Mit dem Mahnwesen in WAVE können überfällige Forderungen systematisch ermittelt und in aufeinanderfolgenden Mahnstufen angemahnt werden. Die Zuordnung zu einer Mahnstufe erfolgt dabei nicht nur auf Ebene des Kunden, sondern auch für die einzelnen offenen Posten.
Dadurch stellt WAVE sicher, dass Forderungen nicht versehentlich mehrfach mit derselben Mahnstufe angemahnt werden und dass bei einem weiteren Mahnlauf grundsätzlich nur die Forderungen berücksichtigt werden, die für die gewählte Mahnstufe vorgesehen sind.
Grundprinzip der Mahnstufen
Die Mahnstufen bilden eine aufeinanderfolgende Mahnkette ab, beispielsweise:
keine Mahnstufe → Mahnstufe 1 → Mahnstufe 2 → Mahnstufe 3
Bei der Erstellung einer Mahnung wird die Mahnstufe der darin berücksichtigten offenen Posten entsprechend fortgeschrieben.
Das bedeutet beispielsweise:
Ein offener Posten, der bisher noch nicht angemahnt wurde, kann in einer Mahnung der Mahnstufe 1 berücksichtigt werden. Nach Erstellung dieser Mahnung befindet sich der offene Posten in Mahnstufe 1.
Wird anschließend ein Mahnlauf für Mahnstufe 2 durchgeführt, kann dieser offene Posten – sofern die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind – erneut berücksichtigt und auf Mahnstufe 2 hochgestuft werden.
Ein erneuter Mahnlauf der Mahnstufe 1 führt dagegen grundsätzlich nicht dazu, dass derselbe offene Posten noch einmal mit Mahnstufe 1 angemahnt wird.
Besonderheit der höchsten Mahnstufe
Für die höchste eingerichtete Mahnstufe gilt eine Besonderheit.
Während WAVE bei den vorhergehenden Mahnstufen grundsätzlich einen Fortschritt von einer Mahnstufe zur nächsten erwartet, können Kunden, die die höchste Mahnstufe bereits erreicht haben, weiterhin in der Vorschau dieser höchsten Mahnstufe berücksichtigt werden.
Damit endet die Mahnverarbeitung nicht allein deshalb, weil keine weitere Mahnstufe mehr vorhanden ist. Offene und weiterhin mahnfähige Forderungen können somit auch nach Erreichen der höchsten Mahnstufe weiterhin berücksichtigt werden.
Voraussetzungen für die Berücksichtigung eines offenen Postens
Damit ein offener Posten tatsächlich auf einer Mahnung erscheint, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein.
Fälligkeit
Der offene Posten muss zum Mahndatum fällig sein. WAVE berücksichtigt dabei zusätzlich die in der Systemkonfiguration hinterlegte Mahntoleranz zur Fälligkeit.
Eine Forderung wird deshalb nicht zwingend unmittelbar am Tag nach ihrer Fälligkeit gemahnt. Ist beispielsweise eine Mahntoleranz hinterlegt, verschiebt sich der frühestmögliche Zeitpunkt für die Berücksichtigung entsprechend.
Maßgeblich ist das im Mahnlauf angegebene Mahndatum.
Mahnstufe des offenen Postens
Die Mahnstufe des offenen Postens darf der vorgesehenen Mahnstufe nicht entgegenstehen.
Bei einem normalen Mahnlauf werden insbesondere offene Posten berücksichtigt, die
- noch keine Mahnstufe besitzen oder
- eine niedrigere Mahnstufe als die aktuell zu erzeugende Mahnung besitzen.
Dadurch wird verhindert, dass ein bereits angemahnter offener Posten bei einem erneuten Lauf derselben Mahnstufe nochmals auf derselben Stufe angemahnt wird.
Für die höchste Mahnstufe gilt die zuvor beschriebene Sonderregel.
Offener Betrag
Ein offener Posten muss noch einen relevanten Restbetrag besitzen. Bereits vollständig ausgeglichene Forderungen werden nicht als Mahnposition übernommen.
Auch der Kunde selbst muss einen positiven Mahnsaldo besitzen, damit er grundsätzlich für die Mahnvorschau berücksichtigt werden kann.
Die Mahnstufe des Kunden
Neben den Mahnstufen der einzelnen offenen Posten führt WAVE eine aktuelle Mahnstufe am Kunden.
Bei einem Mahnlauf für eine bestimmte Mahnstufe werden grundsätzlich die Kunden berücksichtigt, die sich auf der unmittelbar vorhergehenden Stufe befinden.
