Die Auswertung Erzeugte Buchungen zeigt die in WAVE erzeugten Buchungen für die Finanzbuchhaltung. Sie dient dazu, Buchungen zu kontrollieren, für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung bereitzustellen und den Verarbeitungsstatus einzelner Buchungen nachzuvollziehen oder bei Bedarf zurückzusetzen.
Eine Buchung kann aus mehreren Buchungspositionen bestehen. In diesem Fall wird sie in der Liste über mehrere Zeilen dargestellt. Angaben, die für die gesamte Buchung gelten – beispielsweise Datum, Belegnummer, Kunde/Lieferant und Buchungstext – werden nur in der ersten Zeile angezeigt. Die nachfolgenden Zeilen enthalten die weiteren Buchungspositionen derselben Buchung.
Buchungen filtern
Mit dem Kombinationsfilter oberhalb der Liste kann die Anzeige auf die benötigten Buchungen eingeschränkt werden. Die gewählten Filterbedingungen werden miteinander kombiniert.
Mandant
Beschränkt die Auswertung auf Buchungen des ausgewählten Mandanten. Abhängig von den Benutzerberechtigungen kann die Auswahl zusätzlich auf den eigenen Mandanten bzw. die zugehörige Mandantengruppe begrenzt sein.
Von / Bis
Grenzt die Buchungen anhand des Buchungsdatums ein. Von berücksichtigt Buchungen ab dem angegebenen Datum, Bis Buchungen bis einschließlich des angegebenen Datums.
Buchungskonto
Filtert nach dem Buchungskonto oder Sammelkonto. Die Eingabe wird als Beginn der Kontonummer ausgewertet.
KNR/LNR
Filtert nach Kunden- oder Lieferantennummer. Auch hier wird die Eingabe als Beginn der Nummer ausgewertet.
Nicht Übertragene
Ist diese Option aktiviert, werden nur Buchungen angezeigt, die noch nicht als erledigt gekennzeichnet sind. Um auch bereits verarbeitete Buchungen anzuzeigen, deaktivieren Sie die Option.
Angaben in der Buchungsliste
Die Buchungen werden nach Buchungsdatum sortiert. Innerhalb eines Datums erfolgt die weitere Sortierung nach Belegnummer, Kundennummer, OP-Nummer und Kontonummer.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Datum | Buchungsdatum. |
| Belegnummer | Belegnummer der Buchung bzw. des zugrunde liegenden Belegs. |
| Kunde/Lieferant | Kunden- oder Lieferantennummer. |
| Buchungstext | Buchungstext der Buchung. |
| OP-Nummer | Nummer des zugehörigen offenen Postens, sofern vorhanden. |
| Sollkonto | Konto auf der Sollseite der Buchung. |
| Habenkonto | Konto auf der Habenseite der Buchung. |
| Betrag | Betrag der jeweiligen Buchungsposition. |
WAVE berücksichtigt bei der Anzeige von Soll- und Habenkonto die Buchungsrichtung. Sammelkonto und Buchungskonto werden entsprechend der jeweiligen Soll-/Haben-Konstellation dargestellt.
Statussymbole
Links neben den Buchungen können Statussymbole erscheinen. Das Schlosssymbol kennzeichnet eine gesperrte Buchung (=Übertragung an die FiBu läuft oder wurde versucht). Das grüne Häkchen kennzeichnet eine erledigte Buchung.
Erledigte Buchungen werden bei aktiviertem Filter Nicht Übertragene nicht mehr angezeigt.
Buchung anzeigen
Mit Anzeigen oder durch einen Doppelklick auf eine Buchungsposition öffnen Sie die Detailansicht. Die Daten werden dort ausschließlich zur Information angezeigt und können in dieser Auswertung nicht geändert werden.
Im Bereich Beleg werden Mandant, Belegdatum, Kundennummer, Fälligkeit, Belegnummer und Buchungstext angezeigt. Der Bereich Finanzbuchhaltung enthält unter anderem den Erstellungs- und Übertragungszeitpunkt, das Buchungsdatum, den Bankbezug, die OP-Nummer, den Steuerschlüssel, Konto und Sammelkonto sowie den Betrag der Buchungsposition und den Gesamtbetrag der Buchung.
Über die Registerkarte Journal kann die Historie der Buchung nachvollzogen werden.
Buchungen erledigen
Mit Erledigen können eine oder mehrere markierte Buchungen manuell als verarbeitet gekennzeichnet werden. Vor der Ausführung fordert WAVE eine Bestätigung an.
Beim Erledigen setzt WAVE die betroffenen Buchungen gleichzeitig auf erledigt und gesperrt. Der Vorgang wird im Journal protokolliert. Bei aktiviertem Filter Nicht Übertragene verschwinden die Buchungen anschließend aus der Liste.
Buchungen entsperren
Mit Entsperren kann der Verarbeitungsstatus markierter Buchungen zurückgesetzt werden. WAVE entfernt dabei sowohl die Kennzeichnung gesperrt als auch erledigt. Der Vorgang wird ebenfalls im Journal protokolliert.
Die Buchung gilt danach wieder als nicht erledigt und kann erneut in den weiteren Verarbeitungsprozess einbezogen werden.
