Kontenpläne

Einrichtung und Verwendung in WAVE

Aufgabe des Kontenplans

WAVE führt selbst keine vollständige Finanzbuchhaltung, erzeugt jedoch aus den fachlichen Vorgängen Buchungen und offene Posten und stellt diese für die weitere Verarbeitung bzw. Übergabe an eine Finanzbuchhaltung bereit. Damit WAVE bei einem Geschäftsvorgang die richtigen Konten bestimmen kann, müssen die Kontierungsregeln je Verband bzw. Mandant eingerichtet werden.

Die Kontenplankonfiguration hat unter anderem Einfluss auf:

• Forderungs-, Erlös- und Aufwandskonten,
• Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonten bzw. die zugehörigen Steuerschlüssel,
• Konten für Überzahlungen und deren Umbuchung,
• Bankbezüge,
• Kostenstellen und Kostenträger,
• die Kontierung von Verbrauchsabrechnungen, Aufträgen und Hausanschlüssen,
• die Kontierung allgemeiner Kosten,
• die automatische Verrechnung offener Posten nach Kontoprioritäten,
• die Auswertung von Summen und Salden sowie
• den DATEV-Export.

Zeitliche Gültigkeit

Kontenpläne und viele Kontenzuordnungen sind mit Gültig ab und optional Gültig bis versehen. Dadurch kann die Kontierung zu einem Stichtag geändert werden, ohne bereits erzeugte oder historische Buchungen umzudeuten.

Bei der Buchungserzeugung sucht WAVE den für den jeweiligen Verband und das maßgebliche Buchungs- bzw. Belegdatum gültigen Kontenplan. Auch Buchungskonten und Bankbezüge werden anhand ihres Gültigkeitsintervalls ausgewählt.

Änderung zum Jahreswechsel

Soll die Kontierung beispielsweise ab dem 1. Januar eines neuen Jahres geändert werden, empfiehlt sich, die bisherige Zuordnung mit einem entsprechenden Gültig bis zu beenden und eine neue Zuordnung mit Gültig ab 1. Januar anzulegen. Dadurch bleiben Buchungen des Vorjahres weiterhin der bisherigen Kontierung zugeordnet.

Verband und allgemeine FiBu-Einstellungen

Die Kontenplankonfiguration wird einem Verband zugeordnet. Zusätzlich zu den eigentlichen Konten werden verbandsbezogene Einstellungen gespeichert, die die Kontenbestimmung und die Übergabe an die Finanzbuchhaltung beeinflussen.

Dazu gehören insbesondere:

• Kontenbestimmung – steuert, wie die fachlichen Kontierungskriterien bei der Auswahl eines Buchungskontos berücksichtigt werden.
• Einsatz der Kontopriorität – bestimmt, ob die hinterlegte Kontoprioritätenliste beim automatischen Ausgleich offener Posten verwendet wird.
• DATEV-Beraternummer,
• DATEV-Mandantennummer und
• DATEV-Sachkontenlänge.

Diese Einstellungen gelten verbandsbezogen und sollten mit der tatsächlich eingesetzten Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.

Der zentrale Kontenplan

Der zentrale Kontenplan enthält grundlegende Konten und Steuerschlüssel, die nicht nur einem einzelnen Fachvorgang zugeordnet sind. Er wird anhand des Verbandes und des jeweiligen Stichtags ermittelt.

Steuerschlüssel

Für die unterschiedlichen Mehrwertsteuerausprägungen können getrennte FiBu-Schlüssel hinterlegt werden. WAVE unterscheidet dabei Umsatzsteuer und Vorsteuer und berücksichtigt die jeweilige Steuerart bei der Buchungserzeugung.

Typischerweise werden getrennte Schlüssel für folgende Fälle benötigt:

• ohne Umsatzsteuerausweis,
• reduzierter Steuersatz,
• voller Steuersatz,
• entsprechende Vorsteuerfälle.

Bei der Erzeugung einer Buchungsposition wird der passende Steuerschlüssel aus dem zum Buchungsdatum gültigen Kontenplan übernommen. Dies ist beispielsweise bei allgemeinen Kosten oder bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen relevant.

Zentrale Buchungskonten

Der Kontenplan enthält außerdem zentrale Konten, unter anderem für:

• Forderungen,
• Überzahlungen und
• Standrohrkautionen.

