Zentrale Pflege wiederkehrender Texte für Buchungen
Mit den Buchungstexten verwalten Sie in WAVE einen zentralen Bestand wiederkehrender Texte, die im Umfeld der Finanzbuchhaltung verwendet werden können. Einheitlich gepflegte Buchungstexte erleichtern die Zuordnung von Buchungen und sorgen für verständliche und konsistente Bezeichnungen.
Das Modul dient ausschließlich der Pflege der verfügbaren Texte. Konten, Beträge, Steuerschlüssel oder sonstige Kontierungsmerkmale werden hier nicht festgelegt.
Aufgabe der Buchungstexte
Ein Buchungstext beschreibt den fachlichen Hintergrund einer Buchung in kurzer, verständlicher Form. Er hilft bei der späteren Kontrolle einer Buchung und kann bei der Übergabe an eine Finanzbuchhaltung als beschreibende Information mitgeführt werden.
Die Buchungstexte werden in WAVE als eigenständige Basisdaten verwaltet. Dadurch können häufig benötigte Formulierungen zentral gepflegt und bei der Arbeit mit Buchungen einheitlich verwendet werden.
Ein Buchungstext bestimmt nicht, auf welches Konto gebucht wird. Die Kontierung wird durch die jeweiligen Konten- und Kontenplanregeln bestimmt. Der Buchungstext ist eine beschreibende Angabe zur Buchung.
Übersicht der Buchungstexte
Die Übersicht zeigt die in WAVE vorhandenen Buchungstexte. In der Liste wird der jeweilige Text angezeigt.
Die Buchungstexte werden alphabetisch nach ihrem Text bereitgestellt. Wird ein Suchtext verwendet, werden auch Treffer gefunden, bei denen der eingegebene Suchbegriff innerhalb des Buchungstextes vorkommt. Dadurch lassen sich auch größere Bestände schnell durchsuchen.
Gelöschte Buchungstexte werden in der normalen Auswahl nicht mehr angeboten.
Neuen Buchungstext anlegen
Zum Anlegen eines neuen Buchungstextes wählen Sie in der Übersicht die Funktion zum Anlegen eines neuen Datensatzes. In der Erfassungsmaske steht das Feld Text zur Verfügung.
| 1 | Neuen Buchungstext anlegen Öffnen Sie einen neuen Datensatz. |
| 2 | Text erfassen Tragen Sie die gewünschte Bezeichnung in das Feld Text ein. |
| 3 | Speichern Speichern Sie den Buchungstext. WAVE prüft dabei die Eingabe. |
Vorgaben für den Text
- Der Text ist eine Pflichtangabe.
- Ein leerer Buchungstext kann nicht gespeichert werden.
- Der Buchungstext darf höchstens 50 Zeichen lang sein.
- Ein identischer Buchungstext darf nicht mehrfach vorhanden sein.
Versuchen Sie, einen bereits vorhandenen Text erneut anzulegen, weist WAVE die Eingabe als Dublette zurück.
Verwenden Sie kurze und eindeutige Formulierungen, die den Buchungsgrund unmittelbar erkennen lassen. Unterschiedliche Schreibweisen für denselben Sachverhalt sollten nach Möglichkeit vermieden werden.
Buchungstext ändern
Ein vorhandener Buchungstext kann aus der Liste geöffnet und geändert werden. Auch bei einer Änderung gelten die gleichen Prüfungen wie beim Anlegen: Der Text muss gefüllt, eindeutig und höchstens 50 Zeichen lang sein.
WAVE schützt die Bearbeitung zusätzlich gegen parallele Änderungen. Wurde derselbe Datensatz zwischenzeitlich durch einen anderen Benutzer geändert, wird die veraltete Fassung nicht unkontrolliert überschrieben.
Der Buchungstext einer erzeugten Buchung wird als eigener Textwert in der Buchung gespeichert. Eine spätere Änderung eines Eintrags im Buchungstext-Stamm ist deshalb nicht als nachträgliche Umbenennung bereits erzeugter Buchungen zu verstehen.
Buchungstext löschen
Nicht mehr benötigte Buchungstexte können gelöscht werden. WAVE versucht zunächst, den Datensatz vollständig zu entfernen.
Kann ein Buchungstext aufgrund bestehender Abhängigkeiten nicht physisch gelöscht werden, wird er stattdessen als gelöscht gekennzeichnet. Ein auf diese Weise deaktivierter Buchungstext wird bei der normalen Ermittlung und Auswahl der Buchungstexte nicht mehr berücksichtigt.
Damit können bereits bestehende Verknüpfungen erhalten bleiben, ohne dass der veraltete Text für neue Vorgänge weiterhin angeboten wird.
Verwendung von Buchungstexten
Buchungstexte dienen in WAVE als beschreibende Information zu einer Buchung. Die erzeugte Buchung selbst besitzt ein eigenes Textfeld. Dieser Text kann anschließend in Buchungslisten und bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung verwendet werden.
