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Offene Posten (kurz OPs) sind Buchungen in der Finanzbuchhaltung, die noch nicht vollständig ausgeglichen wurden. Sie entstehen immer dann, wenn eine Forderung oder Verbindlichkeit besteht, also z. B. nach dem Erfassen einer Rechnung, die noch nicht bezahlt wurde, oder einer Zahlung, die noch keiner Rechnung zugeordnet werden konnte.
In einem Offene-Posten-Verzeichnis werden alle noch offenen und ausgeglichenen Forderungen gegenüber Kunden übersichtlich dargestellt. Das Ziel ist es, jederzeit nachvollziehen zu können, welche Beträge noch ausstehen, wann diese fällig werden und ob eventuell bereits Mahn- oder Zahlungssperren aktiv sind.
1. Übersicht aufrufen
Im oberen Bereich befindet sich das Hauptmenü mit den Modulen Auftragsabrechnung, Verbrauchsabrechnung, Hausanschlussverwaltung und Technische Anlagen. Für die Offenen Posten wird das Modul Administration geöffnet.
Auf der linken Seite befindet sich das Navigationsmenü. Dort wird unter der Kategorie Finanzbuchhaltung über den Menüpunkt Offene Posten die Übersicht der offenen Posten aufgerufen.
Welche Module und Menüpunkte sichtbar sind, richtet sich nach den gebuchten Modulen und den vergebenen Nutzerrechten.
1.1. Funktionen
Ergänzend zu den Standardfunktionen stehen in diesem Bereich nachstehende Funktionen zur Verfügung:
| Aktionen | |
| Buchungssperre, Abrechnungsperiode | Sperrt den Posten in der aktuellen Abrechnungsperiode für Verrechnungen und Änderungen. In dieser Periode darf der Posten nicht verrechnet oder geändert werden. |
| Buchungssperre, permanent | Sperrt Buchungen dauerhaft für den Posten. Der Posten bleibt endgültig gesperrt und kann nicht mehr bearbeitet oder ausgeglichen werden. |
| Mahnsperre, Abrechnungsperiode | Sperrt den Posten in der aktuellen Abrechnungsperiode für Mahnungen. In dieser Periode wird der Posten nicht gemahnt. |
| Mahnsperre, permanent | Verhindert Mahnungen dauerhaft. Der Posten bleibt dauerhaft von Mahnungen ausgeschlossen. |
| Mahn- und Buchungssperre, Abrechnungsperiode | Sperrt sowohl Mahnungen als auch Buchungen für die aktuelle Abrechnungsperiode. In dieser Periode können weder Mahnungen erstellt noch Buchungen vorgenommen werden. |
| Mahn- und Buchungssperre, permanent | Sperrt dauerhaft Mahnungen und Buchungen. Der Posten bleibt vollständig blockiert – weder Mahnungen noch Buchungen sind mehr möglich. |
| Mahn-/Buchungssperre aufheben | Hebt bestehende Sperren wieder auf. Der Posten wird wieder freigegeben und kann erneut gemahnt oder bebucht werden. |
| Ausbuchen | Entfernt den offenen Posten aus den aktiven Forderungen. Der Posten gilt als erledigt und erscheint nicht mehr in der Offene-Posten-Liste. |
| Manuell verrechnen | Gleicht die derzeit ausgewählten Posten manuell mit Zahlungen bzw. Gutschriften ab. Die aktuell markierten Posten werden, soweit möglich, miteinander verrechnet. Der Benutzer führt den Ausgleich selbst durch, ohne automatische Verrechnung. |
| Wiederaufnehmen | Stellt einen zuvor abgeschlossenen oder ausgebuchten Posten wieder her. Der Posten wird wieder in die Offene-Posten-Verwaltung aufgenommen. |
|
Kunde öffnen |
Öffnet den Kunden zum aktuell ausgewählten Posten. Ermöglicht direkten Zugriff auf die Kundendetails aus der Offene-Posten-Ansicht. |
1.2. Suche und Filter
Über die Filter können offene Posten gezielt eingeschränkt oder kombiniert angezeigt werden. So lassen sich beispielsweise nur bestimmte Kunden, Zeiträume oder Buchungssperren betrachten. Die Auswahl wird automatisch auf die darunterliegende Liste angewendet.
