviert.

Bereich „Tätigkeiten“

Im unteren Bereich des Dialogs werden die Tätigkeiten verwaltet, die einem Auftragsgegenstand zugeordnet sind.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

Die Liste enthält unter anderem folgende Informationen:

• Ordnung
• Bezeichnung
• Formel

Tätigkeiten werden im System mit dem Auftragsgegenstand verknüpft gespeichert. Beim Speichern wird jede Tätigkeit validiert; mindestens die Bezeichnung muss vorhanden sein.

Formeln in Tätigkeiten

Für Tätigkeiten können mathematische Formeln hinterlegt werden. Diese werden systemseitig ausgewertet.

Unterstützte Operatoren:

• + Addition
• - Subtraktion
• * Multiplikation
• / Division

Ungültige oder nicht auswertbare Ausdrücke führen intern zu einem Ergebniswert von 0.

Auftragsgegenstand speichern

Neuer Datensatz

Beim Anlegen eines neuen Auftragsgegenstands werden automatisch verschiedene Metadaten gesetzt, darunter:

• Bearbeiter/-in

• Bearbeitungszeitpunkt

• Löschkennzeichen = nicht gelöscht

• Read-only = deaktiviert

Zusätzlich werden die zugehörigen Kosten- und Tätigkeitsdaten gespeichert.

Bestehenden Datensatz ändern

Beim Ändern eines vorhandenen Auftragsgegenstands erfolgt eine fachliche und technische Prüfung. Dazu gehört auch eine Parallelitätsprüfung, damit zwischenzeitliche Änderungen durch andere Benutzer erkannt werden.

Validierungen und Prüfungen

Beim Speichern werden verschiedene Prüfungen durchgeführt.

Bezeichnung vorhanden

Die Bezeichnung darf nicht leer sein. Andernfalls wird das Speichern mit einer Fehlermeldung abgebrochen.

Bezeichnung eindeutig

Existiert bereits ein anderer Auftragsgegenstand mit derselben Bezeichnung, wird ein Duplikatfehler ausgelöst.

Tätigkeiten vollständig

Für jede Tätigkeit muss eine Bezeichnung angegeben werden.

Gültigkeitszeiträume von Kosten

Bei der Pflege von Kosten werden die Gültigkeitszeiträume geprüft.

• Das Feld Gültig ab ist verpflichtend.
• Der Zeitraum zwischen Gültig ab und Gültig bis muss ein gültiges Intervall darstellen.

Löschen eines Auftragsgegenstands

Beim Löschen wird zunächst versucht, den Datensatz direkt zu entfernen. Ist dies aufgrund bestehender Verwendungen nicht möglich, wird der Datensatz stattdessen als gelöscht und schreibgeschützt markiert.