Aufträge

Übersichtsliste

In der Übersichtsliste werden die dem System bekannten Aufträge tabellarisch als sortierbare Liste dargestellt. 

Funktionen

Neue Datensätze anlegen („Neu“)

Über das Menü „Neu“ können verschiedene Arten von Aufträgen und Geschäftsvorgängen erstellt werden:

• Neuer Einzelauftrag
  Neuer Standardauftrag für einzelne Maßnahmen oder Einsätze.

• Neuer Dauerauftrag
  Neuer Wiederkehrender Auftrag, z. B. für regelmäßige Wartungen.

• Neuer Sammelauftrag
  Neuen Auftrag als Zusammenfassung mehrerer Einzelaufträge (= Teilaufträge) unter einer gemeinsamen Nummer anlegen.

• Neuer Arbeitszettel
  Dokumentation durchgeführter Arbeiten (z. B. Monteureinsatz)  für den ausgewählten Auftrag anlegen

• Neue Bestellung
  Interne oder externe Materialbestellung für den ausgewählten Auftrag anlegen.

• Neuer Lieferschein
  Beleg zur Warenlieferung  für den ausgewählten Auftrag anlegen.

• Neue Rechnung
  Erstellung einer Ausgangsrechnung für den ausgewählten Auftrag anlegen

• Neue Abwesenheit
  Erfassung von Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit) 

Aufträge verwalten („Bearbeiten“)

Im Menü „Bearbeiten“ finden sich folgende Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung bestehender Aufträge:

• Bearbeiten
  Öffnet die Bearbeitungsmaske für den ausgewählten Datensatz. Nur bei Einzelauswahl aktiv.

• Duplizieren
  Erstellt eine exakte Kopie des gewählten Auftrags. Nur bei Einzelauswahl aktiv.

• Zusammenfassen
  Fügt mehrere Einzelaufträge zu einem Sammelauftrag zusammen. Voraussetzung: gleiche technische Anlage und übereinstimmender Sektor.

• Freigeben
  Übergibt den Auftrag zur Fakturierung. Die Maske entspricht der des Moduls Fakturierungsstapel.

• Abschließen
  Setzt den Status des Auftrags auf „Abgeschlossen“ und macht ihn schreibgeschützt.

• Wiederaufnehmen
  Hebt den Status „Abgeschlossen“ auf und setzt ihn auf „In Arbeit“. Der Auftrag ist wieder bearbeitbar.

• Kunden benachrichtigen
  Versand einer Benachrichtigung an den Kunden, z. B. per E-Mail oder SMS. Inhalt und Auslöser können konfiguriert sein.

• Auftragsdisposition (automatisch)
  Startet eine automatische Planung der Ressourcen für den Auftrag (z. B. Personal, Geräte).

• Auftragsdisposition (manuell, Auswahl)
  Manuelle Disposition für ausgewählte Aufträge.

• Auftragsdisposition (manuell, Zeitraum)
  Manuelle Disposition von Aufträgen innerhalb eines Zeitraums.

• Stornieren (Auswahl)
  Storniert alle aktuell ausgewählten Aufträge. Dieser Vorgang ist endgültig.

• Stornieren (Zeitraum)
  Storniert automatisch alle Aufträge innerhalb eines definierten Zeitraums (z. B. rückwirkend bei Ausfällen).

Darstellung der Aufträge („Darstellung“)

Das Menü „Darstellung“ bietet verschiedene Ansichtsoptionen:

• Nicht Gruppiert
  Flache Listenansicht ohne Gruppierungen.

• Gruppiert
  Gruppierung der Aufträge nach dem gewählten Sortierungskriterium.

• Wochenkalender
  Kalenderansicht über eine Woche – hilfreich für Planung & Übersicht.

• Tageskalender
  Detaillierte Tagesansicht mit Zeitfenstern, z. B. für Ressourcenplanung.

Dokumente generieren („Dokumente“)

Im Menü „Dokumente“ können verschiedene PDF-Dokumente zu einem oder mehreren Aufträgen erstellt werden:

• Auftrag
  Generiert ein PDF des ausgewählten Auftrags.

• Arbeitszettel, blanko
  Leeres Formular zur manuellen Erfassung von Tätigkeiten.

• Auftrag mit Arbeitszettel, blanko
  Kombination aus Auftrag und leerem Arbeitsnachweis.

