Im Bereich Kunden können die Kunden der Verbrauchsabrechnung verwaltet werden.
Übersichtsliste
In der Übersichtsliste der Kunden werden die dem System bekannten Kunden als sortierbare Liste dargestellt.
Ergänzend zu den Standardfunktionen stehen in der Kundenliste nachstehende Funktionen zur Verfügung.
- Zahlungserfassung
Die Funktion "Zahlungserfassung" ermöglicht die manuelle Erfassung von Zahlungen. Dabei können für eine Bankverbindung eines Verbandes in einem Block beliebig viele Kundenzahlungen zu demselben Wertstellungsdatum erfasst werden. - Zahlungsimport
Die Funktion "Zahlungsimport" ermöglicht das Importieren von Kontoauszügen in den Formaten MT940 sowie CAMT.053 analog zu der gleichnamigen Funktion im Bereich Kontoauszug. - Kundenportal
Die Funktion "Kundenportal > Ablesungen anfordern" ermöglicht bei Anbindung eines Kundenportals die Anforderung von turnusmäßigen Ablesungen für alle aktiven Kunden.Die Funktion "Kundenportal > Dokument ins Portal hochladen" ermöglicht bei Anbindung eines Kundenportals den Upload eines Dokumentes für alle aktiven Kunden eines Verbandes. - PDF erzeugen
Über die Übersichtsliste der Kunden können die Dokumente "Begrüßungsschreiben", "SEPA-Mandat", "Bestätigung für SEPA-Mandat", "Rücklastschriftinformation", "Annahmeanordnung", "Auszahlungsanordnung" und "Quittung" für die ausgewählten Kunden erzeugt werden. Die Funktion kann nur ausgeführt werden, wenn mindestens ein Kunde ausgewählt ist. Rücklastschriftinformationen können nur für Kunden mit positivem Saldo erzeugt werden. Auszahlungsanordnungen können nur für Kunden mit negativem Saldo erzeugt werden.
Status
Der Status der Kunden wird durch Symbole mit der nachstehenden Bedeutung visualisiert.
Aktiver Kunde
Ein Kunde gilt dann als aktiv, wenn das aktuelle Datum zwischen dem Zugangsdatum und dem Abgangsdatum des Kunden liegt.
Frischwasserkunde
Kunden mit mindestens einer Abrechnungsposition im Bereich Frischwasser werden als Frischwasserkunden gekennzeichnet.
Frischwasserkunde (Abgesperrt)
Kunden mit mindestens einer Abrechnungsposition im Bereich Frischwasser, für die gleichzeitig ein zurzeit gültiger Eintrag in der Sperrhistorie existiert, werden als abgesperrte Frischwasserkunden gekennzeichnet.
Schmutzwasserkunde
Kunden mit mindestens einer Abrechnungsposition im Bereich Schmutzwasser werden als Schmutzwasserkunden gekennzeichnet.
Fäkalkunde
Die Kennzeichnung von Kunden als Fäkalkunden erfolgt stets manuell.
Filtern und Suchen
Der Aufbau des Filterbereichs orientiert sich am Standard-Filterbereich. Ergänzend dazu werden folgende Regeln angewandt:
- Die Filter "Trinkwasser-Kunden", "Schmutzwasser-Kunden" und "Fäkalabfuhr-Kunden" können nicht gleichzeitig gesetzt werden. D.h. aus dieser Gruppe kann immer nur ein Filter aktiv sein. Wird einer dieser Filter gesetzt und es ist bereits ein anderer Filter aus dieser Gruppe aktiv, so wird der zuvor gesetzte Filter automatisch entfernt.
Kunden erfassen
Kunden können über den Neukunden-Assistenten erfasst werden. Hierbei handelt es sich um einen geführten Dialog in dem Schritt für Schritt die Kundenparameter erfasst werden können. Bereits in einem Hausanschlussantrag erfasste Kontaktdaten, Bankverbindungen und Rechnungsanschriften können bei Bedarf übernommen werden. Außerdem können auch direkt Abrechnungsdaten und Abschläge für den Kunden erfasst werden. Zum Abschluss des Assistenten können dann noch Neukunden-Dokumente erzeugt werden.
Nach dem Neuanlegen eines Kunden wird die Übersichtsliste direkt auf den neuen Kunden gefiltert.
