Bearbeitungskennzeichen verwalten
Bearbeitungssituationen bei Kunden einheitlich kennzeichnen, gezielt auswerten und bei Bedarf mit einer Abrechnungssperre verbinden.
Wofür werden Bearbeitungskennzeichen benötigt?
Im laufenden Kundenbestand gibt es Situationen, die sich nicht sinnvoll allein über die allgemeinen Stammdaten beschreiben lassen. Beispielsweise können abrechnungsrelevante Angaben noch zu prüfen sein, Vertragsdaten einer Klärung bedürfen oder ein anderer wiederkehrender Sachverhalt soll für die weitere Sachbearbeitung eindeutig erkennbar bleiben.
Für solche Fälle können Bearbeitungskennzeichen zentral angelegt und anschließend Kunden zugeordnet werden. Anders als ein freier Hinweistext besitzt ein Bearbeitungskennzeichen eine einheitlich festgelegte Bedeutung. Derselbe fachliche Sachverhalt kann dadurch bei beliebig vielen Kunden mit derselben Bezeichnung verwendet und später als Auswahlkriterium genutzt werden.
Bearbeitungskennzeichen erfüllen damit zwei voneinander unterscheidbare Aufgaben: Sie können einen Kunden ausschließlich organisatorisch kennzeichnen oder zusätzlich eine Abrechnungssperre auslösen. Ob ein Kennzeichen die Abrechnung beeinflusst, wird bei seiner Einrichtung festgelegt.
Für Kunden, deren abrechnungsrelevante Stammdaten zunächst geprüft werden müssen, kann beispielsweise das Kennzeichen „Abrechnungsdaten prüfen“ verwendet werden. Ist dafür die Abrechnungssperre aktiviert, bleiben die zugeordneten Kunden bis zur Klärung von der Abrechnung ausgeschlossen. Nach Abschluss der Prüfung wird die Zuordnung beim Kunden entfernt.
Mehrere Kennzeichen je Kunde
Einem Kunden können bis zu drei Bearbeitungskennzeichen gleichzeitig zugeordnet werden. Damit lassen sich mehrere voneinander unabhängige Sachverhalte parallel abbilden. Die drei Zuordnungsmöglichkeiten stellen keine Bearbeitungsstufen oder Rangfolge dar; jedes Kennzeichen ist ein eigenständiges Merkmal.
Für die Abrechnungssperre gilt eine ODER-Logik: Sobald mindestens eines der zugeordneten Kennzeichen abrechnungssperrend wirkt, gilt der Kunde insgesamt als gesperrt. Ein weiteres, nicht sperrendes Kennzeichen hebt diese Wirkung nicht auf. Die aus den Bearbeitungskennzeichen resultierende Sperre entfällt erst, wenn keines der zugeordneten Kennzeichen mehr eine Abrechnungssperre auslöst.
Wird die Abrechnungssperre eines Kennzeichens deaktiviert, ist ein betroffener Kunde nicht automatisch wieder abrechenbar. Ist ihm noch ein anderes abrechnungssperrendes Kennzeichen zugeordnet, bleibt die Sperre bestehen.
Übersicht und Suche
Die Verwaltung stellt die vorhandenen Bearbeitungskennzeichen in einer Liste bereit. Maßgeblich für die fachliche Identifikation ist die Bezeichnung; die Einträge werden nach dieser Bezeichnung sortiert. Über die Suche lässt sich die Liste anhand vollständiger oder teilweiser Bezeichnungen einschränken.
Die Übersicht kann außerdem ausgegeben werden. Abhängig von der gewählten Funktion steht die Ausgabe als Druck beziehungsweise als CSV-Export zur Verfügung.
Bearbeitungskennzeichen anlegen
Beim Anlegen wird festgelegt, wie das Kennzeichen fachlich bezeichnet wird und ob seine Verwendung zugleich die Abrechnung des Kunden sperren soll.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Beschreibt den fachlichen Zweck des Kennzeichens. Die Bezeichnung ist ein Pflichtfeld, darf höchstens 50 Zeichen enthalten und muss eindeutig sein. |
| Abrechnungssperre | Bestimmt, ob ein Kunde durch die Zuordnung dieses Kennzeichens für die Abrechnung gesperrt wird. Bei einem neu angelegten Bearbeitungskennzeichen ist diese Einstellung zunächst aktiviert. |
Da die Abrechnungssperre bei neuen Kennzeichen zunächst aktiviert ist, sollte beim Anlegen bewusst geprüft werden, ob der bezeichnete Sachverhalt tatsächlich eine Abrechnung verhindern soll.
Aussagekräftige Bezeichnungen verwenden
Die Bezeichnung sollte den tatsächlichen Bearbeitungsgrund möglichst eindeutig erkennen lassen. Sehr allgemeine Begriffe wie „Prüfen“, „Achtung“ oder „Sonderfall“ erschweren die spätere Einordnung und Auswertung. Zweckmäßiger sind Bezeichnungen wie „Abrechnungsdaten prüfen“, „Eigentümerwechsel klären“ oder „Vertragsdaten unvollständig“.
