Mit dem Modul Standrohrvermietungen verwalten Sie die Reservierung, Ausgabe, Rückgabe und Abrechnung von Standrohren. Der gesamte Vorgang wird in WAVE in einem zusammenhängenden Prozess geführt. Dadurch lassen sich sowohl geplante Vermietungen als auch aktuell ausgegebene Standrohre, Rückgaben und bereits abgeschlossene Vorgänge nachvollziehen.
Zu einer Standrohrvermietung können unter anderem der Kunde, der zuständige Verband, das verwendete Standrohr, der Nutzungsort, der Ausgabe- und Rückgabezeitraum, die Zählerstände, die Kaution sowie die für die Abrechnung maßgeblichen Angaben erfasst werden. Darüber hinaus können Ausgabe- und Rückgabeprotokolle geführt, Dokumente erzeugt und nach der Rückgabe Rechnungen erstellt werden.
Übersicht der Standrohrvermietungen
Nach dem Aufruf des Moduls zeigt WAVE die vorhandenen Standrohrvermietungen in einer Übersicht an. Angezeigt werden insbesondere:
- Belegnummer
- Standrohr
- Zähler
- Ausgabe an
- Ausgabedatum
- Rückgabedatum
Der aktuelle Bearbeitungsstand wird zusätzlich durch Symbole gekennzeichnet. Schreibgeschützte Vorgänge erhalten eine gesonderte Kennzeichnung.
Status einer Standrohrvermietung
Der Status beschreibt, in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Vermietung befindet. WAVE unterscheidet insbesondere folgende Zustände:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Reserviert | Das Standrohr ist für einen zukünftigen Zeitraum vorgemerkt, wurde aber noch nicht ausgegeben. |
| Ausgegeben | Das Standrohr wurde an den Kunden übergeben und befindet sich im laufenden Mietvorgang. |
| Rückgabe | Das Standrohr wurde zurückgegeben. Die Rückgabedaten wurden erfasst; der Vorgang kann anschließend abgerechnet werden. |
| Erledigt | Der Vorgang ist abgeschlossen. |
| Storniert | Die Vermietung wurde storniert und wird nicht weitergeführt. |
Die typische Statusfolge lautet:
Reserviert → Ausgegeben → Rückgabe → Erledigt
Eine Reservierung kann alternativ storniert werden. Auch andere noch nicht abgeschlossene Vorgänge können über die vorgesehene Stornofunktion beendet werden.
Standrohrvermietungen suchen und filtern
Für die Suche steht ein umfangreicher Filter zur Verfügung. Die Felder Belegnummer und Rechnungsnummer dienen als Exklusivfilter und eignen sich besonders für die gezielte Suche nach einem einzelnen Vorgang.
Zusätzlich können mehrere Kriterien kombiniert werden:
- Standrohr
- Suchtext
- Von / Bis
- Dauerausgaben anzeigen
- Ausgegeben
- Erledigt
- Reserviert
- Rückgabe
- Storniert
Beim erstmaligen Aufruf werden standardmäßig die Status Ausgegeben, Reserviert und Rückgabe angezeigt. Dadurch stehen zunächst die aktuell laufenden beziehungsweise noch zu bearbeitenden Vorgänge im Vordergrund.
Der Suchtext kann unter anderem verwendet werden, um nach der Standrohrbezeichnung, der Ausgabe an einen bestimmten Kunden oder nach Inhalten der Bemerkung zu suchen.
Neue Standrohrreservierung
Über Neue Standrohrreservierung legen Sie eine Reservierung für einen zukünftigen Mietzeitraum an. Der Vorgang wird zunächst mit dem Status Reserviert geführt.
Eine Reservierung eignet sich beispielsweise dann, wenn ein Kunde bereits einen konkreten Zeitraum vorgibt, das Standrohr aber erst zu einem späteren Zeitpunkt abgeholt oder ausgegeben wird.
Bei der Reservierung werden die erforderlichen Angaben schrittweise erfasst. Dazu gehören insbesondere Kunde, Nutzungszeitraum, Nutzungsort und das gewünschte Standrohr.
Neue Standrohrausgabe
Über Neue Standrohrausgabe kann ein Standrohr unmittelbar ausgegeben werden. Das Ausgabedatum wird bei einem neuen Vorgang mit dem aktuellen Datum vorbelegt.
Bei der Ausgabe müssen neben den allgemeinen Angaben auch die für die Übergabe erforderlichen Daten erfasst werden. Dazu gehören insbesondere der Ausgabezählerstand und die Ausgabeprüfung.