Kunden bearbeiten
Kunden können über den Kundendialog bearbeitet werden. Der grundsätzliche Aufbau des Kundendialogs entspricht dem Standarddialog. Ergänzend zu den Standardfunktionen stehen im Kundendialog nachstehende Funktionen zur Verfügung.
Kundenwechsel
Die Funktion "Kundenwechsel" ermöglicht den Wechsel des Hausanschlusses auf einen neuen Kunden. Dabei ist es auch möglich auf einen früheren Kunden des Anschlusses zurück zu wechseln.
Die Erfassung des Wechsels erfolgt über den Kundenwechsel-Assistenten. Hierbei handelt es sich um einen geführten Dialog in dem Schritt für Schritt die Kundenparameter des aktuellen und des neuen Kunden erfasst bzw. bearbeitet werden können. Die zum Zeitpunkt des Wechsels aktuellen Abrechnungsdaten des aktuellen Kunden werden standardmäßig auf den neuen Kunden übernommen, können aber bei Bedarf auch angepasst werden. Außerdem können auch direkt Abschläge für den neuen Kunden festgesetzt werden. Zum Abschluss des Assistenten können dann noch eine Schlussrechnung für den aktuellen Kunden sowie Neukunden-Dokumente für den neuen Kunden erzeugt werden.
Kundenabgang
Die Funktion "Kundenabgang" ermöglicht die Beendigung der Kundenzuordnung zum Hausanschluss.
Die Erfassung des Abgangs erfolgt über den Kundenabgang-Assistenten. Hierbei handelt es sich um einen geführten Dialog in dem Schritt für Schritt die Kundenparameter des aktuellen Kunden bearbeitet werden können. Zum Abschluss des Assistenten kann dann noch eine Schlussrechnung für den aktuellen Kunden erzeugt werden.
Kundenbewegung stornieren
Die Funktion "Stornieren" ermöglicht die Rückabwicklung eines Kundenwechsels bzw. Kundenabgangs. Der Storno eines Kundenwechsels ist dabei nur möglich, solange bei dem neuen Kunden noch keine Buchungen existieren.
Kostenerfassung
Die Funktion "Kostenerfassung" ermöglicht die manuelle Erfassung von Kosten für den Kunden.
Abschlagsprognose
Die Funktion "Abschlagsprognose" ermöglicht das Festsetzen und Bearbeiten von Abschlägen für den Kunden.
Die Abschlagsbeträge werden dabei für den gewählten Abschlagsrhythmus auf Basis der beim Kunden hinterlegten Abrechnungspositionen in Kombination mit erwarteten Jahresverbräuchen und erwartete Gewichtungen ermittelt.
Alternativ können die Abschlagsbeträge auch manuell erfasst werden. Als manuell erfasst markierte Abschlagsbeträge, werden auch bei späteren automatischen Neuberechnungen nicht verändert.
Standardmäßig können über die Abschlagsprognose alle noch nicht sollgestellten Abschläge des aktuellen Jahres angepasst werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit die Abschläge des Folgejahrs bereits vorab festzusetzen.
PDF erzeugen
Über den Kundendialog können die Dokumente "Abschlagsmitteilung", "Begrüßungsschreiben", "SEPA-Mandat", "Bestätigung für SEPA-Mandat", "Rücklastschriftinformation", "Annahmeanordnung", "Auszahlungsanordnung", "Quittung" und "Abnahmeprotokoll Zwischenzähler" für den Kunden erzeugt werden.
Rücklastschriftinformationen können nur für Kunden mit positivem Saldo erzeugt werden. Auszahlungsanordnungen können nur für Kunden mit negativem Saldo erzeugt werden.
Debitorenkonten erstellen und bearbeiten
Zu einem Kunden können beliebig viele weitere Debitorenkonten erstellt und zugeordnet werden. Der Dialog zum Erstellen und Bearbeiten der Debitorenkonten entspricht dabei dem aus den Kunden-Bereichen in der Auftragsabrechnung bzw. Hausanschlussverwaltung. Sind einem Kunden mehr als ein Debitorenkonto zugeordnet, so ist immer genau eins dieser Konten als Rechnungsempfänger markiert. Zudem gibt es die Möglichkeit die verschiedenen Debitorenkonten als Mahnungsempfänger ab bestimmten Mahnstufen zu kennzeichnen.