Ob ein solcher Sachverhalt zusätzlich abrechnungssperrend wirkt, wird unabhängig von der Bezeichnung über die entsprechende Einstellung festgelegt. Dadurch kann dasselbe fachliche Prinzip sowohl für reine Hinweise als auch für abrechnungskritische Bearbeitungssituationen verwendet werden.
Bearbeitungskennzeichen ändern
Vorhandene Kennzeichen können nachträglich bearbeitet werden. Neben einer Änderung der Bezeichnung ist insbesondere die Änderung der Eigenschaft Abrechnungssperre fachlich relevant, weil sie sich auch auf bereits bestehende Kundenzuordnungen auswirkt.
Wird die Sperrwirkung geändert, werden die aktiven Kunden berücksichtigt, denen das Kennzeichen an einer der drei möglichen Positionen zugeordnet ist. Für diese Kunden wird erneut ermittelt, ob mindestens eines ihrer Bearbeitungskennzeichen abrechnungssperrend wirkt. Das beim Kunden geführte Sperrmerkmal wird entsprechend aktualisiert.
Wird ein bereits verwendetes Kennzeichen nachträglich als abrechnungssperrend definiert, betrifft dies somit nicht nur zukünftige Zuordnungen. Auch bereits gekennzeichnete Kunden werden entsprechend als gesperrt geführt.
Bearbeitungskennzeichen in der Kundensuche
Bearbeitungskennzeichen stehen als Filterkriterium für die Kundenauswahl zur Verfügung. Wird ein Kennzeichen ausgewählt, werden Kunden berücksichtigt, bei denen dieses Kennzeichen an einer der drei möglichen Positionen hinterlegt ist. Die konkrete Position der Zuordnung spielt für die Suche keine Rolle.
Dadurch lassen sich Bearbeitungskennzeichen als Grundlage für fachliche Arbeitslisten verwenden. Beispielsweise können alle Kunden ermittelt werden, bei denen derselbe Klärungsbedarf besteht. Die Kennzeichen dienen damit nicht nur der Information im einzelnen Kundendatensatz, sondern unterstützen auch die strukturierte Bearbeitung größerer Kundenbestände.
Unabhängig von einem konkreten Kennzeichen kann die Kundenauswahl außerdem auf Kunden mit einer Abrechnungssperre eingeschränkt werden. Auf diese Weise lassen sich abrechnungskritische Fälle gemeinsam betrachten, auch wenn unterschiedliche Bearbeitungskennzeichen die Sperre ausgelöst haben.
Auswirkung auf die Abrechnung
Die Abrechnungssperre ist die zentrale Steuerungsfunktion der Bearbeitungskennzeichen. Sie ermöglicht, einen Kunden aufgrund eines definierten Bearbeitungszustands von abrechnungsbezogenen Verarbeitungsschritten auszunehmen. So kann verhindert werden, dass eine Abrechnung erfolgt, obwohl ein dafür relevanter Sachverhalt noch nicht abschließend geklärt ist.
Dabei beschreibt das Bearbeitungskennzeichen den fachlichen Grund, während das daraus abgeleitete Sperrmerkmal die technische Wirkung abbildet. Nicht jedes Bearbeitungskennzeichen muss deshalb abrechnungssperrend sein. Kennzeichen können ebenso ausschließlich zur organisatorischen Klassifizierung und späteren Selektion eingesetzt werden.
Bearbeitungskennzeichen löschen
Nicht mehr benötigte Kennzeichen können aus der Verwaltung gelöscht werden. Kann ein Kennzeichen wegen bestehender Verwendungen nicht vollständig entfernt werden, wird es stattdessen als gelöscht gekennzeichnet. Es steht anschließend in der regulären Verwaltung und bei der Auswahl verfügbarer Bearbeitungskennzeichen nicht mehr zur Verfügung.
Damit bleiben bestehende Datenbeziehungen erhalten, während das Kennzeichen für neue Bearbeitungen nicht mehr angeboten wird.
Ein Kennzeichen sollte nur dann gelöscht werden, wenn es künftig grundsätzlich nicht mehr verwendet werden soll. Soll lediglich ein konkreter Bearbeitungsfall abgeschlossen werden, ist die Zuordnung beim betreffenden Kunden zu entfernen.
Empfohlenes Vorgehen in der Praxis
Festlegen, welcher wiederkehrende Sachverhalt mit dem Kennzeichen eindeutig beschrieben werden soll.
Prüfen, ob der Sachverhalt lediglich sichtbar und filterbar sein soll oder ob er zusätzlich eine Abrechnung verhindern muss.
Das Kennzeichen bei den betroffenen Kunden hinterlegen; bei Bedarf können parallel bis zu drei unterschiedliche Sachverhalte gekennzeichnet werden.
Über die Kundensuche gezielt nach dem Kennzeichen oder allgemein nach abrechnungsgesperrten Kunden filtern.
Nach Abschluss des Sachverhalts das Kennzeichen beim Kunden entfernen, damit Kennzeichnung und Sperrstatus den aktuellen Bearbeitungsstand widerspiegeln.
