Offene Posten

Verwaltung, Verrechnung und Ausgleich in WAVE

Was ist ein offener Posten?

Ein offener Posten repräsentiert einen kundenbezogenen Betrag, der in die Zahlungsüberwachung einbezogen wird. Forderungen werden grundsätzlich mit einem positiven Betrag geführt. Zahlungen, Gutschriften oder andere entlastende Buchungen können als negative Beträge auftreten.

Zu einem offenen Posten gehören unter anderem folgende Informationen:

• OP-Nummer,
• Datum,
• Fälligkeitsdatum,
• Sachkonto,
• Belegnummer,
• Kategorie,
• Abrechnungsbereich,
• Betrag,
• Restsaldo / Offen,
• Status,
• Mahnstufe,
• Zahlungssperre und gegebenenfalls deren Enddatum,
• Text und interne Hinweise.

Anzeige der offenen Posten beim Kunden

Die OP-Liste kann im Kontext eines Kunden, einer Rechnung, eines Kontoauszugs oder anderer fachlicher Vorgänge angezeigt werden. Je nach Aufruf stehen unterschiedliche Filter- und Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung.

In der normalen Kundenansicht werden insbesondere folgende Spalten angezeigt:

Filter in der Kunden-OP-Liste

Die OP-Liste kann unter anderem nach folgenden Kriterien eingeschränkt werden:

• Status,
• Geschäftsjahr,
• OPs vor Rechnungsabschluss ausschließen,
• im Mahnkontext zusätzlich: zukünftig fällige OPs anzeigen.

Wird nach einem Geschäftsjahr gefiltert, berücksichtigt WAVE den Geschäftsjahreszeitraum des jeweiligen Verbandes. Für ältere, nicht in den Zeitraum fallende Bewegungen kann ein automatischer Vortrag eingeblendet werden, damit der Saldo des ausgewählten Geschäftsjahres nachvollziehbar bleibt.

Übergreifende Auswertung offener Posten

Zusätzlich zur kundenbezogenen OP-Liste steht eine verbandsübergreifende bzw. kundenübergreifende Auswertung zur Verfügung. Diese gruppiert die Ergebnisse nach Kunde und zeigt neben den einzelnen OPs auch den aktuellen Kundensaldo.

Der Filter unterstützt insbesondere:

• Mandant / Verband,
• Datum von / bis,
• Fälligkeitsdatum von / bis,
• Kundennummer von / bis,
• Betrag mit Vergleichsoperator,
• aktueller Kundensaldo mit Vergleichsoperator,
• Zahlungssperre,
• OPs vor Jahresabschluss ausschließen,
• nur Kunden mit Ausgleichspotential,
• sämtliche relevanten OP-Status.

Die Ergebnisliste weist sowohl die Summe der ursprünglichen OP-Beträge als auch die Summe der noch offenen Restsalden aus.

Nur Kunden mit Ausgleichspotential

Dieser Filter sucht gezielt Kunden, bei denen gleichzeitig offene positive und offene negative Restsalden vorhanden sind und der aktuelle Kundensaldo nicht 0 ist. Solche Kunden sind besonders interessant, weil bei ihnen grundsätzlich Verrechnungspotential vorhanden sein kann.

Status eines offenen Postens

WAVE unterscheidet mehrere Status, die den Bearbeitungsstand oder eine Sperre ausdrücken:

Die Status werden in den Listen durch Symbole unterstützt. Automatisch erledigte OPs erhalten beispielsweise ein Erledigt-Symbol, manuell erledigte einen eigenen Hinweis und ausgebuchte OPs eine gesonderte Kennzeichnung.

Buchungssperren und Mahnsperren

Buchungssperren verhindern, dass ein OP in den normalen automatischen Ausgleich einbezogen wird. Die automatische Verrechnung prüft deshalb bei jeder möglichen Paarung, ob einer der beiden OPs eine Buchungssperre trägt. Ist dies der Fall, wird diese Paarung verworfen.