Der Erfassungsassistent
Für Reservierung, Ausgabe und Rückgabe führt WAVE durch einen Assistenten. Je nach Bearbeitungsschritt werden nur die jeweils erforderlichen Seiten angezeigt.
Allgemein
Im ersten Schritt werden der Verband und der Kunde ausgewählt. Bei Bestandskunden können vorhandene Kundendaten übernommen werden. Zusätzlich wird der aktuelle Saldo des Kunden angezeigt.
Kundendaten
Ist der Kunde noch nicht vollständig in WAVE hinterlegt, können die benötigten Personendaten im Rahmen des Vorgangs ergänzt werden. Es kann eine primäre Person und bei Bedarf eine weitere Person erfasst werden.
Bankverbindung
Bei Bedarf kann eine Bankverbindung erfasst werden. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn die weitere Zahlungsabwicklung per Lastschrift erfolgen soll.
Rechnungsanschrift
Falls eine von den vorhandenen Kundendaten abweichende Rechnungsanschrift benötigt wird, kann diese im Assistenten erfasst werden.
Finanzen und Kaution
Bei Ausgabe und Rückgabe enthält der Assistent einen eigenen Bereich für die finanziellen Angaben.
Erhebungsmodus
Der Erhebungsmodus legt fest, auf welche Weise die aus dem Vorgang resultierenden Beträge erhoben beziehungsweise weiterverarbeitet werden.
Kautionsart
Für eine Standrohrvermietung kann eine Kautionsart festgelegt werden. Bei neuen Vorgängen ist grundsätzlich eine Barkaution als Ausgangswert vorgesehen. Je nach gewählter Kautionsart kann zusätzlich ein Kautionsbetrag erfasst werden.
Ist keine Kaution vorgesehen, wird kein Kautionsbetrag benötigt.
Kaution verbucht
Das Kennzeichen Kaution verbucht zeigt an, ob die Kaution im System bereits entsprechend verarbeitet wurde.
Kaution zurück
Bei der Rückgabe kann festgehalten werden, ob die Kaution bereits an den Kunden zurückgegeben wurde.
Kaution nicht verrechnen
Mit Kaution nicht verrechnen wird festgelegt, dass die Kaution nicht im Rahmen der weiteren Abrechnung verrechnet werden soll.
Abrechnungstarife
Im Bereich Abrechnung können die für den Vorgang benötigten Standrohrtarife ausgewählt werden. Dazu gehören insbesondere:
- Tagespauschale / Verbrauch
- Reinigungspauschale
- Abwasserberechnung
Die verfügbaren Tarife richten sich nach dem ausgewählten Verband.
Nutzung
Im Bereich Nutzung erfassen Sie, wo und in welchem Zeitraum das Standrohr verwendet wird.
Nutzungsart
Die Nutzungsart beschreibt den vorgesehenen Verwendungszweck des Standrohrs.
Ort und Straße
Der Nutzungsort wird über Ort und – soweit erforderlich – Straße angegeben. Diese Angaben werden auch für die geografische Darstellung ausgegebener Standrohre verwendet.
Ausgabe- und Rückgabedatum
Das Ausgabedatum kennzeichnet den Beginn des Mietzeitraums. Das Rückgabedatum beschreibt das geplante beziehungsweise tatsächliche Ende.
WAVE ermittelt daraus automatisch die Anzahl der Miettage. Bei Tarifen, die nach angefangenen Tagen abrechnen, wird die Tagesberechnung entsprechend berücksichtigt.
Standrohr auswählen
Im nächsten Schritt wird das zu vermietende Standrohr ausgewählt. Die Auswahl berücksichtigt den vorgesehenen Nutzungszeitraum und stellt nur geeignete Standrohre mit zugeordnetem Zähler zur Verfügung.
Bei der Verfügbarkeitsprüfung werden bereits vorhandene Reservierungen und Ausgaben berücksichtigt. Dadurch soll verhindert werden, dass dasselbe Standrohr für sich überschneidende Zeiträume mehrfach verplant wird.
Nach Auswahl eines Standrohrs zeigt WAVE den zuletzt bekannten Zählerstand sowie die zugehörige Maßeinheit an.
Standrohrausgabe
Bei der Ausgabe wird der tatsächliche Zählerstand bei Ausgabe erfasst. Aus diesem Wert und dem späteren Rückgabestand wird nach der Rücknahme der Verbrauch berechnet.
