Mit dem Modul Bestellungen verwalten Sie Bestellungen bei Lieferanten. Eine Bestellung kann unabhängig oder in Verbindung mit einem Auftrag erfasst werden. Neben den eigentlichen Bestellpositionen können unter anderem Lieferant, Mandant, Liefertermin, Vertrags- und Zahlungsbedingungen sowie zusätzliche Texte hinterlegt werden.
Eine Bestellung bildet zugleich den Ausgangspunkt für weitere Vorgänge im Beschaffungsprozess. Zu einer Bestellung können Nachträge, Lieferscheine und Lieferantenrechnungen geführt werden. Darüber hinaus stehen die zugehörigen Dokumente und Mitteilungen sowie Informationen für die Nachkalkulation zur Verfügung.
Ein typischer Ablauf ist:
Bestellung → Lieferschein → Lieferantenrechnung
Übersicht der Bestellungen
Nach dem Aufruf des Moduls wird die Liste der vorhandenen Bestellungen angezeigt. Die Übersicht enthält insbesondere Belegnummer, Belegdatum, Beschreibung, Mandant, Auftrag, Lieferant, Statusdatum sowie Netto- und Bruttosumme.
Ist eine Bestellung einem Auftrag zugeordnet, werden in der Auftragsspalte zusätzlich Informationen zur technischen Anlage angezeigt, soweit diese vorhanden sind.
Kennzeichnung des Bearbeitungszustands
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Die Bestellung befindet sich noch in Bearbeitung. |
| Druck | Für die Bestellung wurde ein endgültiger Beleg erzeugt. |
| Teilweise erledigt | Die Bestellung wurde bereits teilweise weiterverarbeitet. |
| Erledigt | Die Bestellung ist abgeschlossen. |
| Manuell erledigt | Die Bestellung wurde durch den Anwender ausdrücklich abgeschlossen. |
| Inventursperre | Die Bestellung befindet sich in einem inventurbezogenen Sperrzustand. |
| Storniert | Die Bestellung wurde storniert. |
Bestellungen suchen und filtern
Für die Suche stehen unter anderem Belegnummer, Auftragsnummer, Mandant, Sachbearbeiter, Lieferant, Suchtext, Materialnummer sowie ein Von-/Bis-Zeitraum zur Verfügung.
Zusätzlich kann nach den Status Druck, Erledigt, Manuell erledigt, Teilweise erledigt, Inventursperre, Offen und Storniert gefiltert werden. Für Bestellvorschläge stehen außerdem die Optionen Nur Bestellvorschläge und Ohne Bestellvorschläge zur Verfügung.
Beim erstmaligen Aufruf berücksichtigt WAVE standardmäßig die Status Offen, Druck, Inventursperre und Teilweise erledigt. Damit konzentriert sich die Liste zunächst auf Bestellungen, die für die laufende Bearbeitung beziehungsweise Bestandsführung noch relevant sind.
Eine neue Bestellung erfassen
Wählen Sie Neu, um eine Bestellung anzulegen. Eine neue Bestellung wird zunächst mit dem Status Offen angelegt. Das Belegdatum wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Die endgültige Belegnummer wird beim Speichern automatisch aus dem vorgesehenen Nummernkreis erzeugt.
Ist in der Systemkonfiguration eine Standard-Vertragsbedingung hinterlegt, wird diese bei einer neuen Bestellung vorbelegt. Die Option Lagerbuchung ist standardmäßig aktiviert.
Kopfdaten
Mandant
Der Mandant legt fest, für welchen Verband beziehungsweise Betrieb die Bestellung erfolgt. Bei Auswahl eines Auftrags kann WAVE den zugehörigen Mandanten übernehmen.
Auftrag
Eine Bestellung kann einem Auftrag zugeordnet werden. Dadurch wird die Beschaffung mit dem jeweiligen Auftrag verknüpft und kann später in den auftragsbezogenen Auswertungen und in der Nachkalkulation berücksichtigt werden.
Lieferant und Kundennummer
Nach Auswahl des Lieferanten versucht WAVE, die zum Mandanten passende eigene Kundennummer beim Lieferanten zu ermitteln. Außerdem kann die beim Lieferanten hinterlegte Zahlungsbedingung übernommen werden.