Forderungs- und Überzahlungskonto spielen zusätzlich bei der automatischen Verrechnung offener Posten eine Rolle. WAVE kann hierdurch erkennen, welche Posten Zahlungen bzw. Überzahlungen darstellen und diese entsprechend in die Ausgleichslogik einbeziehen.

FiBu-Mandant

Im Kontenplan kann außerdem eine Kennung für den FiBu-Mandanten hinterlegt werden. Diese Information wird unter anderem bei der DATEV-Ausgabe verwendet und fließt in die Benennung der erzeugten Exportdateien ein.

Buchungskonten der Verbrauchsabrechnung

Für die Verbrauchsabrechnung werden eigene Kontenzuordnungen geführt. Sie verknüpfen fachliche Abrechnungsmerkmale mit den zu verwendenden Forderungs- und Erlöskonten.

Die Zuordnungen werden je Verband geführt und können zeitlich begrenzt werden. Ausgangspunkt ist insbesondere die Abgabeart. Zusätzlich können differenziertere Zuordnungen – beispielsweise über einen Tarif – vorhanden sein.

Typische Kontenfelder

Buchungskonten für Auftrags- und Hausanschlussabrechnung

Für die Auftragsabrechnung und die Hausanschlussverwaltung kann die Kontierung erheblich feiner differenziert werden. Ein Buchungskonto besteht hier aus zwei Teilen:

• den Buchungskriterien, die festlegen, für welche Vorgänge die Zuordnung gilt, und
• den Konten, die beim passenden Vorgang verwendet werden.

Die Zuordnungen werden je Verband und Kontenart geführt. Bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen werden beispielsweise die für den betreffenden Verband, Sektor, Buchungsstichtag und die Kontenart Aufwandskonten gültigen Einträge geladen.

Allgemeine Buchungskriterien

Eine Zuordnung kann unter anderem auf folgende Merkmale eingeschränkt werden:

• Sektor,
• Mehrwertsteuerart,
• Debitorengruppe,
• Rechnungsabschnitt.

Sektor und Mehrwertsteuerart sind in der Erfassungsmaske Pflichtangaben. Die übrigen Kriterien können verwendet werden, um allgemein gültige Konten oder spezifischere Sonderfälle abzubilden.

Kriterien für die Auftragsabrechnung

Für Aufträge können zusätzlich insbesondere folgende Kriterien verwendet werden:

• Auftragsgegenstand,
• Anlagenart,
• Kläranlage,
• Wasserwerk,
• Druckerhöhungsstation,
• Hochbehälter,
• KKA-Tarif,
• Tarifbestandteil.

Die Auswahl der technischen Anlage hängt von der gewählten Anlagenart ab. Wird die Anlagenart geändert, setzt WAVE zuvor ausgewählte anlagenbezogene Kriterien zurück, damit keine widersprüchliche Kontenzuordnung bestehen bleibt.

Kriterien für Hausanschlüsse

Für hausanschlussbezogene Vorgänge stehen insbesondere zur Verfügung:

• Hausanschluss-Antragstyp und
• Gebiet.

Damit können beispielsweise unterschiedliche Konten für verschiedene Antragsarten oder räumliche Gebiete hinterlegt werden.

Materialbezogene Kontierung

Für Materialbuchungen kann eine eigene Kontenzuordnung verwendet werden. Dabei kann die Kontierung auf eine Materialgruppe und optional auf einen konkreten Materialstamm eingeschränkt werden.

Wird eine Materialgruppe ausgewählt, wird die Materialauswahl auf diese Gruppe beschränkt. Ein bereits ausgewählter Materialstamm wird zurückgesetzt, wenn er nicht zur neu gewählten Materialgruppe gehört. Für materialbezogene Einträge ist die Materialgruppe erforderlich.

Kontenfelder der Auftragsabrechnung

Aufschlag

Zusätzlich kann ein prozentualer Aufschlag hinterlegt werden. Ist hierfür ein separates Konto vorgesehen, kann der entsprechende Anteil auf das konfigurierte Aufschlagskonto gebucht werden.