Mit der Speicherung des Ausgabezählerstands wird der entsprechende Zählerstand als Standrohrausgabe dokumentiert. Eine zuvor reservierte Vermietung geht damit in den Status Ausgegeben über.
Ausgabeprotokoll
Bei der Ausgabe können die für Standrohre definierten Prüfpunkte kontrolliert werden. Zu jedem Prüfpunkt kann angegeben werden, ob dieser geprüft wurde.
Die Prüfpunkte dienen dazu, den Zustand und die Vollständigkeit des Standrohrs bei der Übergabe nachvollziehbar festzuhalten.
Ausgabedokument
Für eine ausgegebene Standrohrvermietung kann ein Ausgabedokument erzeugt werden. Die Dokumenterzeugung steht erst zur Verfügung, wenn die für eine Ausgabe erforderlichen Angaben vollständig vorliegen.
Beim Erzeugen des Dokuments kann die jeweils konfigurierte Vorlage verwendet und zwischen den verfügbaren Druckoptionen gewählt werden.
Reservierung in eine Ausgabe überführen
Eine vorhandene Reservierung kann über die Funktion Standrohrausgabe in eine tatsächliche Ausgabe überführt werden. WAVE setzt dabei das Ausgabedatum zunächst auf das aktuelle Datum.
Ist ein bislang geplantes Rückgabedatum bereits erreicht oder überschritten, wird dieses bei der Ausgabe nicht ungeprüft als zukünftiger Rückgabetermin beibehalten und kann neu festgelegt werden.
Auch ein Doppelklick auf eine reservierte Vermietung führt direkt in den Ausgabeschritt.
Standrohrrückgabe
Eine ausgegebene Vermietung kann über Standrohrrückgabe zurückgenommen werden. Das Rückgabedatum wird dabei zunächst mit dem aktuellen Datum vorbelegt.
Bei der Rückgabe werden insbesondere folgende Angaben benötigt:
- Rückgabedatum
- Zählerstand bei Rückgabe
- Zustand des Standrohrs
- Rückgabeprüfpunkte
- gegebenenfalls Angaben zur Kautionsrückgabe
Zählerstand und Verbrauch
Der bei der Ausgabe erfasste Zählerstand wird bei der Rückgabe angezeigt und kann nicht mehr verändert werden.
Nach Eingabe des Rückgabezählerstands berechnet WAVE den Verbrauch automatisch:
Verbrauch = Rückgabezählerstand – Ausgabezählerstand
Der Rückgabezählerstand muss dabei mindestens dem Ausgabezählerstand entsprechen.
Ausgabe- und Rückgabezählerstand werden als eigene Zählerablesungen geführt. Dadurch bleibt der im Vermietungszeitraum entstandene Verbrauch auch im Zählermanagement nachvollziehbar.
Zustand bei Rückgabe
Bei der Rückgabe wird der Zustand des Standrohrs erfasst. Bei neuen Vorgängen ist zunächst vollständig/intakt vorgesehen.
Wird ein Standrohr als defekt zurückgegeben, kann dies Auswirkungen auf seine weitere Verfügbarkeit haben. Ein nicht mehr einsatzfähiges Standrohr wird für weitere Vermietungen gesperrt, bis der Zustand entsprechend bearbeitet wurde.
Rückgabeprotokoll
Analog zur Ausgabe stehen auch bei der Rückgabe die definierten Prüfpunkte zur Verfügung. Damit kann dokumentiert werden, ob das Standrohr vollständig und in welchem Zustand es zurückgegeben wurde.
Ausgabe- und Rückgabekontrolle bleiben dem jeweiligen Vermietungsvorgang zugeordnet.
Rückgabedokument
Nach der Rückgabe kann ein Rückgabedokument erzeugt werden. Voraussetzung sind die für die Rückgabe erforderlichen Angaben, insbesondere Rückgabedatum und Rückgabezählerstand.
Fakturieren
Eine Standrohrvermietung kann nach der Rückgabe über Fakturieren abgerechnet werden.
Die Fakturierung ist nur für einen Vorgang im Status Rückgabe vorgesehen. WAVE verwendet die zum Verband und zum Vorgang gehörenden Abrechnungsinformationen und erzeugt daraus die Standrohrrechnung.
Bei der Abrechnung können unter anderem die Mietdauer, der gemessene Verbrauch, die ausgewählten Standrohrtarife sowie die Kautionsbehandlung berücksichtigt werden.