Mahnsperren haben eine andere Funktion. Sie verhindern die normale Mahnverarbeitung, schließen den OP aber nicht grundsätzlich aus jeder Verrechnung aus. Wird ein OP mit Mahnsperre verrechnet, bleibt die Mahnsperre erhalten, anstatt den Status ohne Weiteres durch „Erledigt automatisch“ oder „Erledigt manuell“ zu ersetzen.

Zahlungssperre

Zusätzlich zum OP-Status kann eine Zahlungssperre gesetzt werden. WAVE unterscheidet dabei insbesondere Varianten mit und ohne Auszahlung.

Eine Zahlungssperre kann dauerhaft oder mit einem Enddatum hinterlegt werden. Wird nur ein zukünftiges Enddatum angegeben, ohne einen expliziten Sperrentyp auszuwählen, verwendet WAVE als Standard eine Zahlungssperre mit Auszahlung.

Ist das gespeicherte Enddatum einer Zahlungssperre bereits abgelaufen, wird die Sperre bei der Bearbeitung des OP zurückgenommen.

Offenen Posten bearbeiten

Die wichtigsten Stamminformationen eines OP sind nicht frei änderbar. Datum, OP-Nummer, Sachkonto, Belegnummer, Betrag, Restsaldo und Status werden in der Detailansicht nur angezeigt.

Bearbeitet werden können dagegen – abhängig von der Systemkonfiguration – insbesondere:

• Fälligkeitsdatum,
• Abrechnungsbereich,
• Kategorie,
• Text,
• Mahnstufe,
• Zahlungssperre,
• Zahlungssperre bis,
• Guthabenauszahlung,
• interner Hinweis.

Wird der Text eines OP verändert, merkt sich WAVE bei der ersten Änderung den ursprünglichen Text. Wesentliche Änderungen werden außerdem protokolliert.

Automatische Verrechnung – Grundprinzip

Die Verrechnung läuft kundenbezogen. WAVE betrachtet also die OPs eines Kunden und versucht, positive und negative Posten nach einer festgelegten fachlichen Reihenfolge einander zuzuordnen.

Die automatische Verrechnung kann systemweit deaktiviert sein. In diesem Fall wird der OP-Status aus der angebundenen Finanzbuchhaltung übernommen und WAVE führt selbst keine eigene OP-Verrechnung durch.

Welche OPs nehmen am automatischen Ausgleich teil?

Vor der eigentlichen Verrechnung werden die Kandidaten eingeschränkt:

• Gelöschte OPs werden nicht verwendet.
• OPs mit Buchungssperre werden nicht in die automatische Ausgleichsmenge übernommen.
• Bei einem vorgegebenen Stichtag werden nur OPs berücksichtigt, deren OP-Datum nicht nach diesem Stichtag liegt.
• OPs müssen hinsichtlich Hausanschluss und Abrechnungsbereich miteinander kompatibel sein.

Hausanschluss

Sind bei beiden OPs Hausanschlüsse hinterlegt, dürfen die OPs nur dann miteinander verrechnet werden, wenn es sich um denselben Hausanschluss handelt.

Abrechnungsbereich

Sind bei beiden OPs keine Abrechnungsbereiche hinterlegt, ist eine Verrechnung grundsätzlich möglich. Sobald mindestens einer der beiden OPs einen Abrechnungsbereich besitzt, müssen die Abrechnungsbereiche übereinstimmen.

 Neuverrechnung und Zurücksetzen bestehender Ausgleiche

Bei einer Neuberechnung kann WAVE bereits vorhandene automatische Verrechnungen zunächst zurücksetzen. Dabei wird nicht pauschal jede historische Verrechnung gelöscht.

Standardmäßig werden Verrechnungen vor allem für OPs zurückgesetzt, deren Datum nach dem letzten Monatsultimo liegt. Eine erzwungene vollständige Neuberechnung kann diesen zeitlichen Schutz aufheben.