Kontenzuordnungen für allgemeine Kosten

Allgemeine Kosten, die einem Kunden belastet werden, verwenden eine eigene verbandsbezogene Kontenzuordnung je Kostenart. Diese Zuordnung stellt sicher, dass beim Erfassen einer Kostenposition sowohl der offene Posten als auch die dazugehörigen FiBu-Buchungen korrekt kontiert werden.

Je Kostenart können insbesondere folgende Angaben geführt werden:

• Erlöskonto,
• Aufwandskonto,
• Forderungskonto,
• MwSt-Konto,
• Vorsteuerkonto,
• Kostenstelle,
• Kostenträger und
• die anzuwendende Mehrwertsteuerart.

Beispiel für eine Kostenbuchung

Wird einem Kunden eine allgemeine Kostenposition belastet, verwendet WAVE das hinterlegte Forderungskonto als Sachkonto des offenen Postens und als Sammelkonto der Buchung. Der Nettobetrag wird auf das Erlöskonto gebucht. Kostenstelle und Kostenträger werden in die Buchungsposition übernommen.

Ist Umsatzsteuer auszuweisen, wird der Steuerbetrag zusätzlich auf das konfigurierte MwSt-Konto gebucht. Der passende FiBu-Steuerschlüssel wird aus dem zum Buchungsdatum gültigen Kontenplan ermittelt.

Konten für Überzahlungen

Für jede Abgabeart können separate Konten für die Behandlung von Überzahlungen und Steuerbeträgen hinterlegt werden. Die Zuordnung ist zeitlich gültig und wird nach Abgabeart gruppiert.

Beim Überzahlungsausgleich kann WAVE einen Betrag vom Konto Überzahlung nicht fällig auf das Konto Überzahlung umbuchen. Der darin enthaltene Steuerbetrag wird parallel vom noch nicht fälligen auf das fällige Steuerkonto umgebucht. Soweit erforderlich, wird auch hier der Umsatzsteuerschlüssel aus dem gültigen Kontenplan verwendet.

Bankbezüge

Bankbezüge legen fest, welches Bankkonto bei einem Geschäftsvorgang verwendet werden soll. Sie werden je Verband geführt und können zeitlich begrenzt werden.

Ein Bankbezug enthält:

• Gültig ab und optional Gültig bis,
• einen Sektor,
• optional einen Anwendungsbereich und
• die Kontonummer.

Sektor und Kontonummer sind Pflichtangaben. Der Anwendungsbereich kann verwendet werden, um für unterschiedliche WAVE-Bereiche verschiedene Bankkonten zu hinterlegen.

Auswahl des Bankbezugs

WAVE sucht zunächst nach einem zum Verband, Sektor, Stichtag und gewünschten Anwendungsbereich passenden Bankbezug. Ist ein solcher spezifischer Eintrag vorhanden, wird dieser verwendet.

Ist kein spezifischer Eintrag für den Anwendungsbereich vorhanden, kann WAVE auf einen allgemein passenden Bankbezug desselben Verbandes, Sektors und Gültigkeitszeitraums zurückgreifen.

10. Kontoprioritäten beim OP-Ausgleich

Kontoprioritäten dienen nicht der Erzeugung einer Buchung, sondern können die Reihenfolge beeinflussen, in der Zahlungen und Überzahlungen mit offenen Posten verrechnet werden.

Die Prioritäten werden je Verband geführt. Beim Speichern bringt WAVE die Einträge in die festgelegte Reihenfolge und nummeriert sie fortlaufend.

Ist die Verwendung der Kontoprioritäten für den Verband aktiviert, berücksichtigt WAVE diese Liste beim automatischen OP-Ausgleich. Zahlungen und Überzahlungen werden zunächst untereinander betrachtet. Anschließend können vor der Zahlung liegende offene Posten in der Reihenfolge der hinterlegten Kontoprioritäten berücksichtigt werden.

Dabei gelten weiterhin die allgemeinen Regeln des OP-Ausgleichs. Beispielsweise werden Buchungssperren beachtet; außerdem dürfen Posten mit unterschiedlichen Hausanschlüssen bzw. nicht passenden Abrechnungsbereichen nicht beliebig miteinander verrechnet werden.

FiBu-Kontenstamm

Neben den Kontierungsregeln kann WAVE einen Stamm der verwendeten FiBu-Konten führen. Diese Konten werden je Verband verwaltet und nach Kontonummer sortiert.