Nach erfolgreicher Fakturierung wird der Vermietungsvorgang abgeschlossen und erhält den Status Erledigt.
Rechnungen
Auf der Registerkarte Rechnungen werden die zur Standrohrvermietung gehörenden Rechnungen angezeigt. Damit kann die Abrechnung unmittelbar vom ursprünglichen Vermietungsvorgang aus nachvollzogen werden.
Dokumente
Auf der Registerkarte Dokumente werden die mit der Vermietung verbundenen Dokumente angezeigt. Dazu können insbesondere Ausgabe- und Rückgabedokumente gehören.
Bemerkungen
Im Bereich Bemerkungen können zusätzliche Hinweise zum Vorgang erfasst werden. Diese eignen sich beispielsweise für Besonderheiten bei Ausgabe, Nutzung, Rückgabe oder Abrechnung.
Stornieren
Über Stornieren kann eine nicht mehr benötigte Vermietung beendet werden. Vor der Ausführung fordert WAVE eine Bestätigung an.
Stornierte Vorgänge bleiben zur Nachvollziehbarkeit erhalten und werden mit dem Status Storniert gekennzeichnet.
Bei einer Stornierung werden bereits zum Vorgang erzeugte beziehungsweise vorgangsbezogene Daten so behandelt, dass der stornierte Vorgang nicht als normal fortzuführende Vermietung bestehen bleibt.
Automatische Stornierung abgelaufener Reservierungen
Reservierungen, deren geplanter Ausgabetermin bereits überschritten ist und die nicht in eine tatsächliche Ausgabe überführt wurden, können automatisch storniert werden. Dabei berücksichtigt WAVE einen zeitlichen Puffer von einem Tag.
Dadurch bleiben überholte Reservierungen nicht dauerhaft als aktive Vormerkungen bestehen und blockieren ein Standrohr nicht unnötig.
Dauerausgaben und Hausanschlüsse
Eine Standrohrvermietung kann auch mit einem Hausanschluss verknüpft werden. In diesem Fall wird der Vorgang als Dauerausgabe geführt.
Bei einer Dauerausgabe wird als Empfänger beziehungsweise Bezug der zugeordnete Hausanschluss verwendet. Solche Vorgänge können in der Vermietungsübersicht über die entsprechende Filteroption gezielt ein- oder ausgeblendet werden.
Dauerausgaben werden in der normalen Bearbeitung gegen unbeabsichtigte Änderungen geschützt.
Kalenderdarstellung
Standrohrvermietungen können zusätzlich in einer Kalenderdarstellung betrachtet werden. Der Zeitraum eines Eintrags wird aus Ausgabe- und Rückgabedatum gebildet.
Die Kalendereinträge enthalten das Standrohr sowie die Information, an wen es ausgegeben wurde. Unterschiedliche Standrohre werden zur besseren Unterscheidung farblich dargestellt. Erledigte und stornierte Vorgänge werden zusätzlich optisch hervorgehoben.
Übersichten für Reservierungen und Ausgaben
Neben der Hauptliste stehen kompakte Übersichten für Reservierte und Ausgegebene Standrohre zur Verfügung.
Bei Reservierungen wird insbesondere der geplante Ausgabetermin hervorgehoben. Bei ausgegebenen Standrohren wird der Rückgabetermin berücksichtigt.
Ist ein ausgegebenes Standrohr bereits zur Rückgabe fällig oder überfällig, wird dies besonders gekennzeichnet. Dadurch können verspätete Rückgaben schnell erkannt werden.
Aus der kompakten Übersicht kann bei einer Reservierung unmittelbar die Ausgabe und bei einem ausgegebenen Standrohr unmittelbar die Rücknahme gestartet werden.
Kartenansicht der Nutzungsorte
Aktuell ausgegebene Standrohre können zusätzlich auf einer Karte dargestellt werden. Als Grundlage dienen die beim Vermietungsvorgang beziehungsweise beim Ort hinterlegten Geokoordinaten.
Die Karte unterstützt insbesondere dabei, einen schnellen Überblick darüber zu erhalten, wo sich aktuell ausgegebene Standrohre befinden.
CSV-Export und Listendruck
Die aktuelle Liste der Standrohrvermietungen kann über Exportieren als CSV-Datei ausgegeben oder gedruckt werden.
Die eingestellten Filter- und Sortierkriterien werden dabei berücksichtigt. Dadurch können beispielsweise alle aktuell ausgegebenen Standrohre oder alle Vermietungen eines bestimmten Zeitraums gezielt ausgegeben werden.