Beim Zurücksetzen gelten zusätzliche Schutzregeln:

• OPs mit Buchungssperre werden nicht zurückgesetzt.
• Manuell erledigte OPs bleiben unangetastet.
• Ausbuchungen bleiben erhalten.
• Mahnsperren werden nicht einfach in einen normalen offenen Status umgewandelt.
• Je nach Systemeinstellung können auch bereits automatisch erledigte OPs von einer erneuten automatischen Verrechnung ausgenommen werden.

Für die betroffenen OPs wird der Restsaldo anschließend neu aus den noch bestehenden Verrechnungen berechnet.

Reihenfolge der automatischen Verrechnung

Die Reihenfolge ist fachlich wichtig. WAVE versucht nicht sofort, jeden negativen Posten gegen die älteste positive Forderung zu verrechnen. Spezifische Zusammenhänge werden zuerst ausgewertet; erst danach erfolgt eine allgemeinere Restverrechnung.

Nach jeder Stufe stehen bereits ausgeglichene OPs für die nachfolgenden Stufen nicht mehr als normale Ausgleichskandidaten zur Verfügung.

Stufe 1 – Explizite Ausgleichs-OPs

WAVE kann besondere Ausgleichsposten erkennen, deren Text ausdrücklich auf einen anderen OP verweist. Diese Posten enthalten sinngemäß einen Hinweis wie „Ausgleichs-OP für …“.

Zur Zuordnung sucht WAVE rückwärts nach dem passenden Ziel-OP. Dabei werden sowohl dessen Text als auch dessen OP-Nummer zur Erkennung herangezogen. Ist der passende OP gefunden und sind die Abrechnungsbereiche kompatibel, werden beide Posten miteinander verrechnet.

Diese Stufe hat eine hohe Priorität, weil der Ausgleichs-OP bereits ausdrücklich für einen bestimmten anderen OP erzeugt wurde.

Stufe 2 – Stornoverrechnung

Stornobuchungen sollen möglichst mit dem dazugehörigen ursprünglichen OP ausgeglichen werden. WAVE verwendet hierfür mehrstufige Vergleichskriterien.

Die interne Prüfung unterscheidet sinngemäß drei Genauigkeitsstufen:

• besonders stark: gleicher Betrag und gleiches Sachkonto,
• stark: gleicher Betrag,
• schwach: weiter gefasste Zuordnung, wenn die eindeutigeren Kriterien nicht greifen.

Wird ein eindeutiger Stornopartner gefunden, werden beide OPs miteinander verrechnet und als automatisch erledigt behandelt. WAVE übernimmt dabei soweit erforderlich auch die Belegnummernbeziehung.

Stufe 3 – Rücklastschriftverrechnung

Rücklastschriften werden gesondert behandelt. Die automatische Verrechnung versucht, eine Rücklastschrift mit den aus der ursprünglichen Lastschrift resultierenden OP-Beziehungen in Verbindung zu bringen.

Damit wird ein Rücklastschriftfall nicht wie eine beliebige neue Forderung oder Zahlung behandelt, sondern zunächst auf den vorhergehenden Lastschriftzusammenhang zurückgeführt.

Stufe 4 – Abschlagsausgleich

Auch Abschläge besitzen einen besonderen fachlichen Zusammenhang. WAVE versucht deshalb vor der allgemeinen Verrechnung, Abschlagsausgleichsposten den dazugehörigen Abschlags-OPs zuzuordnen.

Dies ist insbesondere bei Jahres- oder Schlussabrechnungen wichtig, in denen bereits geleistete Abschläge mit der neuen Forderung verrechnet werden.

Stufe 5 – Lastschriftverrechnung

Bei Lastschriften kennt WAVE die Beziehung zwischen der Lastschrift und den OPs, für die diese Lastschrift ursprünglich vorgesehen war. Diese Beziehung wird bei der automatischen Verrechnung bevorzugt ausgewertet.

Dadurch wird ein eingezogener Betrag möglichst denjenigen Forderungen zugeordnet, für die der Einzug erzeugt wurde, bevor eine allgemeine Verrechnung mit anderen OPs erfolgt.