Vertrags- und Zahlungsbedingungen
Die Vertragsbedingung gehört zu den Pflichtangaben einer Bestellung. Die Zahlungsbedingung kann aus dem Lieferanten übernommen und bei Bedarf angepasst werden.
Belegdaten
Zu den Belegdaten gehören insbesondere Sachbearbeiter, Belegdatum, automatisch erzeugte Belegnummer, Zahlungsbedingung, gewünschtes Lieferdatum und das Kennzeichen Lagerbuchung.
Bestellpositionen
Auf der Registerkarte Belegpositionen werden die einzelnen Positionen der Bestellung verwaltet. Die Positionssummen bilden die Netto- und Bruttosumme der Bestellung. Bei Änderungen an den Positionen berechnet WAVE die Belegsummen neu.
Beschreibung und weitere Texte
Auf der Registerkarte Beschreibung können Hinweis, Beschreibung und interne Bemerkung hinterlegt werden. Für Bestellungen stehen Textbausteine beziehungsweise Vorlagen des Vorlagentyps Bestellungen zur Verfügung.
Dokumente und Mitteilungen
Nach dem erstmaligen Speichern stehen die Registerkarten Dokumente und Mitteilungen zur Verfügung. Dort werden die mit der Bestellung verbundenen Dokumente und E-Mails verwaltet.
Nachträge
Zu einer Hauptbestellung können Nachtragsbestellungen geführt werden. Nachträge übernehmen wesentliche Angaben der Hauptbestellung, insbesondere Lieferant, Mandant und gegebenenfalls Auftrag. Die Netto- und Bruttosummen der Nachträge werden zusätzlich zur Hauptbestellung ausgewiesen.
Lieferscheine und Rechnungen
Die Registerkarten Lieferscheine und Rechnungen zeigen die zur Bestellung gehörenden Folgebelege. Dadurch lässt sich der Beschaffungsprozess vom Bestellvorgang über die Lieferung bis zur Lieferantenrechnung nachvollziehen.
Nachkalkulation
Ist die Bestellung einem Auftrag zugeordnet, können die zugehörigen Bestellungen und Lieferantenrechnungen in die Nachkalkulation des Vorgangs einbezogen werden.
Bestelldokument erzeugen
Beim Speichern erzeugt WAVE die endgültige Bestellnummer. Wird gleichzeitig ein endgültiges Bestelldokument erzeugt und handelt es sich nicht um einen Entwurf, wechselt eine offene Bestellung in den Status Druck.
Bestellung duplizieren
Über Bearbeiten → Duplizieren kann aus einer vorhandenen Bestellung eine neue Bestellung erzeugt werden. Auftrag und Mandant können für die neue Bestellung festgelegt beziehungsweise angepasst werden. Ein abgeschlossener oder stornierter Auftrag kann nicht als Ziel verwendet werden.
Bestellung als Anfrage duplizieren
Über Duplizieren als Anfrage kann eine bestehende Bestellung als Grundlage für eine neue Lieferantenanfrage verwendet werden.
Bestellung in einen Lieferschein wandeln
Über Wandeln kann aus einer Bestellung ein Lieferant-Lieferschein erzeugt werden. Die Verbindung zur ursprünglichen Bestellung bleibt dabei erhalten.
Bestellung erledigen und stornieren
Über Erledigen kann eine Bestellung manuell abgeschlossen werden. Über Stornieren wird sie storniert. Stornierte Bestellungen bleiben aus Gründen der Nachvollziehbarkeit im System erhalten.
Bestellvorschläge
WAVE kann für Materialien mit zu niedrigem Bestand Bestellvorschläge erzeugen. Bereits vorhandene Bestellungen mit den Status Offen, Druck, Inventursperre oder Teilweise erledigt werden dabei als noch relevante Bestellungen berücksichtigt. Dadurch soll verhindert werden, dass Material erneut vorgeschlagen wird, obwohl bereits eine laufende Bestellung existiert.
Bestellvorschläge werden nach Mandant und Lieferant zusammengefasst. Bei der Mengenermittlung können unter anderem letzter Lieferumfang, Verbrauch, aktueller Bestand, Signalbestand und Gebindegröße berücksichtigt werden.