• Vertrag
  Generierung eines Vertragsdokuments (je nach Konfiguration/Modulnutzung).

• Auftragsjournal
  Übersicht aller Aufträge in Tabellenform, z. B. zur Archivierung oder zum Export.

Bei fehlenden Lizenzen oder Benutzerrechten können einige Funktionen nicht aufgerufen werden und die entsprechenden Symbole werden inaktiv dargestellt.

Aufträge erfassen

Mit der Funktion “Neuer Einzelauftrag“ lässt sich ein neuer Einzelauftrag erstellen. Für Aufträge können diverse Attribute erfasst werden. Alle inaktiven Felder werden automatisch (abhängig von Werten anderer Felder) befüllt.
Mit der Funktion “Neuer Dauerauftrag“ lässt sich ein neuer Dauerauftrag erstellen. Für diesen können diverse Attribute erfasst werden. Alle inaktiven Felder werden automatisch (abhängig von Werten anderer Felder) befüllt.
Mit der Funktion “Neuer Sammelauftrag“ lässt sich ein neuer Sammelauftrag erstellen. Für diesen können diverse Attribute erfasst werden. Alle inaktiven Felder werden automatisch (abhängig von Werten anderer Felder) befüllt. Der Sammelauftrag unterscheidet sich von anderen Auftragsarten unter anderem darin, dass die Karteikarten “Stückliste“ und “Ausführung“ nicht vorhanden sind. Außerdem sind einige Menüpunkte sowie Eingabefelder nicht vorhanden. Die Funktionen sind ansonsten dieselben wie bei dem Erstellen eines Einzelauftrags.
Mit der Funktion “Neuer Teilauftrag“ lässt sich ein neuer Teilauftrag erstellen. Für diesen können diverse Attribute erfasst werden. Alle inaktiven Felder werden automatisch (abhängig von Werten anderer Felder) befüllt.

Menü

Über den Menübereich werden Standard–Funktionen zum Übernehmen, Speichern und Abbrechen angeboten. Neben diesen Standard-Funktionen ist es auch möglich andere Funktionen zu verwenden.
Mit der Funktion “Arbeitsauftrag“ kann ein Arbeitsauftragsdokument erzeugt werden. Dies kann gedruckt oder angezeigt werden. In der Maske kann aus verschiedenen Vorlagen ausgewählt werden.
Die Funktionen “Fakturieren“ “Auftragsdatei“, “Stückliste“, “Weiterberechnung“, “Auftrag annehmen“, “Auftrag ablehnen“ und “Auftragsdatei“ werden bei der Ersterstellung jedes Auftrags stets inaktiv dargestellt. Diese Funktionen können erst nach der Erstellung eines Auftrags verwendet werden.

Erfassen

Mit der Funktion “Neuer Arbeitszettel“ können neue Arbeitszettel erstellt werden. Für diese können diverse Attribute erfasst werden. Die Eingabemaske entspricht der, des Moduls Arbeitszettel.
Mit der Funktion “Neue Bestellung“ lässt sich eine neue Bestellung erstellen. Für diese können diverse Attribute erfasst werden. Die Funktion kann nur verwendet werden, wenn ein Einzelauftrag ausgewählt ist. Die Eingabemaske entspricht der, des Moduls Bestellungen.
Mit der Funktion “Neuer Lieferschein“ lässt sich ein neuer Lieferschein erstellen. Für diese können diverse Attribute erfasst werden. Die Funktion kann nur verwendet werden, wenn ein Einzelauftrag ausgewählt ist. Die Eingabemaske ähnelt der, des Moduls Lieferscheine. Die Maske unterscheidet sich von der, des Moduls Lieferscheine in der Hinsicht, dass sie einige zusätzliche Felder sowie die Karteikarte “Zähler“ besitzt.
Mit der Funktion “Neue Rechnung“ lässt sich eine neue Rechnung erstellen. Für diese können diverse Attribute erfasst werden. Die Funktion kann nur verwendet werden, wenn ein Einzelauftrag ausgewählt ist. Die Eingabemaske entspricht der, des Moduls Rechnungen.

Karteikarten

Bei der Erstellung eines neuen Auftrags sind alle Karteikarten stets leer. Nach dem ersten speichern eines Auftrags können Daten angezeigt werden, falls diese vorhanden sind oder erstellt werden.