Für die erste Mahnstufe sind dies entsprechend Kunden, die bislang noch keine Mahnstufe besitzen.
Beispiel:
|
Gewählter Mahnlauf |
bisherige Mahnstufe des Kunden |
|
Mahnstufe 1 |
keine Mahnstufe |
|
Mahnstufe 2 |
Mahnstufe 1 |
|
Mahnstufe 3 |
Mahnstufe 2 |
Nach erfolgreicher Erstellung einer Mahnung wird die Mahnstufe des Kunden auf die neue Mahnstufe gesetzt und die erzeugte Mahnung als letzte Mahnung des Kunden hinterlegt.
Bei der höchsten Mahnstufe können zusätzlich Kunden berücksichtigt werden, die diese höchste Stufe bereits erreicht haben.
Noch nicht abgelaufene Zahlungsfrist einer vorherigen Mahnung
WAVE verhindert, dass ein Kunde erneut gemahnt wird, solange die Zahlungsfrist einer bereits vorhandenen, nicht stornierten Mahnung noch nicht abgelaufen ist.
Hat ein Kunde beispielsweise eine Mahnung mit Zahlungsziel 20.09.2026 erhalten, wird er bei einem Mahnlauf vor Ablauf dieser Frist nicht bereits auf die nächste Mahnstufe gesetzt.
Damit wird sichergestellt, dass dem Kunden die mit der vorherigen Mahnung eingeräumte Zahlungsfrist tatsächlich zur Verfügung steht.
Mahnsperren
Kunden mit einer aktiven Mahnsperre werden vom Mahnlauf ausgeschlossen.
Eine Mahnsperre kann außerdem direkt aus der Mahnvorschau heraus für ausgewählte Kunden gesetzt werden. Die Vorschau wird anschließend aktualisiert, sodass die betreffenden Kunden nicht mehr im aktuellen Mahnlauf berücksichtigt werden.
Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn
- eine Zahlung angekündigt wurde,
- ein Sachverhalt zunächst geklärt werden soll oder
- ein Kunde aus einem anderen Grund vorübergehend nicht gemahnt werden soll.
Mindestmahnbetrag
Für die einzelnen Mahnstufen können Mindestbeträge hinterlegt sein.
Im Mahnlauf steht dafür die Option „Nur über Mindestmahnbetrag“ zur Verfügung. Ist diese Option aktiviert, berücksichtigt WAVE nur Kunden, deren Mahnsaldo den für die betreffende Mahnstufe hinterlegten Mindestbetrag erreicht.
Dabei unterscheidet WAVE zwischen dem regulären Mindestmahnbetrag und dem Mindestbetrag für Schlussrechnungsfälle beziehungsweise nicht mehr aktive Kunden. Auch Standrohrkunden werden bei dieser Prüfung entsprechend der Schlussrechnungslogik behandelt.
Ist die Option nicht aktiviert, kann die Mahnvorschau auch Forderungen unterhalb des Mindestmahnbetrags enthalten. In der Zusammenfassung der Vorschau zeigt WAVE dann zusätzlich an, wie viele Mahnungen beziehungsweise welcher Betrag den Mindestmahnbetrag tatsächlich erreicht.
Kunden mit Lastschrift
Kunden mit einer für den betreffenden Zeitraum gültigen Lastschrift-Bankverbindung werden grundsätzlich nicht in den Mahnlauf aufgenommen.
Der Hintergrund ist, dass Forderungen, die per Lastschrift eingezogen werden sollen, nicht parallel über das reguläre Mahnverfahren verfolgt werden sollen.
Eine Ausnahme besteht für bestimmte offene Rechnungen aus anderen Anwendungsbereichen, die derzeit nicht über die betreffende Lastschrift eingezogen werden. Solche Forderungen können trotz vorhandener Lastschriftverbindung mahnfähig sein.
Mahnvorschau
Vor dem eigentlichen Mahnlauf kann über „Mahnvorschau laden“ geprüft werden, welche Kunden von den aktuellen Einstellungen betroffen sind.
Für die Vorschau werden insbesondere folgende Angaben verwendet:
- Mandant/Verband
- Mahnstufe
- Mahndatum
- Einstellung „Nur über Mindestmahnbetrag“
Die Vorschau zeigt unter anderem die Kundennummer, die aktuelle Mahnstufe, den Namen und die Anschrift des Kunden sowie den aktuellen Saldo und den tatsächlich zu mahnenden Betrag.
Der aktuelle Saldo und der Mahnbetrag müssen dabei nicht identisch sein. Der aktuelle Saldo beschreibt die aktuelle Gesamtsituation des Kundenkontos. Der Mahnbetrag ergibt sich dagegen aus den offenen Posten, die nach den Regeln des Mahnlaufs tatsächlich in die Mahnung einfließen.
Die Mahnvorschau sollte daher vor dem Start eines Mahnlaufs grundsätzlich geprüft werden.
Mahnstufe in der Vorschau zurücksetzen
Über das Kontextmenü der Mahnvorschau kann für ausgewählte Kunden die Funktion „Mahnstufe abstufen“ aufgerufen werden.
Diese Funktion kann beispielsweise erforderlich sein, wenn ein Kunde oder dessen offene Posten erneut in einer niedrigeren Mahnstufe berücksichtigt werden sollen.
Nach der Änderung wird die Mahnvorschau neu geladen.
Insbesondere bei der Frage, warum eine bereits angemahnte Forderung in einem erneuten Lauf derselben Mahnstufe nicht erscheint, sollte zunächst die aktuelle Mahnstufe des Kunden beziehungsweise des offenen Postens geprüft werden.
Mahndatum und Zahlungsfrist
Im Mahnlauf wird ein Mahndatum angegeben. Auf Grundlage der für die ausgewählte Mahnstufe und den Verband hinterlegten Zahlungsfrist ermittelt WAVE automatisch das Datum „Zu zahlen bis“.
Das vorgeschlagene Datum kann im Mahnlauf angepasst werden.
Die Zahlungsfrist ist anschließend auch für weitere Mahnläufe von Bedeutung: Solange die Zahlungsfrist einer bestehenden Mahnung noch nicht abgelaufen ist, wird der Kunde nicht erneut gemahnt.
Zahlungen angerechnet bis
Über das Feld „Zahlungen angerechnet bis“ kann festgelegt werden, bis zu welchem Zeitpunkt Zahlungen bei der Erstellung der Mahnung berücksichtigt werden sollen.
WAVE schlägt hierfür standardmäßig den Vortag vor.
Dieses Datum ist insbesondere für die nachvollziehbare Darstellung auf dem Mahndokument von Bedeutung und sollte vor dem Start des Mahnlaufs kontrolliert werden.
Mahnkosten
Für eine Mahnstufe können Mahnkosten hinterlegt sein. WAVE unterstützt dabei unterschiedliche Arten der Mahngebühr:
- keine Mahngebühr,
- eine feste Mahngebühr oder
- eine vom Forderungsbetrag abhängige Mahngebühr.
Die für die ausgewählte Kombination aus Verband und Mahnstufe hinterlegte Mahngebühr wird im Mahnlauf angezeigt.
Mahnkosten werden nur erzeugt, wenn die Mahnung entsprechende mahnfähige Forderungspositionen enthält.
Verzugszinsen
Sofern dies in der jeweiligen Mahnstufe vorgesehen ist, kann WAVE zusätzlich Verzugszinsen berechnen.
Die Berechnung erfolgt auf Grundlage der offenen Forderung, des für die Mahnstufe hinterlegten Zinssatzes und des relevanten Verzugszeitraums. Bereits vorhandene Mahnkosten und Verzugszinsen werden dabei nicht erneut als Grundlage für weitere Verzugszinsen verwendet.
Ermittelte Verzugszinsen werden als eigene Position in die Mahnung aufgenommen.
Starten des Mahnlaufs
Mit „Start“ wird der eigentliche Mahnlauf durchgeführt.
WAVE ermittelt die betroffenen Kunden und erzeugt für diese die Mahnungen. Dabei werden die mahnfähigen offenen Posten als Mahnpositionen übernommen.
Nach erfolgreicher Erstellung werden unter anderem
- die Mahnung gespeichert,
- die Mahnstufen der betroffenen offenen Posten fortgeschrieben,
- die neue Mahnstufe beim Kunden hinterlegt,
- die Mahnpositionen gespeichert,
- gegebenenfalls Mahnkosten und Verzugszinsen erzeugt und
- die erforderlichen Buchungen angelegt.
Enthält eine vermeintliche Mahnung nach Anwendung aller Regeln keine Mahnpositionen beziehungsweise keinen Mahnbetrag, wird keine Mahnung erzeugt.
Ausgabe der Mahnungen
Für die Ausgabe des Mahnlaufs stehen verschiedene Einstellungen zur Verfügung. Dazu gehören insbesondere die Auswahl der Vorlage sowie die Ausgabe auf Geschäftsbogen oder Blankopapier.
Die erzeugten Dokumente können angezeigt und/oder gedruckt werden. Wird der Druck aktiviert, kann der gewünschte Drucker ausgewählt werden.
Über die Option „Zustelltyp verwenden“ kann bei der Ausgabe zusätzlich der beim Empfänger hinterlegte Zustelltyp berücksichtigt werden.
Einzelne Mahnungen
Neben dem automatischen Mahnlauf können Mahnungen auch einzeln betrachtet beziehungsweise angelegt werden.
Eine Mahnung enthält unter anderem:
- Kunde
- gegebenenfalls Hausanschluss
- aktuellen Saldo
- Mahnstufe
- Mahndatum
- Zahlungsziel
- Datum, bis zu dem Zahlungen berücksichtigt wurden
- gegebenenfalls Sperrtermin
- Kennzeichen „Ohne Mahnkosten/Verzugszinsen“
- die einzelnen Mahnpositionen.
Bei einer neuen Mahnung zeigt WAVE zusätzlich die aktuelle Mahnstufe des Kunden an.
Die Zahlungsfrist wird bei Auswahl von Mahnstufe und Mahndatum anhand der für den Verband hinterlegten Einstellungen vorgeschlagen.
Mahnpositionen
Die einzelnen Forderungen einer Mahnung werden als Mahnpositionen gespeichert.
Zu einer Mahnposition können unter anderem folgende Informationen angezeigt werden:
- Wertstellung
- Belegdatum
- Fälligkeit
- Mahnstufe
- Bezeichnung
- Betrag beziehungsweise offener Betrag.
Damit lässt sich auch nachträglich nachvollziehen, aus welchen Forderungen sich eine Mahnung zusammengesetzt hat.
Stornieren einer Mahnung
Bereits erzeugte Mahnungen können storniert werden.
Beim Storno wird die Mahnung nicht einfach gelöscht, sondern als storniert gekennzeichnet. WAVE führt außerdem die mit der Mahnung verbundenen Verarbeitungsschritte zurück. Dazu gehören insbesondere die Auswirkungen auf die Mahnstufen der betroffenen offenen Posten. Anschließend werden die relevanten Salden und Mahnstufen neu ermittelt.
Für die Stornierung kann ein Wertstellungsdatum angegeben werden.
War mit der Mahnung ein Sperrvorgang verbunden, wird dieser beim Storno ebenfalls berücksichtigt.
Stornierte Mahnungen können über den entsprechenden Filter weiterhin in der Mahnungsliste angezeigt werden.
Mahnkosten separat stornieren
Neben der vollständigen Stornierung einer Mahnung können auch die Mahnkosten einer Mahnung storniert werden.
Dadurch kann die eigentliche Mahnung bestehen bleiben, während lediglich die mit ihr verbundenen Mahnkosten zurückgenommen werden.
Warum erscheint ein offener Posten nicht auf einer Mahnung?
Wenn ein erwarteter offener Posten nicht auf einer Mahnung erscheint, sollten insbesondere folgende Punkte geprüft werden:
- Ist der offene Posten bereits fällig?
Neben dem Fälligkeitsdatum ist eine eventuell konfigurierte Mahntoleranz zu berücksichtigen. - Welche Mahnstufe besitzt der offene Posten bereits?
Ein mit Mahnstufe 1 angemahnter OP wird grundsätzlich nicht erneut in einer normalen Mahnung der Mahnstufe 1 berücksichtigt. - Welche Mahnstufe besitzt der Kunde?
Der Kunde muss grundsätzlich zur vorhergehenden Mahnstufe des aktuellen Mahnlaufs passen. - Ist die Zahlungsfrist einer vorherigen Mahnung bereits abgelaufen?
Solange eine bestehende Mahnung noch nicht fällig ist, erfolgt keine weitere Mahnung. - Besteht eine Mahnsperre?
Kunden mit aktiver Mahnsperre werden nicht berücksichtigt. - Wird der Mindestmahnbetrag erreicht?
Bei aktivierter Option „Nur über Mindestmahnbetrag“ muss der relevante Mahnsaldo den konfigurierten Mindestbetrag erreichen. - Besteht eine Lastschriftvereinbarung?
Kunden mit entsprechender Lastschrift-Bankverbindung werden grundsätzlich vom regulären Mahnlauf ausgeschlossen; für bestimmte Forderungen bestehen Ausnahmen. - Besteht überhaupt noch ein offener Restbetrag?
Vollständig ausgeglichene Positionen werden nicht gemahnt.
Ein Mahnlauf einer bestimmten Mahnstufe wiederholt nicht einfach die vorherige Mahnung. Er ermittelt die Forderungen, die nach ihrer aktuellen Mahnstufe, ihrer Fälligkeit und den weiteren Mahnregeln für genau diesen Mahnlauf vorgesehen sind.
