Importkonfigurationen

In dem Bereich “Importkonfigurationen“ können Importkonfigurationen angelegt und bearbeitet werden. Es können beliebig viele Importkonfigurationen im System hinterlegt werden.

Übersichtsliste

In der Übersichtsliste werden alle Importkonfigurationen als sortierbare Liste angezeigt. Standardmäßig wird nach dem Erstellungsdatum der Importkonfiguration aufwärts sortiert. Es werden Daten für die Spalten “Bezeichnung“ und “Entität“ angezeigt. Es sind die Standardfunktionen verfügbar. Bei fehlenden Benutzerrechten können die Funktionen nicht aufgerufen werden und die entsprechenden Symbole werden inaktiv dargestellt.
Ergänzend zu den Standardfunktionen steht die nachstehende Funktion zur Verfügung.

Import ausführen

Mit der Funktion “Import ausführen“ kann ein Import für den ausgewählten Datensatz ausgeführt werden. Dafür muss in der Maske “Import ausführen“ die gewünschte Importdatei ausgewählt werden. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird eine Benachrichtigung angezeigt, welche dem Benutzer sagt, dass der Import erfolgreich abgeschlossen ist.

Neue Importkonfiguration

Mit der Funktion „Neue Importkonfiguration“ können Sie individuelle Einstellungen für den Import von Daten vornehmen.

Hinweis
Die mit roten Rahmen gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, um fortzufahren.

Das Anlegen einer Importkonfiguration erfolgt in mehreren Schritten, die nacheinander durchlaufen werden müssen.

Navigation

• Zurück – Gehen Sie zum vorherigen Schritt zurück.

• Weiter – Fahren Sie mit dem nächsten Schritt „Dateiformat“ fort.

• Speichern – Speichern Sie die aktuelle Konfiguration zur späteren Wiederverwendung.

• Abbrechen – Beenden Sie den Importvorgang ohne zu speichern. 

Schritt 1: Allgemein

In diesem Schritt legen Sie die grundlegenden Informationen für den Import fest:

• Bezeichnung
  Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Importkonfiguration ein. Diese Bezeichnung hilft Ihnen später, die Konfiguration wiederzufinden.

• Importart
  Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Art des Imports. 
  CSV bedeutet, dass die zu importierenden Daten in einer CSV-Datei vorliegen.
  DIWA bedeutet, dass die zu importierenden Daten in im DIWA-Format (Wartungsprotokollformat für KKA) vorliegen.

• Entität
  Wählen Sie die Ziel-Entität (z. B. „Abfuhren“, „Materialstammdaten“), in die die Daten importiert werden sollen.
   

• Dateiname
  Wählen Sie die Datei aus, die importiert werden soll. Klicken Sie auf „Dateien wählen“, um eine Datei vom lokalen Speicher auszuwählen, oder ziehen Sie eine Datei direkt in das Upload-Feld („Dateien hier ablegen“).
  
  Hinweis:
  Die hier angegebene Datei wird ausschließlich zur Definition bzw. Vorbereitung der Importkonfiguration verwendet. Ein direkter Import dieser Datei erfolgt nicht.
  
  Der eigentliche Datenimport ins System erfolgt entweder:

  • durch manuelles Ausführen der Importkonfiguration,

  • durch den Start der Aufgabe „Daten aus Ordner importieren“,
    

  • order durch den automatischen Abruf aus dem angegebenen Import-Ordner bzw. per E-Mail.

Schritt 2: Dateiformat

In diesem Schritt definieren Sie den technischen Aufbau der Importdatei. Diese Angaben ermöglichen es dem System, den Inhalt der Datei korrekt zu interpretieren und darzustellen.

Dateiaufbau

• Zeichensatz
  Auswahl des verwendeten Zeichensatzes (z. B. UTF-8, ISO-8859-1).
  Achten Sie darauf, dass Sonderzeichen wie Umlaute korrekt in der Vorschau angezeigt werden.

• Null-String
  Gibt an, welcher Textwert als „leer“ bzw. null interpretiert werden soll (z. B. NULL, \N oder ein leerer Eintrag).

• Kopfzeile vorhanden
  Ist diese Option aktiviert, wird die erste Zeile der Datei als Spaltenüberschrift behandelt. Dies erleichtert die Zuordnung im nächsten Schritt.

Trennsymbol

Hier definieren Sie, durch welches Zeichen die Spalten in der Datei voneinander getrennt sind:

• Komma (,)
  Häufig bei englischen CSV-Dateien.

• Semikolon (;)
  Standard bei CSV-Dateien aus deutschsprachigen Excel-Versionen.

• TAB
  Für tabulatorgetrennte Dateien (z. B. .tsv).

• Keins
  Wird bei festen Spaltenbreiten verwendet (selten).

• Speziell
  Eingabe eines benutzerdefinierten Trennzeichens möglich.

Textmarkierung

Wenn Felder Trennzeichen enthalten (z. B. Kommas in Fließtexten), hilft eine Textmarkierung beim richtigen Einlesen:

• Doppelte Anführungszeichen (")
  Gängige Begrenzung für Texte in CSV-Dateien.