Stufe 6 – Rechnungsverrechnung

Bei Rechnungsbeziehungen versucht WAVE, zusammengehörende Rechnungs- bzw. Ausgleichsposten gezielt zu verrechnen. Damit werden fachlich verbundene Posten bevorzugt behandelt.

Diese Stufe greift vor der allgemeinen Verrechnung und trägt dazu bei, dass beispielsweise aus einer Rechnung und einer dazugehörigen Gegen- oder Korrekturbuchung keine unnötig offenen Restposten entstehen.

Stufe 7 – Verrechnung bei Zwischensaldo 0 €

Diese Stufe ist konfigurationsabhängig. Ist sie aktiviert, betrachtet WAVE die OPs in ihrer Reihenfolge und bildet fortlaufend einen Zwischensaldo aus den noch nicht ausgeglichenen Restsalden.

Wird innerhalb eines zusammenhängenden Abschnitts ein Zwischensaldo von exakt 0 € erreicht, versucht WAVE die darin enthaltenen positiven und negativen OPs miteinander auszugleichen.

Ausgeschlossen sind dabei unter anderem:

• OPs mit Buchungssperre,
• bereits ausgeglichene OPs,
• OPs mit Rechnungsabschlusskennzeichen,
• Paarungen mit nicht passendem Hausanschluss oder Abrechnungsbereich.

Im Verrechnungsprotokoll wird eine solche Zuordnung mit einem Hinweis auf den Zwischensaldo von 0 € gekennzeichnet.

Stufe 8 – Verrechnung nach Kontoprioritäten

Ist beim Verband die Verwendung von Kontoprioritäten aktiviert, kann WAVE Zahlungen zusätzlich anhand einer hinterlegten Kontenreihenfolge verteilen.

Diese Logik arbeitet mit dem zum Stichtag gültigen Kontenplan. Dabei werden insbesondere das Forderungskonto und das Überzahlungskonto des Kontenplans berücksichtigt.

Ablauf

1. Zahlungen und Überzahlungen untereinander prüfen.
   Noch nicht ausgeglichene Posten auf Forderungs- bzw. Überzahlungskonten werden zunächst darauf geprüft, ob sie sich gegenseitig ausgleichen können.
2. Prioritätenliste abarbeiten.
   Danach wird die beim Verband hinterlegte Kontoprioritätenliste in ihrer Reihenfolge durchlaufen.
3. Nur zeitlich davor liegende OPs berücksichtigen.
   Für die Zahlung werden zunächst die OPs betrachtet, die in der OP-Reihenfolge vor der Zahlung liegen.
4. Sachkonto vergleichen.
   Ein OP wird nur dann in dieser Prioritätsstufe berücksichtigt, wenn sein Sachkonto zum aktuell betrachteten Prioritätskonto passt.
5. Verrechnung durchführen.
   Sobald die Zahlung vollständig ausgeglichen ist, wird die Suche für diese Zahlung beendet.

Stufe 9 – Gutschriftverrechnung

Gutschriften werden vor der ganz allgemeinen Restverrechnung gesondert behandelt. Dadurch kann eine Gutschrift bevorzugt mit passenden Forderungen zusammengeführt werden, bevor sie als frei verfügbare negative Position in die allgemeine Verrechnung gelangt.

Für bestimmte allgemeine Ausgleichsentscheidungen kennt WAVE außerdem eine zeitliche Nähe von 30 Tagen. Liegen die Fälligkeiten zweier OPs innerhalb dieses Zeitraums, können sie – abhängig vom jeweiligen Verrechnungsschritt – als zeitlich nahe Ausgleichskandidaten gelten.

Stufe 10 – Allgemeine Restverrechnung

Nachdem alle spezielleren Beziehungen geprüft wurden, versucht WAVE die verbliebenen offenen negativen Posten gegen noch offene positive Posten zu verrechnen.

Die Verrechnungsordnung ist konfigurierbar. WAVE arbeitet dabei mit Verrechnungsgruppen und zwei wesentlichen Verrechnungsweisen:

• Zahlung nach Forderung: Die zeitlich frühere Position muss die positive Forderung sein. Die Zahlung liegt damit zeitlich nach der Forderung.
• Offene OPs: Die Prüfung ist zeitlich weniger restriktiv und betrachtet noch offene positive und negative OPs allgemein.