Aufträge ansehen / bearbeiten

Bei Einzelaufträgen können die Attribute “Verband (Eigentümer)“, “Verband (Ausführend)“, “Lieferant“, “Kunde“, “Sektor“, “Auftragsgegenstand“, “Ausführungsort“, “Auftragsbeschreibung“, “Auftragsbeschreibung intern“, “Auftragsdatum“, “Angebot“, “Abrechnungsmodus“, “Pauschalkosten“, “Mit Nebenkosten“, “Sachbearbeiter“ bearbeitet werden. Alle anderen (inaktiven) Felder werden automatisch (abhängig von den anderen Feldern befüllt). Bei anderen Auftragsarten können andere Attribute verändert werden.

Über den Menübereich werden Standard–Funktionen zum Übernehmen, Speichern und Abbrechen angeboten. Neben diesen Standard-Funktionen ist es auch möglich andere Funktionen zu verwenden.
Die Funktion “Fakturieren“ teilt sich in drei Funktionen auf:

• Mit der Funktion “Fakturieren“ kann der ausgewählte Auftrag fakturiert werden.
• Die Funktion “Fakturieren (Nachbearbeitung)“ öffnet ein Fenster in dem Einstellungen zur Wertstellung und zum Auftrag vorgenommen werden können. Danach öffnet sich eine Rechnungsmaske, in der Nachbearbeitungen an der Rechnung gemacht werden können.
• Mit der Funktion “Fakturieren (Proforma)“ kann eine Rechnungsdatei erzeugt werden, ohne dass die tatsächliche Rechnung erstellt wird. Das bedeutet, dass keine Datensätze verändert werden. In der Maske können vor dem Drucken Einstellungen zur Wertstellung, zum Auftrag und zum Drucken vorgenommen werden.

Mit der Funktion “Stückliste“ können Stücklisten geladen werden, die dann in der Karteikarte “Stückliste“ aufgelistet werden.

Wird die Funktion “Weiterberechnung“ benutzt, öffnet sich eine Maske in der Einstellungen zur Verarbeitung und zum Drucken vorgenommen werden können. Außerdem wird die Liste “Mandantenrechnungen“ sowie die Liste “Lieferantenrechnungen“ angezeigt.

Mit der Funktion “Auftrag annehmen“ kann der ausgewählte Auftrag angenommen werden.

Mit der Funktion “Auftrag ablehnen“ kann der ausgewählte Auftrag abgelehnt werden.

Mit der Funktion “Arbeitsauftrag“ kann ein Arbeitsauftragsdokument erzeugt werden. Dies kann gedruckt oder angezeigt werden. In der Maske kann aus verschiedenen Vorlagen ausgewählt werden.

Mit der Funktion "Auftragsdatei" können Aufträge an das, in dem Auswahlfeld ausgewählte mobile Endgerät geschickt werden.

Schreibgeschützte Datensätze können weder bearbeitet noch gelöscht werden.

Karteikarten

In der Karteikarte “Stückliste“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Stücklistendaten angezeigt. Über das Menü können neue Stücklisteneinträge hinzugefügt werden. Mit der Funktion “Stückliste“ können Stücklisten geladen werden, die dann in der Karteikarte aufgelistet werden.

In der Karteikarte “Bestellungen“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Bestellungen angezeigt. Durch das Menü lassen sich neue Bestellungen hinzufügen, Bestellungen bearbeiten und duplizieren. Außerdem können Bestellungen auch gewandelt, ausgegliedert, abgeschlossen, wiederaufgenommen und storniert werden.

In der Karteikarte “Ansprechpartner“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Ansprechpartner angezeigt. Durch das Menü können Ansprechpartner, Ansprechpartner (Personalstämme) und Ansprechpartner (Lieferanten) hinzugefügt werden.

In der Karteikarte “Technische Anlagen“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Technische Anlagen angezeigt. Die Liste kann durch das Menü verändert werden.

In der Karteikarte “Arbeitszettel“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Arbeitszettel angezeigt. Die Liste kann durch das Menü geändert werden. In der oberen rechten Ecke befindet sich ein Filter.
In der Karteikarte “Nicht Fakturiert“ werden alle für diesen Datensatz relevanten nicht fakturierten Daten angezeigt.

