Dokumentenverwaltung

Kontextsensitiv eingebundene Dokumentenansicht

Zweck der Funktion

Die Dokumentenverwaltung in WAVE dient der zentralen Anzeige, Verwaltung und Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten wie Angeboten, Arbeitsaufträgen oder Rechnungen. Diese Ansicht ist kontextsensitiv in viele andere Module eingebunden, z. B. in:

• Indirekteinleiterkataster

• Auftragsdisposition

• Hausanschlussverwaltung

• Kundenmanagement

Benutzer/-innen sehen so direkt alle zugehörigen Unterlagen eines Objekts oder Vorgangs – ohne die Anwendung oder den Kontext wechseln zu müssen.

Aufbau der Maske

Steuerelemente oben

• Neu / Bearbeiten / Löschen: Verwaltung einzelner Dokumente

• Gelöschte anzeigen / wiederherstellen (keine DMS-Anbindung):
  Ansicht archivierter/gelöschter Dateien (nur, wenn kein DMS angebunden ist)
  
  Dokumente werden erst im Rahmen eines Löschlaufs tatsächlich gelöscht. Solang kein Löschlauf durchgeführt wurde, können die zur Löschung vorgesehenen Dokumente angezeigt werden, wenn das Kennzeichen "Gelöschte anzeigen" gesetzt wird.

• Aktualisieren: Ansicht neu laden

• Filter „Von / Bis / Suchtext“: Eingrenzung der Dokumente nach Datum oder Schlagwort

Dokumentenliste (mittlerer Bereich)

Die Dokumente sind nach Dokumententyp gruppiert, z. B.:

• Angebot

• Arbeitsauftrag

• Rechnung

• etc.

Spaltenübersicht:

• Vorschau: Eingebettete Anzeige des Dokuments durch Klick auf das Symbol

• Datum: Erstellungs- oder Importdatum

• Dateiname: Originalname der Datei

• Dokumententyp: Kategorisierung (frei definierbar im System)

• Beschreibung: Kurze inhaltliche Beschreibung

• Aktenzeichen: Referenznummer oder Vorgangskennung

Kontextintegration

Die Dokumentenansicht ist direkt in viele WAVE-Module eingebettet. Beim Öffnen eines bestimmten Betriebes, Projekts oder Vorgangs werden automatisch nur die relevanten Dokumente angezeigt.

Beispiele:

• Im Indirekteinleiterkataster erscheinen zugeordnete Angebote und Prüfberichte

• In der Auftragsdisposition sind zugehörige Arbeitsaufträge, Rechnungen und Kontrollberichte sichtbar

• In der Hausanschlussverwaltung sind alle zu einem Vorgang erstellten Anträge, Rechnungen und Angebote abrufbar

Diese Einbindung erleichtert die tägliche Arbeit erheblich, da alle Informationen stets im richtigen Zusammenhang verfügbar sind.

Hinweise zur Nutzung

• Die Gruppierung nach Dokumententyp erfolgt automatisch.

• Dokumente können auch über Schnittstellen (z. B. aus Dokumentenmanagementsystemen) importiert werden.

• Die Dateinamen und Beschreibungen sollten möglichst sprechend vergeben werden, um die Suche zu erleichtern.

• Durch die Filterfunktion kann der Datenbestand effizient durchsucht werden.

Empfohlene Vorgehensweise

1. Beim Bearbeiten eines Objekts: Reiter „Dokumente“ öffnen

2. Neue Datei hinzufügen oder bestehendes Dokument prüfen

3. Optional: Beschreibung und Aktenzeichen ergänzen

4. Änderungen speichern

Wenn WAVE.Suite an KEIN Dokumentenmanagentsystem abgebunden ist, werden die Dokumente in einer festen Struktur auf einem Netzlaufwerk abgelegt, das in der Systemkonfiguration festgelegt werden kann.

Erfassungsmaske: Neues Dokument

Die Maske „Neues Dokument“ dient zur strukturierten Erfassung und Ablage von Dokumenten innerhalb eines kontextsensitiven Moduls in WAVE. Diese Eingabemaske wird z. B. verwendet, um Angebote, Arbeitsaufträge, Rechnungen oder Berichte einem Objekt, Vorgang oder Datensatz zuzuordnen.

Felder und Funktionen im Überblick:

• Datum
  Eingabe- oder Auswahlfeld zur Festlegung des Dokumentdatums. Standardmäßig ist das aktuelle Tagesdatum vorbelegt.

• Sektor
  Auswahlfeld zur optionalen Zuordnung des Dokuments zu einem bestimmten Bereich, Geschäftsbereich oder Sachgebiet.

• Dokumenttyp (Pflichtfeld)
  Auswahl eines vordefinierten Typs wie z. B. „Angebot“, „Rechnung“, „Prüfbericht“ etc. Dieses Feld ist für die systeminterne Zuordnung und Filterung zwingend erforderlich (rot markiert bei Nichtauswahl).

• Seitenauswahl
  Freitextfeld für zusätzliche Seitenangaben (z. B. „3-5“ oder relevante Seitenbereiche bei mehrseitigen Dokumenten).
  
  PDF-Dokumente: 
  Wird hier eine Angabe werden nur die angegebenen Seiten aus dem PDF-Dokument extrahiert und in WAVE hochgeladen.
  Die Seitenzahlen können mit Komma getrennt angegeben werden (Beispiel:"1,5,7"). Seitenbereiche werden mit einem Bindestrich angegeben (Beispiel:"7-23").

• Aktenzeichen
  Optionales Feld zur Erfassung einer individuellen Referenznummer, z. B. für die interne oder externe Zuordnung zu einem Vorgang.

• Beschreibung
  Freitextfeld zur kurzen inhaltlichen Beschreibung des Dokuments. Dient der besseren Auffindbarkeit und Übersichtlichkeit.

• Dateiupload-Bereich
  Hier kann eine oder mehrere Dateien hochgeladen werden:

  • „Dateien wählen“: Öffnet einen Datei-Explorer zur Auswahl

  • Drag & Drop: Dateien können direkt in das Feld „Dateien hier ablegen“ gezogen werden

Steuerfunktionen (Menüleiste)

• Übernehmen: Speichert das Dokument und schließt die Maske

• Speichern: Speichert das Dokument, bleibt in der Maske

• Abbrechen: Verwirft die Eingaben und schließt die Maske

• Hilfe: Öffnet die kontextbezogene Hilfe zur Dokumentenerfassung

Hinweise zur Anwendung

• Der Dokumenttyp ist zwingend erforderlich, da davon abhängt, wie und wo das Dokument systemseitig einsortiert wird.

• Die Beschreibung und das Aktenzeichen sind nicht zwingend, aber hilfreich für spätere Recherchen.

• Nach dem Speichern ist das Dokument sofort in der kontextbezogenen Dokumentenübersicht sichtbar (z. B. bei Betrieben, Maßnahmen, Rechnungsprozessen).