Kombinationsfilter
Mit dem Kombinationsfilter können mehrere Bedingungen gleichzeitig gesetzt werden. Die folgenden Felder stehen zur Verfügung:
| Mandant | Legt fest, für welchen Verband die offenen Posten angezeigt werden. |
| Datum, von / bis | Begrenzen den Zeitraum anhand des Buchungs- bzw. Wertstellungsdatums der Posten. |
| Fälligkeitsdatum, von / bis | Zeigt Posten, deren Fälligkeit innerhalb des gewählten Zeitraums liegt. |
| Kundennummer, von / bis | Filtert nach einzelnen oder aufeinanderfolgenden Kundennummern. |
| Aktueller Saldo / Betrag | Begrenzung der Anzeige entweder nach aktuellem Kundensaldo oder nach Postenbetrag. |
Weitere Filteroptionen
| Nur Kunden mit Ausgleichspotential | Zeigt Kunden, bei denen ein Saldoausgleich zwischen offenen Soll- und Habenposten möglich ist. „Ausgleichspotential“ bezeichnet den Saldo-Spielraum, bei dem sich Buchungen eines Kunden verrechnen lassen. Das kann z. B. entstehen, wenn ein Kunde sowohl offene Rechnungen (Soll-Posten) als auch Gutschriften oder Überzahlungen (Haben-Posten) hat. Beispiel: Offene Rechnung: 1 000 € (Soll) - Gutschrift: – 800 € (Haben) → Es verbleibt ein Restsaldo von 200 €. |
| Zahlungssperre | Zeigt Kunden, bei denen mindestens ein offener Posten mit Zahlungssperre vorhanden ist. Diese Posten werden im automatischen Zahlungslauf nicht berücksichtigt, bis die Sperre aufgehoben wird. |
| OPs vor letztem Jahresabschluss ausschließen | Blendet alle offenen Posten aus, die vor dem letzten Jahresabschluss entstanden sind. Es bleiben nur Posten nach dem letzten Abschluss sichtbar. |
| Offen | Zeigt alle noch nicht ausgeglichenen Posten. |
| Erledigt, manuell / automatisch / Ausbuchung | Zeigt bereits erledigte Posten, unterschieden nach der Art der Erledigung (manuell, automatisch oder durch Ausbuchung). |
| Buchungssperre (Abrechnungsperiode / permanent) | Zeigt Posten, die durch eine Abrechnungs- oder dauerhafte Buchungssperre blockiert sind. |
| Mahnsperre (Abrechnungsperiode / permanent) | Blendet Posten ein, die von einer temporären oder dauerhaften Mahnsperre betroffen sind. |
| Mahn- und Buchungssperre | Zeigt Posten, die sowohl von einer Mahn- als auch Buchungssperre betroffen sind. |
1.3. Liste
In der Übersichtsliste werden die dem System bekannten offenen Posten als Liste dargestellt.
Die Tabelle listet alle offenen Posten gruppiert nach Kunden auf. Jeder Kunde erscheint als Gruppenüberschrift mit einer Zusammenfassung seines aktuellen Saldos, darunter folgen die einzelnen Buchungen (Posten).
Spaltenübersicht
| Kundennummer / Name | Zeigt die eindeutige Kundennummer und den Namen des Kunden an. |
| Nummer | Eindeutige OP-Nummer des offenen Postens im System. |
| Datum | Das Buchungs- bzw. Wertstellungsdatum des Postens. Dieses Datum kann vom Beleg- bzw. Erstellungsdatum abweichen. |
| Zahlungssperre bis | Zeigt an, bis wann der Posten für Zahlungen gesperrt ist. |
| Sachkonto | Hauptbuchkonto, dem der Posten in der Finanzbuchhaltung zugeordnet ist. |
| Text | Kurze Beschreibung oder Zusatzinformation zum Posten; |
| Betrag | Gesamtbetrag des Postens – also der ursprüngliche Forderungs- oder Gutschriftswert. |
| Offen | Aktuell noch nicht ausgeglichener Betrag des Postens. Wenn der Posten teilweise bezahlt oder verrechnet wurde, ist hier nur der Rest zu sehen. |
| Fällig am | Datum, an dem der Posten fällig wird – also der Tag, ab dem eine Zahlung erwartet wird. |
Symbole
Links vom Posten geben folgende Symbole Auskunft über den Status des jeweiligen Postens:
| Erledigt, automatisch | Der Posten wurde automatisch ausgeglichen, z. B. durch eine eingegangene Zahlung, die systemseitig zugeordnet wurde. Der Posten ist vollständig bezahlt und abgeschlossen. |
| Zahlungssperre | Für diesen Posten ist eine Zahlungssperre aktiv, sodass er nicht im automatischen Zahlungslauf berücksichtigt wird. Zahlungen sind für diesen Posten gesperrt. |
| Erledigt, manuell | Der Posten wurde manuell als erledigt markiert, etwa durch eine manuelle Verrechnung oder Korrektur. Der Posten wurde manuell abgeschlossen. |
| Buchungssperre, Abrechnungsperiode | In der aktuellen Abrechnungsperiode sind keine Buchungen auf diesen Posten erlaubt. Buchungen in dieser Periode sind gesperrt. |
| Mahnsperre, Abrechnungsperiode | Für diesen Posten ist das Mahnwesen in der aktuellen Abrechnungsperiode deaktiviert. Posten wird vorübergehend nicht gemahnt. |
| Mahn- und Buchungssperre, Abrechnungsperiode | Sowohl Mahnungen als auch Buchungen sind in der aktuellen Abrechnungsperiode gesperrt. Keine Mahnungen und keine Buchungen möglich. |
| Erledigt, ausgebucht | Der Posten wurde ausgebucht, also aus den aktiven Forderungen entfernt. Der Posten gilt als endgültig abgeschlossen. |
| Mahn- und Buchungssperre, permanent | Dauerhafte Sperre: Weder Mahnungen noch Buchungen sind für diesen Posten jemals mehr möglich. Der Posten bleibt dauerhaft blockiert. |
Wenn der Mauszeiger kurz auf einem Symbol verbleibt, zeigt WAVE eine kleine Erklärung zum jeweiligen Symbol an. So lässt sich schnell erkennen, was das Symbol bedeutet.
