Anfragen

Das Modul Anfragen dient der Verwaltung und Bearbeitung von Anfragen im Einkaufsprozess. In dieser Übersicht können Benutzer:innen Anfragen erstellen, filtern, bearbeiten, stornieren und verwalten.

Filtermöglichkeiten

Im oberen Bereich steht ein umfassendes Filtersystem zur Verfügung, unterteilt in:

Exklusivfilter

• Belegnummer: Filtert gezielt nach einer bestimmten Anfragebelegnummer.

Kombinationsfilter

• Mandant: Auswahl eines spezifischen Mandanten.

• Sachbearbeiter/-in: Filtert nach der verantwortlichen Person (z. B. „Friebe, Thomas“).

• Lieferant: Auswahl nach Lieferantenkennziffer.

• Suchtext: Freitextsuche innerhalb relevanter Felder.

• Materialnummer: Filtert nach Artikelnummer.

• Von/Bis: Eingrenzung nach einem bestimmten Zeitraum (Datumsauswahl).

Statusfilter (Checkboxen)

• Druck: Zeigt nur gedruckte Anfragen.

• Erledigt / Erledigt, manuell / Erledigt, teilweise: Filtern nach Bearbeitungsstand.

• Inventursperre: Zeigt Anfragen, die aufgrund einer durchgeführten Inventur, gesperrt sind.

• Storniert: Zeigt stornierte Anfragen.

• Offen: Zeigt offene Anfragen (noch nicht vollständig abgeschlossen).

Funktionen und Aktionen

• Neu: Erstellt eine neue Anfrage.

• Bearbeiten: Öffnet den markierten Beleg zur Bearbeitung.

• Bestellvorschlag: Wandelt ausgewählte Anfragen ggf. in Bestellvorschläge um.

• Erledigen: Markiert die Anfrage als abgeschlossen.

• Wandeln: Überführt die Anfrage in eine Bestellunfg (1:1-Kopie).

• Stornieren: Hebt die Anfrage auf.

• Filter löschen: Setzt alle Filter zurück.

• Aktualisieren: Lädt die Übersicht neu, um Änderungen anzuzeigen.

Anfrageübersicht

Die Tabelle listet die gefundenen Anfragen mit folgenden Spalten:

Die Funktion „Bestellvorschläge“ dient dazu, aus vorhandenen Anfragen automatisch Vorschläge für Bestellungen zu generieren. Sie ist ein zentrales Werkzeug im Einkaufsprozess, um Bedarfe effizient in Bestellungen zu überführen. Die ermittelten Bestellvorschläge werden im Modul Bestellungen angezeigt.

Die Errechnung der Bestellvorschläge erfolgt auf Basis der bei den Anfragen hinterlegten Preisen unter Berücksichtigung der Transportkosten und Skontoregelungen. WAVE ermittelt auf dieser Grundlage die preisoptimalen Bestellungen.

Anfragen erfassen und bearbeiten

Die Maske Anfragen erfassen und bearbeiten dient der Erfassung und Verwaltung von Anfragen. Sie gliedert sich in mehrere Abschnitte, beginnend mit den Kopfdaten, gefolgt von weiteren Reitern wie Belegpositionen, Beschreibung, Dokumente und Mitteilungen.

Funktionen in der Symbolleiste

• Übernehmen: Schließt die Erfassung ab und speichert den Beleg, ohne die Maske zu verlassen.

• Speichern: Speichert den aktuellen Bearbeitungsstand.

• Abbrechen: Bricht die Erfassung ab, ohne Änderungen zu übernehmen.

• Beleg: Erstellt eine Anfrage als PDF-Dokument.

Bereich: Kopfdaten

Vertragsverhältnis

• Mandant
  Auswahl des zuständigen Mandanten.

• Lieferant
  Auswahl eines Lieferanten aus dem System. Dieser Eintrag ist erforderlich (Pflichtfeld, rot markiert bei Leereingabe).

• Kundennummer beim Lieferanten
  Optionales Feld zur Angabe der eigenen Kundennummer beim gewählten Lieferanten.

Belegdaten

• Sachbearbeiter/-in
  Der/Die aktuell angemeldete Benutzer/-in wird automatisch vorausgewählt, kann aber geändert werden.

• Belegnummer
  Wird beim Speichern automatisch durch das System generiert.

• Belegdatum
  Das Datum des Belegs – standardmäßig auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt, kann manuell angepasst werden.

Durch Klick auf Positionen erfassen wird zur Detailerfassung der Beleginhalte (Einzelpositionen) übergeleitet.

Positionen erfassen und bearbeiten

Die Maske Position erfassen und bearbeiten wird verwendet, um einzelne Belegpositionen (z. B. Materialien oder Dienstleistungen) innerhalb eines Belegs zu erfassen oder zu ändern.

Sie öffnet sich entweder beim Erfassen einer neuen Position oder beim Bearbeiten einer bestehenden Zeile im Beleg.

Eingabefelder im Überblick

Beschreibung

Im unteren Bereich der Maske kann ein Freitext zur Position hinterlegt werden. Dieser dient als zusätzliche Information für interne oder externe Zwecke (z. B. Ausdruck im Beleg oder zur Dokumentation).

Die Textgestaltung unterstützt einfache Formatierungen (fett, kursiv, unterstrichen, Aufzählungen usw.).

Weitere Aktionen

• Speichern & Neu: Speichert die aktuelle Position und öffnet unmittelbar eine neue leere Eingabemaske zur Erfassung weiterer Positionen.

Hinweise

• Felder mit roter Umrandung sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.

• Die Netto- und Bruttosummen werden automatisch berechnet, sobald die Menge und der Einzelpreis eingegeben sind.

Mitteilungen

Im Reiter Mitteilungen erfolgt durch WAVE eine Protokollierung des Anfrageversands.