In der äußeren Verarbeitung werden vorrangig negative Beträge, also Zahlungen bzw. entlastende OPs, als Ausgangspunkt betrachtet. Passende positive Forderungen werden entsprechend der konfigurierten Verrechnungsordnung gesucht.

Vollausgleich und Teilausgleich

Entscheidend für jede konkrete Paarung sind die aktuellen Restsalden beider OPs.

Vollausgleich

Ergeben die beiden Restsalden zusammen exakt 0, werden beide OPs vollständig ausgeglichen. Der Verrechnungsbetrag entspricht dem absoluten Restsaldo des Ziel-OP.

Sofern keine Mahnsperre erhalten bleiben muss, erhalten beide OPs den neuen Erledigt-Status. Bei der automatischen Verrechnung ist dies Erledigt automatisch, bei der manuellen Verrechnung Erledigt manuell.

Teilausgleich

Haben die beiden OPs unterschiedliche absolute Restbeträge, kann – abhängig von der Systemkonfiguration – ein Teilausgleich erfolgen.

Beispiel:

Die Zahlung ist danach vollständig ausgeglichen. Die Forderung bleibt mit 40,00 € offen.

Systemeinstellung „automatisch nur vollständig verrechnen“

Ist diese Einstellung aktiv, nimmt die automatische Verrechnung grundsätzlich nur Vollausgleiche vor. Manuelle Verrechnungen dürfen weiterhin Teilausgleiche erzeugen.

Eine wichtige Ausnahme gilt, wenn die Summe der in den aktuellen Verrechnungslauf einbezogenen OP-Beträge insgesamt 0 € ergibt: In diesem Fall hebt WAVE die Beschränkung auf reine Vollausgleiche für diesen Lauf auf, damit die Gesamtheit der OPs vollständig aufgelöst werden kann.

Automatische Verrechnung manuell anstoßen

In der OP-Liste steht die Aktion Automatisch verrechnen zur Verfügung. Sie stößt die Neuberechnung für den betroffenen Kunden an.

Wird die OP-Liste aus dem Kontext einer Rechnung geöffnet, ermittelt WAVE den zugehörigen Kunden über das Debitorenkonto der Rechnung. Andernfalls wird der im OP-Filter bzw. in der Kundenansicht ausgewählte Kunde verwendet.

Nach Abschluss der Berechnung wird die Liste neu geladen, sodass die geänderten Restsalden und Status unmittelbar sichtbar sind.

Manuell verrechnen

Über Manuell verrechnen können ausgewählte OPs gezielt miteinander ausgeglichen werden. Dazu müssen mindestens zwei geeignete OPs ausgewählt sein.

OPs mit Buchungssperre oder Rechnungsabschluss können nicht für die normale manuelle Verrechnung verwendet werden. In der kundenübergreifenden Auswertung ist eine manuelle Verrechnung außerdem nur innerhalb desselben Kunden möglich.

Bei der manuellen Verrechnung kann ein Beschreibungstext angegeben werden. Dieser wird im Verrechnungsprotokoll gespeichert.

Im Unterschied zur automatischen Verrechnung sind Teilausgleiche bei einer manuellen Verrechnung grundsätzlich zulässig. Wenn nur einer der beiden OPs einen Abrechnungsbereich besitzt, kann dieser bei einem manuellen Vollausgleich auf den anderen OP übernommen werden.

Verrechnung löschen / OP wieder aufnehmen

Bereits vorhandene Verrechnungen können – soweit die fachlichen Voraussetzungen erfüllt sind – wieder gelöscht werden. Dabei wird der OP auf Offen zurückgeführt und die zugehörige Verrechnungsbeziehung entfernt.

Vorhandene manuelle oder automatische Verrechnungen werden dabei protokolliert. Anschließend berechnet WAVE die Restsalden der betroffenen OPs neu.