Status „Inventursperre“
Der Status Inventursperre kennzeichnet eine Bestellung, die im Zusammenhang mit der Lagerinventur vorübergehend gesperrt ist. Der Status dient dazu, bestandswirksame Vorgänge während einer laufenden beziehungsweise noch nicht vollständig abgeschlossenen Inventursituation eindeutig zu behandeln.
Wie wird die Inventursperre gesetzt?
Beim Abschluss einer Inventur wird eine Folgeverarbeitung ausgelöst. Dabei werden unter anderem Lagerwerte neu berechnet und Schreibschutzkennzeichen für Materialkorrekturen gesetzt. Die eigentliche Umschaltung einer Bestellung auf den Belegstatus Inventursperre erfolgt demnach in einer anderen lager- beziehungsweise bestandsbezogenen Verarbeitung, die in den vorliegenden Quellen nicht enthalten ist.
Welche Konsequenzen hat die Inventursperre?
Für die Bestellverwaltung sind folgende Auswirkungen aus dem vorhandenen Quellcode erkennbar:
- Bestellungen mit Inventursperre werden in der Bestellübersicht mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet.
- Der Status kann im Filter ausdrücklich ausgewählt werden.
- Beim erstmaligen Aufruf der Bestellübersicht wird Inventursperre standardmäßig mit angezeigt.
- Bei der automatischen Ermittlung von Bestellvorschlägen gilt eine Bestellung mit Inventursperre weiterhin als laufende beziehungsweise bestandsrelevante Bestellung. Materialien aus solchen Bestellungen werden daher nicht ohne Weiteres erneut als neuer Bestellbedarf vorgeschlagen.
- Die Inventursperre ist damit kein Abschlussstatus wie Erledigt oder Storniert, sondern ein temporärer Sperr- beziehungsweise Zwischenstatus im Zusammenhang mit der Bestandsführung.
Schreibschutz und Bearbeitbarkeit
Bestellungen in den Status Erledigt, Manuell erledigt, Storniert, Druck oder Teilweise erledigt werden in der Erfassungsmaske gesperrt. Zusätzlich führt ein abgeschlossener oder stornierter zugeordneter Auftrag zu einem Schreibschutz.
Für Inventursperre ist in der vorliegenden Präsentationslogik eine besondere Kennzeichnung als gesperrter Zustand vorhanden. Die genaue fachliche Freigabelogik wird jedoch außerhalb der bereitgestellten Bestellkomponente gesteuert.
Export und Listendruck
Die aktuelle Bestellliste kann als CSV exportiert oder gedruckt werden. Die jeweils eingestellten Filterkriterien werden dabei berücksichtigt.
Typischer Arbeitsablauf
- Modul Bestellungen öffnen.
- Neue Bestellung anlegen.
- Bei Bedarf einen Auftrag zuordnen.
- Mandant und Lieferant prüfen.
- Vertrags- und Zahlungsbedingungen festlegen.
- Liefertermin erfassen.
- Bestellpositionen erfassen.
- Bestellung speichern.
- Bestelldokument erzeugen und versenden beziehungsweise drucken.
- Eingehende Lieferungen als Lieferscheine erfassen.
- Lieferantenrechnungen zuordnen.
- Bei auftragsbezogenen Bestellungen die Nachkalkulation prüfen.
Beispiel: Materialbestellung für einen Auftrag
Für einen Reparaturauftrag werden Ersatzteile benötigt. Sie legen eine neue Bestellung an und wählen den Reparaturauftrag aus. WAVE übernimmt soweit vorhanden Mandant und Lieferant. Anschließend erfassen Sie die Ersatzteile und den gewünschten Liefertermin.
Nach dem Speichern erzeugt WAVE die Bestellnummer. Anschließend kann das Bestelldokument erstellt und an den Lieferanten gesendet werden. Beim Wareneingang kann die Bestellung in einen Lieferschein überführt werden. Die spätere Lieferantenrechnung wird ebenfalls mit der Bestellung verknüpft.
Beispiel: Bestellvorschlag
Für ein regelmäßig benötigtes Ersatzteil ist ein Signalbestand hinterlegt. Unterschreitet der Lagerbestand diesen Wert und existiert keine noch relevante Bestellung, kann WAVE einen Bestellvorschlag erzeugen. Eine vorhandene Bestellung im Status Inventursperre wird dabei weiterhin als laufender Vorgang berücksichtigt und verhindert damit eine unnötige Doppelbestellung.