Bemerkungen
Die Funktionsweise der Bemerkungen für Kunden entspricht der Standard-Funktionsweise für Bemerkungen.
Abrechnungsdaten
Über die Karte "Abrechnungsdaten" können die Abrechnungspositionen des Kunden erstellt und bearbeitet werden.
Die Funktion „Duplizieren“ ermöglicht die einfache Erfassung von zusammengehörenden Positionen. Es können wahlweise Nachfolge-Positionen oder zusätzliche Positionen erzeugt werden. Bei Nachfolge-Positionen können die Abgabeart und der Zähler nicht verändert werden. Die Nachfolge-Position erhält die gleiche laufende Nummer wie die duplizierte Position und die zurzeit gültige Position wird automatisch zum Vortag der neuen Position beendet. Bei einer zusätzlichen Position kann lediglich der Zähler nicht geändert werden. Außerdem können auf der Karte Ablesungen, für die dem Kunden zugeordneten Zähler, erfasst und bearbeitet werden.
Abschläge
Auf der Karte "Abschläge" werden die Abschläge des Kunden jahresweise dargestellt. Hierüber ist es auch möglich Abschläge sollzustellen bzw. Abschläge oder Sollstellungen zu stornieren. Eine Änderung der Abschlagsbeträge ist ausschließlich über die Abschlagsprognose möglich.
Konto
Auf der Karte "Konto" werden die Kontobewegungen des Kunden jahresweise dargestellt. WAVE unterstützt Sie bei der Abwicklung von Lastschriften und Überweisungen im Rahmen der Single Euro Payments Area (SEPA) zur Schaffung eines einheitlichen europäischen Zahlungsraums.
Sie können die Mandate eines Zahlungspflichtigen in WAVE hinterlegen.
Um ein Mandat für einen Kunden/Debitor anzulegen, zu ändern oder anzuzeigen, wählen Sie
auf der Karte 'Bankverbindungen' der Debitoren-Erfassungsmaske den Menüpunkt 'Neu'. In der sich öffnenden Erfassungsmaske können Sie neben der Bankverbindung auch einen Gültigkeitszeitraum und eine Abbuchungsart angeben. Die Abbuchungsarten haben folgende Bedeutung:
- Kein Bankeinzug
Die angegebene Bankverbindung wird in den Zahlungsläufen (Lastschrift+Gutschrift) nicht verwendet. - Lastschrift
Die angegebene Bankverbindung wird für Lastschriften und Gutschriften verwendet. - Gutschrift
Die angegebene Bankverbindung wird nur für Gutschriften verwendet.
Beim Zahlungslauf prüft das System, ob ein gültiges SEPA-Mandat existiert. Das System sichert die ID des SEPA-Mandats in den Zahlungsdaten und erstellt anschließend eine SEPA-konforme Zahlungsdatei.
Wird im Rahmen des Imports eines Kontoauszugs eine Rücklastschrift für einen Kunden erkannt, wird die Bankverbindung des Kunden automatisch beendet. Vorraussetzung ist, dass die Bankverbindung nicht bereits zuvor (manuell) beendet wurde.
Offene Posten
Auf der Karte "OP" werden die Offenen Posten des Kunden dargestellt. Über das Aktionen-Menü können die ausgewählten OPs mit Buchungs-, Mahn- und Zahlungssperren versehen bzw. diese Sperren wieder aufgehoben werden. Außerdem können hierüber OPs ausgebucht bzw. auf einen anderen Kunden umgebucht werden. Zudem ist es möglich ausgewählte OPs manuell miteinander zu verrechnen, Verrechnungen wieder aufzuheben sowie die automatische Neu-Verrechnung der OPs des Kunden anzustoßen. Über den OP-Dialog können aktuelle sowie historische Verrechnungen der OPs nachverfolgt werden.
Automatische Verrechnung der offenen Posten
Wichtiger Hinweis:
Offene Posten, die bereits vollständig manuell verrechnet wurden und Offene Posten, die mit einer Buchungssperre belegt sind, werden bei der automatischen Verrechnung nicht berücksichtigt.
Die Verrechnung der offenen Posten erfolgt in mehreren Stufen. Die Reihenfolge, in der die Verrechnung ausgeführt wird, entspricht der nachfolgenden Auflistung.