Schreibgeschützte OPs aus einem Rechnungsabschluss können nicht auf diesem Weg neu verrechnet werden.

Ausbuchen eines offenen Postens

Über Ausbuchen kann ein verbleibender Restsaldo fachlich ausgebucht werden. Hierfür öffnet WAVE einen Dialog mit folgenden Angaben:

• Datum,
• Konto,
• Hinweis.

Die Ausbuchung erzeugt einen Gegen- bzw. Ausgleichsposten in Höhe des noch offenen Restsaldos. Zusätzlich wird eine entsprechende Ausgleichsbuchung erzeugt. Der ursprüngliche OP und der Ausgleichsposten werden miteinander verrechnet.

Der Status wird auf Erledigt Ausbuchung gesetzt, soweit der OP zuvor im normalen offenen Status war. Auch die zugehörige Kontobewegung wird erzeugt.

Umbuchung auf einen anderen Kunden

Offene OPs können auf einen anderen Kunden umgebucht werden, sofern sie den dafür vorgesehenen Voraussetzungen entsprechen. Die Umbuchung steht nur für offene, nicht schreibgeschützte OPs zur Verfügung.

WAVE unterscheidet dabei zwei grundsätzliche Vorgehensweisen:

Umbuchung ohne Gegenbuchung

Noch nicht exportierte, offene OPs können in bestimmten Fällen direkt von einem Kunden auf einen anderen verschoben werden. Voraussetzung ist unter anderem, dass keine unzulässige Verknüpfung mit Rechnung oder Mahnung besteht.

WAVE erzeugt beim alten Kunden eine entsprechende Kontobewegung, verschiebt den OP zum neuen Kunden, erzeugt dort eine neue Kontobewegung und passt auch die zugehörige OP-Buchung an. Soweit vorhanden, wird auch die Zuordnung einer Kontoauszugsposition zum neuen Kunden aktualisiert.

Umbuchung mit Gegenbuchung

Kann oder soll ein OP nicht direkt verschoben werden, wird beim bisherigen Kunden ein Ausgleichsposten erzeugt. Dieser gleicht den bisherigen OP aus. Beim neuen Kunden wird anschließend ein neuer OP mit einer neuen OP-Nummer angelegt. Dazu werden passende Kontobewegungen und Buchungen erzeugt.

Damit bleibt die Umbuchung auf beiden Kunden nachvollziehbar.

Verrechnung und Historie

Die Detailansicht eines OP enthält eine eigene Registerkarte Verrechnung. Dort werden die OPs angezeigt, mit denen der aktuelle Posten verrechnet wurde. Anstelle des ursprünglichen Betrags steht in dieser Ansicht der jeweilige Teilbetrag der Verrechnung im Vordergrund.

Zusätzlich steht eine Registerkarte Historie zur Verfügung. Dort können Verrechnungs- und Änderungsinformationen nachvollzogen werden.

Das OP-Verrechnungsprotokoll enthält unter anderem:

• OP-Nr. 1,
• OP-Nr. 2,
• Aktion / Verrechnungsgrund,
• Beschreibung,
• Teilbetrag,
• Zeitpunkt und Bearbeiter.

Auch das Löschen einer Verrechnung wird protokolliert.

Änderungshistorie

Wesentliche manuelle Änderungen an einem OP werden ebenfalls protokolliert, beispielsweise:

• Status,
• Text,
• Abrechnungsbereich,
• Kategorie,
• Zahlungssperre,
• Zahlungssperre bis,
• Fälligkeitsdatum,
• Mahnstufe,
• Kennzeichen Guthabenauszahlung.

Online-Finanzbuchhaltung und OP-Synchronisation

Ist eine Finanzbuchhaltung direkt an WAVE angebunden, kann die OP-Liste bei Bedarf mit den aktuellen Daten der Finanzbuchhaltung aktualisiert werden.

Die Aktion Aktualisieren FiBu stößt den Abruf der offenen Posten für den betreffenden Kunden an.