• Einfache Anführungszeichen (')
  Alternative Textbegrenzung.

• Speziell
  Eigene Definition eines Textbegrenzers.

• Keins
  Wenn keine Begrenzung verwendet wird.

Vorschau

Im unteren Bereich wird eine tabellarische Vorschau der eingelesenen Datei angezeigt – basierend auf den getroffenen Einstellungen. Dies ermöglicht eine direkte Kontrolle, ob Zeichensatz, Trennzeichen und Textmarkierung korrekt gewählt wurden.

Hinweis
Falsche Einstellungen beim Zeichensatz oder Trennsymbol führen zu fehlerhaften Spaltenzuordnungen oder unlesbaren Zeichen in der Vorschau. Passen Sie die Einstellungen an, bis die Vorschau korrekt dargestellt wird.

Schritt 3: Spaltenzuordnungen

In diesem Schritt verknüpfen Sie die Spalten der Importdatei mit den Datenbankfeldern des Zielsystems. Die korrekte Zuordnung stellt sicher, dass die Daten beim Import richtig interpretiert und abgelegt werden.

Spaltenzuordnungen

• Datenbankspalte
  Bezeichnung des Ziel-Feldes in der Datenbank, in das der jeweilige Wert importiert werden soll. Diese Felder sind systemseitig vorgegeben und nicht änderbar.

• Importspalte
  Auswahl der entsprechenden Spalte aus der Importdatei. Nur wenn eine Spalte zugeordnet ist, wird der Wert importiert.
  Die Namen stammen aus der Kopfzeile der Datei (sofern in Schritt 2 „Kopfzeile vorhanden“ aktiviert wurde).

• Fester Wert
  Optional: Wenn kein Wert aus der Datei übernommen werden soll, kann hier ein konstanter Wert manuell eingegeben werden.
  Dieser wird dann für alle Datensätze verwendet.

• Dublettenprüfung
  Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das Feld zur Dublettenerkennung genutzt werden soll.
  So können Sie verhindern, dass bereits vorhandene Datensätze erneut importiert werden.

Hinweis zur Verwendung

• Mindestens ein Datenbankfeld muss mit einer Importspalte oder einem festen Wert belegt sein.

• Für manche Felder ist die Angabe verpflichtend – dies wird i. d. R. später beim Verarbeitungsversuch sichtbar.

• Felder mit aktivierter Dublettenerkennung sollten möglichst eindeutig identifizierbare Werte enthalten (z. B. Artikelnummern, IDs o. Ä.).

Vorschau und Kontrolle

Die Übersicht zeigt alle in der Datenbank verfügbaren Felder, auch wenn nicht alle verwendet werden müssen. Es empfiehlt sich, vor dem nächsten Schritt die Zuordnungen noch einmal zu prüfen.

Schritt 4: Verarbeitung

Im letzten Schritt der Importkonfiguration definieren Sie, wie und unter welchen Bedingungen die Daten verarbeitet werden sollen. Hier können Sie auch optional Einstellungen zum automatisierten Dateiimport über einen Mailserver oder ein Verzeichnis treffen.

Mailempfang (optional)

Diese Einstellungen ermöglichen den automatisierten Import von Dateien, die z. B. per E-Mail-Anhang empfangen werden.

• Mail-Server
  Adresse des Mailservers (z. B. imap.meinserver.de).

• Benutzer / Passwort
  Zugangsdaten zum Postfach, das auf neue Importdateien überwacht werden soll.

• Port / Protokoll
  Technische Angaben zur Verbindung (z. B. Port 993, Protokoll IMAP/POP3). Diese Daten erhalten Sie ggf. von Ihrer IT.

Dateiimport (optional)

• Importordner
  Pfad zu einem lokalen oder Netzlaufwerk, in dem das System regelmäßig nach neuen Dateien sucht. Geeignet für automatisierte Dateiimporte (z. B. durch Drittsysteme abgelegte CSV-Dateien).

Verarbeitungseinstellungen

• Importverhalten
  Bestimmt, wie mit den importierten Daten umgegangen wird:

  • Dublette importieren: Alle Zeilen der Datei werden als neue Zeilen eingelesen.

  • Dublette nicht importieren: Dubletten werden auf Basis der festgelegten Schlüssel erkannt und übersprungen.

  • bestehenden Datensatz aktualisieren: Importierte Daten werden zur Aktualisierung bereits bestehender Datensätze verwendet - dieser werden mit Hilfe der Schlüssel gefunden.

• Datenkategorie
  Optionale Klassifizierung der importierten Daten (z. B. für Berichte, Filter oder Nachverfolgung). Wird systemseitig ausgewertet.

• Aufgabe
  Verknüpft den Import mit einer internen Aufgabe, die nach Abschluss des imports ausgeführt werden soll.

Hinweis

• Pflichtfelder wie Importverhalten müssen ausgefüllt sein, um den Import ausführen zu können.

• Durch Kombination aus Datei- und Mailempfang kann der Prozess auch automatisiert im Hintergrund laufen.

Damit ist die Konfiguration abgeschlossen. Nach dem Speichern können Sie den Import direkt auslösen oder zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwenden.