Mit der Kontoauszugsverarbeitung übernehmen Sie elektronische Bankumsätze in WAVE, ordnen Zahlungen Kunden und offenen Posten zu und verbuchen die Zahlungsvorgänge. WAVE unterstützt dabei sowohl die automatische Erkennung und Verbuchung als auch die manuelle Nachbearbeitung nicht eindeutig zuordenbarer Positionen.
Vom Bankumsatz zur Verbuchung
Der Kontoauszug bildet in WAVE den Rahmen für die importierten Bankbewegungen. Die einzelnen Umsätze werden als Kontoauszugspositionen geführt. Beim Import übernimmt WAVE die von der Bank gelieferten Angaben, ermittelt das betroffene Verbandskonto und versucht anschließend, die einzelnen Positionen fachlich zuzuordnen.
Import und Verbuchung sind bewusst getrennte Arbeitsschritte. Ein erfolgreich eingelesener Bankumsatz ist daher noch nicht zwangsläufig verbucht. Diese Trennung ermöglicht es, die automatische Zuordnung zu kontrollieren und unklare Positionen vor der endgültigen Verarbeitung zu ergänzen.
Bankdatei auswählen und einlesen.
WAVE wertet die Bankdaten und den Verwendungszweck aus.
Nicht eindeutige Positionen werden nachbearbeitet.
Zahlungen werden buchhalterisch verarbeitet und OPs ausgeglichen.
Unterstützte Importformate
Der Zahlungsimport wird über das Menü Zahlungsimport gestartet. WAVE unterscheidet dabei zwischen CAMT.053 und MT940.
| Format | Dateien | Einordnung |
|---|---|---|
| CAMT.053 | XML oder ZIP | XML-basiertes Format für elektronische Kontoauszüge. WAVE akzeptiert einzelne XML-Dateien sowie ZIP-Dateien. |
| MT940 | STA oder MTA | Klassisches strukturiertes Kontoauszugsformat. WAVE verarbeitet Dateien mit den Endungen .sta und .mta. |
Die fachliche Weiterverarbeitung ist unabhängig vom Eingangsformat: Nach dem Einlesen entstehen Kontoauszüge mit den zugehörigen Positionen, auf die anschließend dieselben Zuordnungs- und Verbuchungsregeln angewendet werden.
Import durchführen
Wählen Sie im Menü Zahlungsimport zunächst das Format und anschließend die von Ihrer Bank bereitgestellte Datei. Die Verarbeitung erfolgt als Hintergrundvorgang. Ein Fortschrittsdialog informiert über den laufenden Import. Enthält die Datei mehrere Kontoauszüge, kann WAVE entsprechend mehrere neue Auszüge erzeugen und anschließend zur Bearbeitung öffnen.
WAVE verwendet die im Kontoauszug enthaltene IBAN, um die hinterlegte Bankverbindung und den zugehörigen Verband zu bestimmen. Ist für die IBAN keine passende Verbandsbankverbindung hinterlegt, kann der Import nicht fachlich vervollständigt werden. Eine korrekte Pflege der eigenen Bankverbindungen ist deshalb eine wesentliche Voraussetzung für den Zahlungsimport.
Wichtig: Die IBAN des importierten Kontoauszugs muss einer in WAVE hinterlegten Bankverbindung eines Verbandes zugeordnet werden können. Diese Zuordnung bestimmt den fachlichen und buchhalterischen Kontext der weiteren Verarbeitung.
Kontoauszüge in der Übersicht
Die Kontoauszugsliste zeigt die wesentlichen Eckdaten eines Imports. Dazu gehören Dateiname, Datumsbereich, Anzahl der Positionen, Anzahl der Rücklastschriften, Summe der Umsätze sowie Anfangs- und Schlusssaldo. Beträge und Salden werden als Euro-Werte dargestellt.
Über den Filter können Sie die Liste nach Verband sowie einem Zeitraum von/bis einschränken. Erledigte Kontoauszüge sind standardmäßig ausgeblendet und können über Auch erledigte anzeigen wieder eingeblendet werden. Die gefilterte Liste kann als CSV exportiert oder gedruckt werden.
Kontoauszugspositionen prüfen
Innerhalb eines Kontoauszugs werden die einzelnen Bankumsätze angezeigt. Wichtige Angaben sind Kunde/Konto, Zuordnungsinformation, Betrag, Wertstellung, Belegnummer, Verwendungszweck, Auftraggeber, Zahlungsempfänger und gegebenenfalls Rücklastschriftgebühren. Zusammengehörige Teilpositionen können gruppiert dargestellt werden; normale Positionen erscheinen als Einzelbuchungen.
Standardmäßig konzentriert sich die Positionsliste auf die noch nicht erledigten Umsätze. Zusätzlich können erledigte oder gelöschte Positionen sowie ausschließlich Rücklastschriften angezeigt werden. Eine Textsuche berücksichtigt unter anderem Auftraggeberkonto, Auftraggeber, Buchungstext, Belegnummer, Kundennummer, Kundenname und Verwendungszweck.
Automatische Zuordnung
Bereits beim Vervollständigen des Imports versucht WAVE, Bankumsätze automatisch dem richtigen Kunden zuzuordnen. Bei normalen Zahlungsvorgängen wird insbesondere der Verwendungszweck ausgewertet. Die Suche berücksichtigt dabei mehrere fachliche Identifikationsmerkmale.
| Erkennungsmerkmal | Wirkung |
|---|---|
| Rechnungs-/Belegnummer | Eine erkannte Rechnung kann den Kunden und die Belegnummer der Zahlung bestimmen. Berücksichtigt werden Rechnungen aus unterschiedlichen WAVE-Abrechnungsbereichen. |
| Hausanschlussnummer | Ein eindeutiger Hausanschlussbezug kann zur Ermittlung des zugehörigen Kunden verwendet werden. |
| Kundennummer | Ist eine Kundennummer im Verwendungszweck eindeutig erkennbar, kann WAVE die Position dem Kunden zuordnen. |
| Weitere Zahlungsinformationen | Die Bankdaten der Position und die zum Kunden gespeicherten Informationen können die gefundene Zuordnung zusätzlich stützen. |
Zur Vermeidung von Fehlzuordnungen werden Nummern nicht einfach als beliebige kurze Zeichenfolge gesucht. WAVE berücksichtigt Mindestlängen und prüft die Abgrenzung gefundener Nummern. Führen Treffer zu unterschiedlichen Kunden, wird die Zuordnung nicht blind übernommen. Die Gründe einer automatischen Zuordnung werden an der Position dokumentiert und sind damit für die Nachbearbeitung nachvollziehbar.
Ziel der Automatik: Eindeutig erkennbare Zahlungen sollen ohne manuelle Suche verarbeitet werden können. Mehrdeutige oder unvollständige Zahlungsinformationen bleiben dagegen zur fachlichen Prüfung offen.
Nicht relevante Bankbewegungen
Nicht jede Bewegung eines Bankkontos muss in der WAVE-Zahlungsüberwachung weiterbearbeitet werden. Positionen ohne Kundenzuordnung und mit einem Betrag von null werden nicht als relevante Zahlungsposition behandelt. Darüber hinaus kann eine Blacklist verwendet werden: Stimmt der Auftraggeber einer nicht zugeordneten Position mit einem dort hinterlegten Eintrag überein, kann WAVE diese Position von der weiteren Bearbeitung ausschließen.
Solche Positionen werden nicht einfach aus der importierten Historie entfernt, sondern als nicht weiter zu bearbeitende Positionen gekennzeichnet. Bei Bedarf können gelöschte Positionen über den Positionsfilter sichtbar gemacht werden.
Automatisch verbuchen
Mit Automatisch verbuchen startet WAVE die Verarbeitung der noch offenen, nicht gelöschten Positionen des Kontoauszugs. Vor der eigentlichen Buchung wird die automatische Zuordnung erneut angewendet. Damit können zwischenzeitlich ergänzte Stammdaten oder nun erkennbare Zahlungsinformationen berücksichtigt werden.
Eine Position wird nur dann vollständig verarbeitet, wenn die für den jeweiligen Buchungsfall benötigte Zuordnung vorhanden ist. Kundenbezogene Zahlungen erzeugen die entsprechenden Zahlungs- und OP-Bezüge; Positionen mit einem Finanzbuchhaltungskonto werden als Sachkontenvorgänge verarbeitet. Erfolgreich verarbeitete Positionen werden als erledigt gekennzeichnet.
Nach der Verbuchung stößt WAVE für die betroffenen Kunden den Ausgleich der offenen Posten erneut an und aktualisiert damit die Zahlungszuordnung und Kundensalden. Ist eine Online-Finanzbuchhaltung angebunden, werden die erzeugten Belegbuchungen anschließend auch für die Übertragung an die Finanzbuchhaltung angestoßen.
Wann ist der gesamte Kontoauszug erledigt?
Nach der Verarbeitung prüft WAVE, ob noch eine nicht erledigte und nicht gelöschte Position vorhanden ist. Erst wenn keine solche Position mehr existiert, wird auch der Kontoauszug selbst als erledigt gekennzeichnet. Ein erledigter Kontoauszug ist schreibgeschützt.
Manuelle Zuordnung und OP-Verrechnung
Kann WAVE eine Position nicht eindeutig zuordnen, kann sie manuell bearbeitet werden. Dabei lassen sich insbesondere ein Kunde oder ein Finanzbuchhaltungskonto festlegen. Bei einer Kundenzuordnung zeigt WAVE den aktuellen Kundensaldo an. Für kundenbezogene Positionen können außerdem konkrete offene Posten ausgewählt werden, mit denen die Zahlung verrechnet werden soll.
Eine manuelle OP-Auswahl wird bei der Verbuchung berücksichtigt und dokumentiert. Damit kann beispielsweise eine Zahlung gezielt auf bestimmte Forderungen verteilt werden, wenn eine automatische Verrechnung fachlich nicht gewünscht oder aufgrund des Verwendungszwecks nicht eindeutig möglich ist.
Positionen aufteilen
Enthält ein einzelner Bankumsatz Zahlungen für unterschiedliche Sachverhalte, kann die Position aufgeteilt werden. WAVE erzeugt dafür eine zusätzliche Teilposition und übernimmt wesentliche Bankinformationen wie Auftraggeber, Auftraggeberkonto, Buchungstext, Verwendungszweck und Wertstellung. Sie tragen für die neue Teilposition den gewünschten Teilbetrag und die fachliche Zuordnung ein.
Der Betrag der ursprünglichen Position wird um den Teilbetrag reduziert. Beide Positionen werden über eine gemeinsame Positionsgruppe zusammengehalten. Auf diese Weise bleibt erkennbar, dass mehrere Buchungen aus demselben ursprünglichen Bankumsatz entstanden sind. Rücklastschriften können nicht über diese Funktion aufgeteilt werden.
Bereits verbuchte Positionen umbuchen
Für bereits erledigte Positionen steht die Funktion Umbuchung zur Verfügung. Sie dient dazu, eine bereits verarbeitete Zahlung fachlich neu zuzuordnen. Als Ziel können – abhängig vom Vorgang – Kunde, Zahlungskonto beziehungsweise Finanzbuchhaltungskonto verwendet werden. Die Umbuchung ist damit von der Bearbeitung einer noch offenen Position zu unterscheiden: Sie korrigiert eine bereits erfolgte Verarbeitung.
Rücklastschriften
Rücklastschriften werden bei der Kontoauszugsverarbeitung gesondert behandelt. WAVE versucht, den zurückgegebenen Lastschriftvorgang zu erkennen und die ursprüngliche Verrechnung so zurückzusetzen, dass die zugrunde liegenden Forderungen wieder korrekt offenstehen. Aus der Differenz zwischen dem ursprünglichen Lastschriftbetrag und der Rückbelastung können Rücklastschriftgebühren ermittelt werden.
Für Rücklastschriftgebühren verwendet WAVE die für den jeweiligen Verband und den Zeitpunkt gültige Kostenartzuordnung. Die Gebühr kann als eigene Kundenforderung und Kontobewegung entstehen. Für betroffene Kunden kann außerdem eine Rücklastinformation erzeugt werden. Beim Speichern eines Kontoauszugs mit noch zu verarbeitenden, einem Kunden zugeordneten Rücklastschriften bietet WAVE die Erstellung dieser Information im Zusammenhang mit der Verarbeitung an.
Die Kontoauszugsmaske zeigt die Anzahl der Rücklastschriften an. Sind Rücklastschriften vorhanden, kann die Rücklastinformation außerdem separat als Dokument ausgegeben werden.
Lastschrift- und Gutschriftläufe erkennen
Neben einzelnen Kundenzahlungen erkennt WAVE auch Bankpositionen, die zu zuvor in WAVE erzeugten Lastschrift- oder Gutschriftläufen gehören. Stimmen insbesondere Wertstellung, Bankbezug und Gesamtsumme mit einem noch nicht verbuchten Lauf überein, können die zugehörigen Lastschrift- beziehungsweise Gutschriftbuchungen gemeinsam verarbeitet werden. Die Kontoauszugsposition wird anschließend als erledigt gekennzeichnet.
Verarbeitung rückgängig machen
Eine erledigte Kontoauszugsposition kann über Wiederaufnehmen erneut geöffnet werden. WAVE beschränkt sich dabei nicht auf das Zurücksetzen einer Statusanzeige, sondern berücksichtigt auch die bereits erzeugten Zahlungs- und OP-Bezüge. Die vorherige Verarbeitung wird fachlich zurückgenommen und die Position steht anschließend wieder zur Bearbeitung zur Verfügung.
Ist lediglich der gesamte Kontoauszug als erledigt gekennzeichnet, kann auch dieser wiederaufgenommen werden. Danach kann die Bearbeitung fortgesetzt werden. Diese Funktionen sollten gezielt zur Korrektur bereits verarbeiteter Vorgänge eingesetzt werden.
Beachten Sie: Das Wiederaufnehmen einer verbuchten Position hat buchhalterische Auswirkungen. Verwenden Sie die Funktion nicht nur, um Daten anzusehen, sondern ausschließlich, wenn die bestehende Verarbeitung tatsächlich korrigiert werden soll.
Unvollständig verarbeitete Kontoauszüge
Bleiben nach der Bearbeitung offene Positionen zurück, betrachtet WAVE den Kontoauszug weiterhin als nicht vollständig verarbeitet. Für solche Kontoauszüge kann WAVE automatisch eine Wiedervorlage Nicht vollständig importierter Kontoauszug erzeugen. Die Wiedervorlage verweist auf den betreffenden Kontoauszug und macht damit sichtbar, dass noch eine Nachbearbeitung erforderlich ist.
Bei der Neuberechnung werden die entsprechenden offenen Wiedervorlagen aktualisiert. Sobald keine offenen, nicht gelöschten Positionen mehr vorhanden sind, besteht auch kein Anlass mehr für diesen Hinweis. Voraussetzung für die Erzeugung ist, dass der betreffende Wiedervorlagegrund aktiv ist.
Empfohlene Arbeitsweise
Zusammengefasst: Die Kontoauszugsverarbeitung verbindet elektronische Bankdaten mit Kundenkonten, offenen Posten und der Finanzbuchhaltung in WAVE. CAMT.053 und MT940 werden in eine einheitliche interne Verarbeitung überführt. WAVE versucht zunächst, Zahlungen anhand der verfügbaren Informationen sicher zuzuordnen. Eindeutige Positionen können automatisch verbucht werden; unklare Fälle bleiben kontrollierbar und können manuell ergänzt, aufgeteilt oder später korrigiert werden.