Eine besondere Systemkonfiguration kann vorgeben, dass die OPs vollständig durch die angebundene Finanzbuchhaltung geführt werden. In diesem Fall sind verschiedene WAVE-eigene Bearbeitungsfunktionen deaktiviert, insbesondere:

• Ausbuchen,
• manuell verrechnen,
• automatisch verrechnen,
• Verrechnung löschen,
• bestimmte OP-Felder ändern.

Dadurch wird verhindert, dass WAVE parallel zur führenden Finanzbuchhaltung einen abweichenden OP-Stand erzeugt.

Bedeutung für die Mahnung

Für Mahnungen werden grundsätzlich noch offene bzw. entsprechend gesperrte OPs berücksichtigt. Der Restsaldo ist dabei entscheidend.

Bei teilweise ausgeglichenen Rechnungen oder Abschlägen kann WAVE für die Darstellung auf der Mahnung den vollständigen ursprünglichen Rechnungs- bzw. Abschlagszusammenhang berücksichtigen, obwohl einzelne OPs bereits teilweise verrechnet wurden.

Zukünftig fällige OPs werden im Mahnkontext standardmäßig nicht berücksichtigt, sofern sie nicht ausdrücklich eingeblendet werden. Zusätzlich wird die für Mahnungen konfigurierte tolerierte Fälligkeit berücksichtigt.

Ändert sich die Mahnstufe eines Kunden, können die betroffenen offenen OPs entsprechend aktualisiert werden. Anschließend wird der Mahnsaldo des Kunden neu berechnet.

Vorträge und Geschäftsjahre

Wird eine OP-Liste für ein bestimmtes Geschäftsjahr angezeigt, kann WAVE einen automatischen Vortrag erzeugen. Dieser Vortrag fasst die Beträge und Restsalden der nicht abgeschlossenen OPs vor Beginn des ausgewählten Geschäftsjahres zusammen.

Der Vortrag wird als künstlicher Listeneintrag am Beginn der OP-Liste dargestellt und dient der Nachvollziehbarkeit des Anfangssaldos.

Der Vortrag ist nicht mit einem normalen, frei bearbeitbaren OP gleichzusetzen.

Bereinigung sehr alter OPs

WAVE ist darauf ausgelegt, sehr alte offene Postendatensätze nicht unbegrenzt in voller Detailtiefe vorzuhalten. Für bereits abgeschlossene OPs mit Rechnungsabschluss wird eine Zehnjahresgrenze verwendet.

Bei der Bereinigung werden die alten OPs eines Kunden zunächst saldenmäßig zu einem Vortrag zusammengefasst. Anschließend werden die nicht mehr benötigten Verknüpfungen zu Lastschriften, Mahnungen, Verrechnungen, OP-Protokollen und Buchungen bereinigt und die alten OP-Datensätze entfernt.

Dadurch bleibt der finanzielle Vortrag erhalten, ohne dass sämtliche technischen Detailbeziehungen sehr alter abgeschlossener OPs dauerhaft fortgeschrieben werden müssen.

Beispiele zur automatischen Verrechnung

Beispiel 1: Rechnung und vollständige Zahlung

Beide Restsalden ergeben zusammen 0 €. WAVE erzeugt eine Vollverrechnung über 120,00 €. Beide OPs sind danach vollständig ausgeglichen.

Beispiel 2: Teilzahlung

Wenn Teilausgleiche zugelassen sind, wird die Zahlung mit 50,00 € vollständig verbraucht. Die Rechnung verbleibt mit 70,00 € offen.

Beispiel 3: Automatisch nur Vollausgleich

Ist die Option „automatisch nur vollständig verrechnen“ aktiv, bleibt die Paarung 120,00 € / -50,00 € bei der automatischen Verrechnung zunächst unverrechnet. Eine manuelle Verrechnung kann dagegen weiterhin einen Teilausgleich erzeugen.