In der Karteikarte “Lieferscheine“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Lieferscheine angezeigt. Diese können durch das Menü verändert werden. Es besteht auch die Möglichkeit diese zu wandeln und zu stornieren.
In der Karteikarte “Rechnungen“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Rechnungen angezeigt. Die Karteikarte teilt sich in Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf. Die Menüpunkte der beiden Karteikarten ist unterschiedlich.

In der Karteikarte “E/A“ (Kosten/Erlöse) werden alle für diesen Datensatz relevanten Kosten und Erlöse angezeigt.

In der Karteikarte “Dokumente“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Dokumente angezeigt. Es können neue Dokumente hochgeladen werden. Mit der Funktion “Wiederherstellen“ können gelöschte Dokumente wiederhergestellt werden. Dafür muss die Auswahlbox “Gelöschte anzeigen“ angehakt sein.

In der Karteikarte “Wiedervorlagen“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Wiedervorlagen angezeigt. Diese können durch das Menü verändert werden.

In der Karteikarte “Ausführung“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Ausführungen angezeigt. Auf der rechten Seite befindet sich ein Filter, mit dem man nach dem Ausführungsdatum und der Intervalllänge sowie nach dem Intervalltyp suchen kann.

Statussymbole im Auftragswesen

In der Auftragsübersicht werden verschiedene Symbole verwendet, um den aktuellen Status eines Auftrags schnell und visuell erkennbar darzustellen. 

Übersicht der möglichen Statussymbole: 

Symbole für die Auftragstypen

Für die unterschiedlichen Auftragstypen werden verschiedene Symbole zur Kategorisierung verwendet. 

Übersicht der möglichen Auftragstypsymbole: 

Symbole

Der Status der Aufträge wird durch Symbole mit der nachstehenden Bedeutung visualisiert. Ein Auftrag kann maximal fünf Symbole haben.

Schreibschutz

Der Auftrag kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden. 

Eigenauftrag / Interner Auftrag

Der Auftrag wird vom Versorger selbst ausgeführt. 

Fremdauftrag 

Der Auftrag wird von einem “Dritten“ ausgeführt. 

Trinkwasser

Der Auftrag bezieht sich auf den Sektor Trinkwasser. 

Schmutzwasser

Der Auftrag bezieht sich auf den Sektor Schmutzwasser. 

Filtern und Suchen

Im Kopfbereich der Übersichtsliste befindet sich ein Filterbereich, welcher sich in einen Exklusivfilter und einen Kombinationsfilter aufteilt. Der Aufbau des Filterbereichs orientiert sich am Standard-Filterbereich. Art und Umfang der angebotenen Filterattribute sind von der eingesetzten WAVE-Lizenz abhängig. Alle Filterattribute werden mit logischem UND verknüpft. Die Filterattribute sind weitestgehend selbsterklärend. Sind keine Statusfilter ausgewählt, werden alle Datensätze angezeigt.

Auftragsnummernwechsel

Die Funktion „Auftragsnummernwechsel“ ermöglicht es, die automatisch vergebene oder manuell eingetragene Auftragsnummer eines bestehenden Einzelauftrags zu ändern, ohne die enthaltenen Daten (z. B. Belegpositionen, Stammdaten oder Dokumente) zu verlieren.

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn:

• ein Auftrag versehentlich mit einer falschen Nummer angelegt wurde,

• interne Nummernkreise angepasst werden müssen,

• eine systematische Umbenennung von Aufträgen notwendig ist (z. B. Projektbezug, Jahreswechsel),

• eine manuelle Nummer aus einem externen System übernommen werden soll.

Ablauf des Auftragsnummernwechsels

1. Öffnen Sie den betreffenden Auftrag.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Auftragsnummernwechsel“ (in der Symbolleiste oben).

3. Der Schreibschutz vom Feld Auftragsnummer wird vom System entfernt und es kann eine neue Auftragsnummer eingetragen werden.

4. Nach Speichern des Auftrags wird:

   • die alte Auftragsnummer durch die neue Auftragsnummer ersetzt,

   • der gesamte Auftrag (inkl. Positionen, Belege, Verknüpfungen) unter der neuen Nummer weitergeführt.

5. Die alte Auftragsnummer wird im Journal protokolliert, um Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Wichtige Hinweise

• Die neue Nummer darf noch nicht im System vorhanden sein (Eindeutigkeit!).

• Verknüpfte Dokumente oder Referenzen behalten ihre Gültigkeit – eine Neuzuordnung ist nicht erforderlich.