DATEV-Export
Mit DATEV-Export werden Buchungen entsprechend dem aktuell gesetzten Filter in eine DATEV-konforme CSV-Datei ausgegeben. Berücksichtigt werden der Mandant, die Kunden-/Lieferantennummer, der Zeitraum, das Buchungskonto und die Einstellung Nicht Übertragene.
Die ausgewählten Buchungen werden mandantenweise verarbeitet. Für jeden enthaltenen Mandanten erzeugt WAVE eine eigene DATEV-Datei. Als Zeitraum des Buchungsstapels verwendet WAVE das früheste und das späteste Buchungsdatum der jeweils exportierten Buchungen.
Die DATEV-Datei enthält die einzelnen Buchungspositionen. Dabei werden unter anderem Betrag, Soll-/Haben-Kennzeichen, Kunden- bzw. Sammelkonto, Gegenkonto, Buchungsdatum, Belegnummer und Buchungstext übertragen.
Nach erfolgreicher Erzeugung der DATEV-Dateien werden genau die tatsächlich exportierten Buchungen als erledigt und gesperrt gekennzeichnet. Dadurch werden sie bei aktiviertem Filter Nicht Übertragene nicht erneut für denselben Export angeboten.
DATEV-Export mit zusammengefassten Buchungen
WAVE verfügt zusätzlich über eine Logik für zusammengefasste DATEV-Buchungen. Dabei werden Buchungspositionen nach Mandant, Sammelkonto, Buchungskonto und Buchungsrichtung gruppiert; die Beträge der passenden Positionen werden summiert.
Bei dieser Form des Exports wird für den Buchungssatz ein zusammenfassender WAVE-Buchungstext verwendet. Nach der Ausgabe werden die Buchungen, die den verwendeten Filterbedingungen entsprechen, als erledigt und gesperrt gekennzeichnet.
Buchungen übertragen
Mit Buchungen übertragen wird ein eigener Dialog geöffnet. Dort werden ein Stichtag und die Option Zusammenfassen festgelegt. Nach der Bestätigung übergibt die Oberfläche genau diese beiden Angaben an die eingerichtete WAVE-Funktion zur Buchungsübertragung und lädt die Auswertung anschließend neu.
Die vorliegenden Quelltexte der Auswertung und von WaveServiceBuchung enthalten jedoch nicht die Implementierung der aufgerufenen Servicefunktion ExportBuchungen(stichtag, zusammenfassen). Deshalb lässt sich aus diesen Dateien nicht belastbar dokumentieren, welche Buchungen beim allgemeinen Übertragen anhand des Stichtags ausgewählt werden, wie die Option Zusammenfassen dort im Einzelnen wirkt und zu welchem Zeitpunkt diese Buchungen als erledigt oder gesperrt gekennzeichnet werden.
Die oben beschriebene DATEV-Logik ist davon zu unterscheiden: Für den DATEV-Export ist im vorliegenden Quellcode nachvollziehbar, welche Buchungen ausgewählt, wie Dateien erzeugt und wie die exportierten Buchungen anschließend als erledigt und gesperrt gekennzeichnet werden.
Liste exportieren und drucken
Die Funktionen unter Exportieren dienen ausschließlich zur Ausgabe der angezeigten Auswertung. Mit CSV-Export kann die Liste als CSV-Datei ausgegeben werden; mit Drucken wird eine Druckausgabe erzeugt. Die aktuell gesetzten Filter werden dabei berücksichtigt.
Diese Funktionen sind nicht mit der Übergabe an die Finanzbuchhaltung zu verwechseln. Sie verändern den Verarbeitungsstatus der Buchungen nicht.
Mehrere Buchungen bearbeiten
Für Funktionen wie Erledigen und Entsperren können mehrere Zeilen markiert werden. Über Alles markieren werden die aktuell geladenen Einträge ausgewählt; mit Markierung aufheben wird die Auswahl entfernt.
Da eine Buchung aus mehreren Buchungspositionen bestehen kann, können mehrere markierte Zeilen zu derselben Buchung gehören. Für die Statusänderung verwendet WAVE die zugehörige Buchung.
Typischer Arbeitsablauf
- Aktivieren Sie Nicht Übertragene, wenn nur noch offene Buchungen angezeigt werden sollen.
- Grenzen Sie die Buchungen bei Bedarf nach Mandant, Zeitraum, Buchungskonto oder Kunden-/Lieferantennummer ein.
- Prüfen Sie die Buchungen in der Liste. Öffnen Sie auffällige Buchungen über Anzeigen oder per Doppelklick.
- Nutzen Sie bei Bedarf das Journal, um bereits ausgeführte Statusänderungen nachzuvollziehen.
- Übergeben Sie die Buchungen über die für Ihr System vorgesehene Finanzbuchhaltungsfunktion oder verwenden Sie den DATEV-Export.
- Wurde eine Buchung irrtümlich als erledigt bzw. gesperrt gekennzeichnet, kann sie über Entsperren wieder freigegeben werden.
Hinweis zu mehrzeiligen Buchungen
Wenn Datum, Belegnummer, Kunde/Lieferant und Buchungstext nur in der ersten Zeile einer Buchung stehen, handelt es sich nicht um fehlende Daten. Die darunterliegenden Zeilen sind weitere Buchungspositionen derselben Buchung. WAVE unterdrückt die wiederholte Anzeige der gemeinsamen Angaben bewusst, damit zusammengehörige Positionen leichter erkennbar sind.