Zu einem FiBu-Konto können unter anderem geführt werden:

• Kontonummer,
• Bezeichnung,
• ein Kennzeichen, ob das Konto in Summen- und Saldenauswertungen mit Vortrag geführt wird,
• optional ein Abrechnungsbereich.

Summen und Salden

Die Summen- und Saldenauswertung baut auf den hinterlegten FiBu-Konten auf. Für Konten mit Vortragskennzeichen werden Bewegungen vor Beginn des betrachteten Geschäftsjahres als Vortrag berücksichtigt. Hinzu kommen die Bewegungen im gewählten Zeitraum sowie die kumulierten Bewegungen des Geschäftsjahres.

Der Saldo ergibt sich aus dem Vortrag und den kumulierten Bewegungen.

Abrechnungsbereich

Ist einem konkreten FiBu-Konto ein Abrechnungsbereich zugeordnet, kann WAVE diesen bei der fachlichen Zuordnung eines Vorgangs verwenden. Existiert für das Konto keine spezielle Zuordnung, kann der am Verband hinterlegte Abrechnungsbereich als Rückfallwert dienen.

Bedeutung für den DATEV-Export

Beim DATEV-Export werden Buchungen nach Verband zusammengefasst. Für den Zeitraum der zu exportierenden Buchungen wird der zum relevanten Stichtag gültige Kontenplan ermittelt.

Die im Verband hinterlegten DATEV-Angaben und die FiBu-Mandantenkennung des Kontenplans werden für die Erzeugung der DATEV-Datei verwendet. WAVE erzeugt je Verband eine eigene Datei.

Für eine korrekte DATEV-Ausgabe sollten insbesondere geprüft werden:

• DATEV-Beraternummer,
• DATEV-Mandantennummer,
• Sachkontenlänge,
• FiBu-Mandantenkennung,
• Steuerschlüssel und
• die Kontonummern der Buchungspositionen und Sammelkonten.

Automatische Grundinitialisierung

WAVE legt bei fehlenden Grundeinträgen automatisch eine Ausgangsstruktur an. Diese Initialisierung verhindert, dass ein neu eingerichteter Verband vollständig ohne Kontierungsdatensätze startet.

Sofern für einen Verband noch keine entsprechenden Zuordnungen vorhanden sind, werden unter anderem erzeugt:

• ein Grundkontenplan,
• Buchungskonten für die Auftragsabrechnung für vorhandene Sektoren, Mehrwertsteuerarten und Kontenarten,
• Kontenzuordnungen für Kostenarten,
• Buchungskonten der Verbrauchsabrechnung für vorhandene Abgabearten und
• Kontenzuordnungen für Überzahlungen je Abgabeart.

Die automatisch angelegten Kontonummern werden zunächst überwiegend mit dem neutralen Wert 0 vorbelegt.

Empfohlene Reihenfolge bei der Ersteinrichtung

Empfohlene Testfälle

Eine Kontenplankonfiguration sollte nicht nur anhand der eingetragenen Kontonummern geprüft werden. Entscheidend ist, welches Konto WAVE in einem konkreten Geschäftsvorgang tatsächlich auswählt.

Für eine Ersteinrichtung empfiehlt sich mindestens die Prüfung folgender Fälle:

• eine reguläre Verbrauchsrechnung je relevanter Abgabeart,
• eine Rechnung mit mehreren Preisbestandteilen,
• eine Abschlagsbuchung,
• eine periodenfremde Buchung, sofern dieser Fall genutzt wird,
• eine allgemeine Kostenbelastung,
• eine Auftragsabrechnung ohne besondere Kriterien,
• eine Auftragsabrechnung mit einem spezifischen Auftragsgegenstand bzw. einer technischen Anlage,
• ein hausanschlussbezogener Vorgang,
• eine materialbezogene Buchung, sofern Materialkontierung eingesetzt wird,
• eine Eingangsrechnung mit Auftragsbezug,
• eine Überzahlung und deren späterer Ausgleich,
• eine Buchung mit bereichsspezifischem Bankbezug,
• ein OP-Ausgleich bei aktivierter Kontopriorität und
• ein DATEV-Testexport.

Fehlersuche bei falschen oder fehlenden Konten

Kein gültiger Kontenplan gefunden

Prüfen Sie zuerst Verband und Buchungsdatum. Für dieses Datum muss ein nicht gelöschter Kontenplan mit passendem Gültigkeitsintervall vorhanden sein.