Der zentral gepflegte Buchungstext-Stamm ist dabei von den tatsächlich erzeugten Buchungen zu unterscheiden: Er stellt standardisierte Texte bereit; die erzeugte Buchung übernimmt bzw. besitzt ihren konkreten Buchungstext als eigenen Wert.
Buchungstext in erzeugten Buchungen
In der Auswertung der erzeugten Buchungen wird der Buchungstext zusammen mit Angaben wie Datum, Belegnummer und Kunden- bzw. Lieferantennummer angezeigt. Besteht eine Buchung aus mehreren Buchungspositionen, gehört der Buchungstext zur gesamten Buchung und wird deshalb nicht für jede Position erneut wiederholt.
Buchungstext beim DATEV-Export
Beim DATEV-Export übernimmt WAVE den Text der erzeugten Buchung als Buchungstext in die Exportdatei. Für das DATEV-Feld werden dabei maximal die ersten 60 Zeichen des Buchungstextes ausgegeben.
Da ein Buchungstext im hier beschriebenen Buchungstext-Stamm bereits auf 50 Zeichen begrenzt ist, kann ein dort gepflegter Text vollständig in dieses DATEV-Feld übernommen werden.
Ein aussagekräftiger Buchungstext erleichtert sowohl die Kontrolle der Buchungen in WAVE als auch die spätere Zuordnung in der Finanzbuchhaltung. Besonders bei großen Buchungsmengen sollten daher einheitliche und fachlich verständliche Bezeichnungen verwendet werden.
Automatisch erzeugte Buchungstexte
Nicht jeder Buchungstext entsteht durch eine manuelle Auswahl aus dem Buchungstext-Stamm. WAVE erzeugt in verschiedenen Geschäftsprozessen Buchungstexte auch automatisch aus dem jeweiligen fachlichen Vorgang.
So wird beispielsweise beim Überzahlungsausgleich ein entsprechender Buchungstext automatisch gesetzt. Auch andere Buchungsprozesse können ihre Beschreibung unmittelbar aus dem zugrunde liegenden Geschäftsvorgang ableiten.
Die Buchungstext-Basisdaten sind deshalb nicht als vollständige Liste aller Texte zu verstehen, die jemals in einer WAVE-Buchung vorkommen können. Fachmodule können für automatisch erzeugte Buchungen auch eigene, vorgangsbezogene Texte setzen.
Grundbestand bei der Einrichtung
Ist bei der erstmaligen Initialisierung noch kein Buchungstext vorhanden, kann WAVE einen vordefinierten Grundbestand an Buchungstexten anlegen.
Die so bereitgestellten Texte bilden einen Ausgangsbestand. Sie können anschließend entsprechend den Anforderungen des Unternehmens ergänzt und – soweit nicht mehr benötigt – aus der aktiven Auswahl entfernt werden.
Liste ausgeben
Die Liste der Buchungstexte kann ausgegeben werden. Hierfür stehen die allgemeinen Funktionen für Export und Druck zur Verfügung.
Damit kann beispielsweise eine Übersicht der aktuell gepflegten Buchungstexte zur Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung oder zur internen Dokumentation erstellt werden.
Empfehlungen für die Praxis
- Kurze und eindeutige Texte verwenden: Der Buchungsgrund sollte auf den ersten Blick erkennbar sein.
- Einheitliche Schreibweisen festlegen: Verwenden Sie nicht parallel beispielsweise „Zahlungseingang“, „Zahlung Eingang“ und „ZE“, wenn derselbe Sachverhalt gemeint ist.
- Keine Kontierungsinformationen in den Text verlagern: Konten und Steuerschlüssel gehören in die entsprechenden Kontierungsregeln.
- Veraltete Texte nicht weiterverwenden: Nicht mehr benötigte Einträge sollten aus dem aktiven Bestand entfernt werden.
- DATEV-Verwendung berücksichtigen: Formulieren Sie Texte so, dass sie auch außerhalb von WAVE verständlich bleiben.
- Automatische Texte berücksichtigen: Nicht alle in Buchungen vorkommenden Texte müssen im Buchungstext-Stamm gepflegt sein.
Buchungstexte sind in WAVE zentral gepflegte, kurze Bezeichnungen für wiederkehrende Buchungssachverhalte. Sie unterstützen eine einheitliche und verständliche Beschreibung von Buchungen, steuern jedoch nicht die Kontierung. Der Text ist Pflicht, auf 50 Zeichen begrenzt und muss eindeutig sein. Nicht mehr verwendete Texte können gelöscht bzw. deaktiviert werden. Der konkrete Text einer erzeugten Buchung wird mit der Buchung gespeichert und kann unter anderem in Auswertungen sowie beim DATEV-Export weitergegeben werden.