- Ausgleichsverrechnung
In diesem Schritt werden Ausgleichs-OPs, die im Rahmen der Rechnungserstellung erzeugt wurden, mit den OPs verrechnet, für die der entsprechende Ausgleich erzeugt wurde. - Stornoverrechnung
In diesem Schritt werden Storno-OPs, die beim Stornieren einer Rechnung oder Mahnung erzeugt wurden, mit den OPs verrechnet, für die der entsprechende Storno erzeugt wurde. - Rücklastschriftverrechnung
In diesem Schritt werden Rücklastschrift-OPs mit den zugehörigen Lastschrift-OPs verrechnet. - Lastschriftverrechnung
In diesem Schritt werden Lastschrift-OPs mit den OPs verrechnet, für die die Lastschrift erzeugt wurde. Für Gutschrift-OPs erfolgt in diesem Schritt eine Verrechnung analog zu den Lastschrift-OPs. - Rechnungsverrechnung
In diesem Schritt werden die OPs einer Rechnung untereinander verrechnet. Grund dafür ist, dass bei unterschiedlichen Buchungskonten für verschiedene Rechnungspositionen mehrere OPs für eine Rechnung erzeugt werden können. - Zahlungsverrechnung
In diesem Schritt werden Forderungs-OPs mit Zahlungs-OPs verrechnet, die in zeitlicher Nähe nach dem Forderungs-OP liegen und denselben Betrag haben. - Verrechnung von OPs bis zu einem ausgeglichenen Saldo
In diesem Schritt werden alle OPs bis zum letzten Zeitpunkt, an dem das Kundenkonto ausgeglichen war, miteinander verrechnet. - Verrechnung nach Kontoprioritäten
In diesem Schritt werden die OPs in der Reihenfolge der angegebenen Kontopriorität miteinander verrechnet. Voraussetzung für diesen Schritt ist, dass im Kontenplan angegeben wurde, dass Kontoprioritäten bei der Verrechnung berücksichtigt werden sollen und dort entsprechende Konten angegeben wurden. - Allgemeine Verrechnung
In diesem Schritt werden die OPs unter Berücksichtigung der in der Konfiguration angegebenen Verrechnungsreihenfolge wie folgt verrechnet:
Zunächst werden Forderungs-OPs mit Zahlungs-OPs verrechnet, die zeitlicher nach dem Forderungs-OP liegen.
Anschließend werden OPs mit zeitlicher Nähe zueinander miteinander verrechnet.
Zum Schluss werden die OPs nach ihrer zeitlichen Reihenfolge (älteste zuerst) verrechnet.
Ratenzahlungen
Die Funktionsweise der Ratenzahlungen für Kunden entspricht der Funktionsweise im Bereich Ratenzahlungsvereinbarungen.
Mahnungen
Die Funktionsweise der Mahnungen für Kunden entspricht der Funktionsweise im Bereich Mahnungen.
Rechnungen
Die Funktionsweise der Rechnungen für Kunden entspricht der Funktionsweise im Bereich Rechnungen.
Sperrungshistorie
Über die Karte "Sperrungshistorie" können Zeiträume erfasst und bearbeitet werden, in denen der Anschluss des Kunden abgesperrt ist. Hierüber können bei Bedarf auch direkt Sperr- bzw. Entsperraufträge erzeugt werden. In der Liste erscheinen auch die Sperreinträge, die automatisch bei der Androhung einer Wassersperre über eine Mahnung erzeugt werden.
E-Mails
Über die Karte "eMails" ist es möglich direkt aus der Anwendung Mails an den Kunden zu versenden. Dabei können bei Bedarf auch dem Kunden zugeordnete Dokumente als Anhang hinzugefügt werden. Über diesen Weg versendete Mails an den Kunden können auch später jederzeit über die Karte eingesehen werden.
Wiedervorlagen
Die Funktionsweise der Wiedervorlagen für Kunden entspricht der Standard-Funktionsweise für Wiedervorlagen. Alle für den jeweiligen Kunden erzeugten Wiedervorlagen werden automatisch abgelegt und sind über die Karte aufrufbar.
Bemerkungen
Die Funktionsweise der Bemerkungen für Kunden entspricht der Standard-Funktionsweise für Bemerkungen.
Dokumente
Die Funktionsweise der Dokumente für Kunden entspricht der Standard-Funktionsweise für Dokumente. Alle für den jeweiligen Kunden erzeugten Dokumente werden automatisch abgelegt und sind über die Karte aufrufbar.