Konto 0 wird verwendet

Dies ist häufig ein Hinweis darauf, dass ein automatisch initialisierter Kontierungsdatensatz noch nicht fachlich vervollständigt wurde. Prüfen Sie die betroffene Kontenzuordnung und ersetzen Sie Platzhalter durch das richtige FiBu-Konto.

Falsches Auftragskonto

Prüfen Sie insbesondere Kontenart, Sektor, Mehrwertsteuerart und die gesetzten Buchungskriterien. Eine spezifische Zuordnung kann nur dann greifen, wenn ihre Kriterien zum tatsächlichen Vorgang passen. Achten Sie außerdem darauf, nicht versehentlich technische Anlagen oder andere Kriterien in einem Eintrag zu hinterlegen, der als allgemeiner Standardfall gedacht ist.

Materialkonto wird nicht gefunden

Prüfen Sie die Materialgruppe und einen gegebenenfalls hinterlegten Materialstamm. Der Materialstamm muss zur ausgewählten Materialgruppe gehören.

Bankbezug fehlt oder ist falsch

Prüfen Sie Verband, Sektor, Gültigkeitszeitraum und gegebenenfalls Anwendungsbereich. Ein bereichsspezifischer Eintrag wird gegenüber einem allgemeinen Eintrag bevorzugt.

Falscher Steuerschlüssel

Prüfen Sie die Mehrwertsteuerart des Vorgangs und anschließend die entsprechenden Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerschlüssel im für das Buchungsdatum gültigen Kontenplan.

OP wird anders verrechnet als erwartet

Prüfen Sie, ob die Kontopriorität für den Verband aktiviert ist und in welcher Reihenfolge die Konten hinterlegt sind. Zusätzlich sind Buchungssperren, Hausanschluss- und Abrechnungsbereichsbezug sowie weitere Regeln des automatischen OP-Ausgleichs zu berücksichtigen.

Schreibschutz, Änderung und Historisierung

In den Kontenzuordnungslisten werden schreibgeschützte Datensätze besonders gekennzeichnet. Neue, geänderte und zum Löschen vorgemerkte Datensätze werden ebenfalls optisch kenntlich gemacht.

Da Kontenzuordnungen häufig zeitabhängig sind, sollte eine fachliche Änderung nicht zwangsläufig durch Überschreiben einer historischen Zuordnung erfolgen. Bei Änderungen mit Stichtagswirkung ist es in der Regel sinnvoller, die bisherige Gültigkeit zu beenden und eine neue Zuordnung ab dem gewünschten Datum anzulegen.

Empfehlungen für die Praxis

• Standardfälle zuerst einrichten: Beginnen Sie mit einer möglichst allgemeinen, vollständigen Kontierung und ergänzen Sie erst danach fachlich notwendige Sonderfälle.
• Gültigkeitszeiträume bewusst pflegen: Nutzen Sie neue Zeitintervalle für Änderungen zum Jahres- oder Stichtagswechsel.
• Platzhalter 0 beseitigen: Kontrollieren Sie insbesondere automatisch erzeugte Grundeinträge.
• Sektor und Mehrwertsteuerart prüfen: Beide Merkmale sind für die Auftragskontierung besonders wichtig.
• Spezifische Kriterien sparsam einsetzen: Jede zusätzliche Einschränkung reduziert den Kreis der Vorgänge, für die ein Buchungskonto passt.
• Bankbezüge mit Rückfallregel planen: Ein allgemeiner Eintrag kann die Basis bilden; bereichsspezifische Konten ergänzen die Ausnahmen.
• Steuerschlüssel mit der FiBu abstimmen: Umsatzsteuer- und Vorsteuerschlüssel müssen zum externen Finanzbuchhaltungssystem passen.
• DATEV-Angaben vor dem ersten Export prüfen: Insbesondere Beraternummer, Mandantennummer und Sachkontenlänge.
• Kontoprioritäten nur gezielt aktivieren: Die Reihenfolge beeinflusst die automatische Verrechnung offener Posten.
• Nach Änderungen testen: Führen Sie nach größeren Kontenplanänderungen mindestens einen repräsentativen Test je betroffenem Geschäftsprozess durch.