Bearbeitbarkeit eines Vorgangs
Welche Angaben noch geändert werden können, hängt vom jeweiligen Bearbeitungsstand ab.
Mit fortschreitendem Prozess werden bereits abgeschlossene Angaben geschützt. So können beispielsweise bei einer erfolgten Ausgabe zentrale Vertrags- und Ausgabedaten nicht mehr beliebig verändert werden. Nach der Rückgabe beziehungsweise nach Abschluss oder Stornierung wird der Vorgang weitgehend schreibgeschützt.
Damit wird sichergestellt, dass bereits dokumentierte Übergaben, Rückgaben und abgerechnete Vorgänge nachträglich nicht unkontrolliert verändert werden.
Typischer Arbeitsablauf: Reservierung mit späterer Ausgabe
- Wählen Sie Neue Standrohrreservierung.
- Wählen Sie Verband und Kunde.
- Ergänzen Sie bei Bedarf Person, Bankverbindung und Rechnungsanschrift.
- Erfassen Sie Nutzungsart, Ort sowie geplantes Ausgabe- und Rückgabedatum.
- Wählen Sie ein im vorgesehenen Zeitraum verfügbares Standrohr.
- Speichern Sie die Reservierung.
- Öffnen Sie die Reservierung am Ausgabetag über Standrohrausgabe.
- Erfassen Sie den Ausgabezählerstand und führen Sie die Ausgabeprüfung durch.
- Erzeugen Sie bei Bedarf das Ausgabedokument.
- Bei Rückgabe wählen Sie Standrohrrückgabe.
- Erfassen Sie Rückgabedatum, Zählerstand, Zustand und Rückgabeprüfung.
- Dokumentieren Sie bei Bedarf die Kautionsrückgabe.
- Erzeugen Sie das Rückgabedokument.
- Fakturieren Sie den Vorgang.
Typischer Arbeitsablauf: Direkte Ausgabe
- Wählen Sie Neue Standrohrausgabe.
- Wählen Sie Verband und Kunde.
- Erfassen Sie die erforderlichen Finanz- und Kautionsangaben.
- Erfassen Sie Nutzungsort und geplanten Nutzungszeitraum.
- Wählen Sie ein verfügbares Standrohr.
- Erfassen Sie den Ausgabezählerstand.
- Prüfen Sie die Ausgabekontrollpunkte.
- Speichern Sie die Ausgabe und erzeugen Sie bei Bedarf das Ausgabedokument.
- Führen Sie bei Rückgabe die Rücknahme durch und fakturieren Sie anschließend den Vorgang.
Beispiel: Kurzzeitvermietung
Ein Kunde benötigt für eine Baumaßnahme für einige Tage ein Standrohr. Sie legen zunächst eine Reservierung mit dem geplanten Ausgabe- und Rückgabedatum an. WAVE stellt bei der Standrohrauswahl nur Geräte zur Verfügung, die für den gewünschten Zeitraum geeignet sind.
Bei der tatsächlichen Übergabe erfassen Sie den Zählerstand und dokumentieren die Ausgabeprüfung. Nach Rückgabe geben Sie den Endstand ein. WAVE berechnet daraus automatisch den Wasserverbrauch und die Mietdauer.
Anschließend erfassen Sie den Rückgabezustand und die Prüfpunkte. Falls eine Kaution hinterlegt wurde, dokumentieren Sie deren Behandlung. Danach kann die Standrohrvermietung fakturiert und abgeschlossen werden.
Hinweise
- Für eine Ausgabe werden ein Standrohr, eine Nutzungsart, ein Ort, ein Ausgabedatum, ein Verband und ein Kunde benötigt.
- Bei der tatsächlichen Ausgabe ist außerdem ein Ausgabezählerstand erforderlich.
- Für die Rückgabe werden Rückgabedatum, Rückgabezählerstand und Zustand benötigt.
- Der Rückgabezählerstand darf nicht unter dem Ausgabezählerstand liegen.
- Bereits belegte Zeiträume werden bei der Verfügbarkeitsprüfung eines Standrohrs berücksichtigt.
- Die Mietdauer wird automatisch aus Ausgabe- und Rückgabedatum ermittelt.
- Nach der Rückgabe kann die Standrohrvermietung fakturiert werden.
- Erledigte, stornierte und zurückgegebene Vorgänge sind gegen nachträgliche Änderungen geschützt.
- Überfällige Rückgaben werden in den Übersichten besonders hervorgehoben.