Beispiel 4: Mehrere OPs mit Gesamtsaldo 0 €

Die Summe der betrachteten OPs beträgt 0 €. Deshalb darf WAVE in diesem Verrechnungslauf auch dann Teilausgleiche bilden, wenn die Systemeinstellung grundsätzlich nur Vollausgleiche vorsieht. So können beide Forderungen vollständig gegen die Zahlung aufgelöst werden.

Beispiel 5: Unterschiedlicher Abrechnungsbereich

Eine Forderung über 100,00 € gehört zum Abrechnungsbereich A, eine Zahlung über -100,00 € zum Abrechnungsbereich B. Trotz identischem Betrag werden die OPs nicht automatisch miteinander verrechnet, weil die Abrechnungsbereiche nicht übereinstimmen.

Beispiel 6: Buchungssperre

Eine offene Forderung trägt eine Buchungssperre. Eine passende Zahlung liegt vor. Die automatische Verrechnung überspringt die gesperrte Forderung. Erst nach Aufhebung der Buchungssperre kann sie in einen normalen Verrechnungslauf einbezogen werden.

Fehlersuche: Warum wurde ein OP nicht automatisch verrechnet?

Prüfen Sie die folgenden Punkte in dieser Reihenfolge:

1. Ist die WAVE-eigene OP-Verrechnung aktiviert?
   Bei führender externer FiBu kann die interne Verrechnung vollständig deaktiviert sein.
2. Ist der OP schreibgeschützt?
   OPs mit Rechnungsabschluss sind von verschiedenen Bearbeitungs- und Neuverrechnungsfunktionen ausgeschlossen.
3. Liegt eine Buchungssperre vor?
   Buchungssperren verhindern die automatische Verrechnung.
4. Passen die Vorzeichen?
   Zwei positive oder zwei negative Restsalden können nicht gegeneinander ausgeglichen werden.
5. Passen Hausanschluss und Abrechnungsbereich?
   Unterschiedliche Zuordnungen können eine Verrechnung verhindern.
6. Ist die automatische Verrechnung auf Vollausgleiche beschränkt?
   Dann werden ungleich hohe positive und negative Restbeträge nicht automatisch teilverrechnet.
7. Ist der OP bereits in einer anderen Verrechnung gebunden?
   Bereits vollständig ausgeglichene OPs werden in späteren Verrechnungsstufen übersprungen.
8. Greift eine speziellere Zuordnung?
   Lastschrift, Storno, Rechnung oder Kontopriorität können die Reihenfolge verändern.
9. Liegt der OP außerhalb des betrachteten Stichtags?
   OPs nach einem für die Berechnung vorgegebenen Stichtag werden nicht berücksichtigt.
10. Wurde eine automatische Verrechnung absichtlich nicht neu aufgebaut?
    Die Systemeinstellung zur Unterdrückung automatischer Neuverrechnung kann bereits erledigte OPs schützen.

Empfehlungen für die Praxis

• Automatische Verrechnung bevorzugen: Nutzen Sie die manuelle Verrechnung vor allem für begründete Ausnahmefälle.
• Sperren bewusst einsetzen: Buchungssperren beeinflussen den Ausgleich direkt, Mahnsperren dagegen primär die Mahnverarbeitung.
• Abrechnungsbereiche konsistent pflegen: Fehlende oder falsche Zuordnungen sind eine häufige Ursache für unerwartete Nichtverrechnungen.
• Kontoprioritäten dokumentieren: Eine geänderte Reihenfolge kann das Ergebnis der automatischen Verteilung von Zahlungen deutlich verändern.
• Verrechnungshistorie nutzen: Prüfen Sie bei Unklarheiten zuerst die Registerkarten Verrechnung und Historie.
• Ausbuchungen begründen: Hinterlegen Sie einen aussagekräftigen Hinweis und das vorgesehene Ausbuchungskonto.
• Online-FiBu beachten: Klären Sie, ob WAVE oder die externe Finanzbuchhaltung führend für den OP-Status ist.
• Nach größeren Änderungen neu berechnen: Nach Korrekturen an Sperren, Bereichen oder Kontoprioritäten kann ein erneuter automatischer Ausgleich sinnvoll sein.