Übersichtsliste
In der Übersichtsliste werden die dem System bekannten Aufträge tabellarisch als sortierbare Liste dargestellt.
Funktionen
Neue Datensätze anlegen („Neu“)
Über das Menü „Neu“ können verschiedene Arten von Aufträgen und Geschäftsvorgängen erstellt werden:
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Neuer Einzelauftrag
Neuer Standardauftrag für einzelne Maßnahmen oder Einsätze. -
Neuer Dauerauftrag
Neuer Wiederkehrender Auftrag, z. B. für regelmäßige Wartungen. -
Neuer Sammelauftrag
Neuen Auftrag als Zusammenfassung mehrerer Einzelaufträge (= Teilaufträge) unter einer gemeinsamen Nummer anlegen. -
Neuer Arbeitszettel
Dokumentation durchgeführter Arbeiten (z. B. Monteureinsatz) für den ausgewählten Auftrag anlegen -
Neue Bestellung
Interne oder externe Materialbestellung für den ausgewählten Auftrag anlegen. -
Neuer Lieferschein
Beleg zur Warenlieferung für den ausgewählten Auftrag anlegen. -
Neue Rechnung
Erstellung einer Ausgangsrechnung für den ausgewählten Auftrag anlegen -
Neue Abwesenheit
Erfassung von Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit)
Aufträge verwalten („Bearbeiten“)
Im Menü „Bearbeiten“ finden sich folgende Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung bestehender Aufträge:
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Bearbeiten
Öffnet die Bearbeitungsmaske für den ausgewählten Datensatz. Nur bei Einzelauswahl aktiv. -
Duplizieren
Erstellt eine exakte Kopie des gewählten Auftrags. Nur bei Einzelauswahl aktiv. -
Zusammenfassen
Fügt mehrere Einzelaufträge zu einem Sammelauftrag zusammen. Voraussetzung: gleiche technische Anlage und übereinstimmender Sektor. -
Freigeben
Übergibt den Auftrag zur Fakturierung. Die Maske entspricht der des Moduls Fakturierungsstapel. -
Abschließen
Setzt den Status des Auftrags auf „Abgeschlossen“ und macht ihn schreibgeschützt. -
Wiederaufnehmen
Hebt den Status „Abgeschlossen“ auf und setzt ihn auf „In Arbeit“. Der Auftrag ist wieder bearbeitbar. -
Kunden benachrichtigen
Versand einer Benachrichtigung an den Kunden, z. B. per E-Mail oder SMS. Inhalt und Auslöser können konfiguriert sein. -
Auftragsdisposition (automatisch)
Startet eine automatische Planung der Ressourcen für den Auftrag (z. B. Personal, Geräte). -
Auftragsdisposition (manuell, Auswahl)
Manuelle Disposition für ausgewählte Aufträge. -
Auftragsdisposition (manuell, Zeitraum)
Manuelle Disposition von Aufträgen innerhalb eines Zeitraums. -
Stornieren (Auswahl)
Storniert alle aktuell ausgewählten Aufträge. Dieser Vorgang ist endgültig. -
Stornieren (Zeitraum)
Storniert automatisch alle Aufträge innerhalb eines definierten Zeitraums (z. B. rückwirkend bei Ausfällen).
Darstellung der Aufträge („Darstellung“)
Das Menü „Darstellung“ bietet verschiedene Ansichtsoptionen:
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Nicht Gruppiert
Flache Listenansicht ohne Gruppierungen. -
Gruppiert
Gruppierung der Aufträge nach dem gewählten Sortierungskriterium. -
Wochenkalender
Kalenderansicht über eine Woche – hilfreich für Planung & Übersicht. -
Tageskalender
Detaillierte Tagesansicht mit Zeitfenstern, z. B. für Ressourcenplanung.
Dokumente generieren („Dokumente“)
Im Menü „Dokumente“ können verschiedene PDF-Dokumente zu einem oder mehreren Aufträgen erstellt werden:
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Auftrag
Generiert ein PDF des ausgewählten Auftrags. -
Arbeitszettel, blanko
Leeres Formular zur manuellen Erfassung von Tätigkeiten. -
Auftrag mit Arbeitszettel, blanko
Kombination aus Auftrag und leerem Arbeitsnachweis. -
Vertrag
Generierung eines Vertragsdokuments (je nach Konfiguration/Modulnutzung). -
Auftragsjournal
Übersicht aller Aufträge in Tabellenform, z. B. zur Archivierung oder zum Export.
Bei fehlenden Lizenzen oder Benutzerrechten können einige Funktionen nicht aufgerufen werden und die entsprechenden Symbole werden inaktiv dargestellt.
Aufträge erfassen
Mit der Funktion “Neuer Einzelauftrag“ lässt sich ein neuer Einzelauftrag erstellen. Für Aufträge können diverse Attribute erfasst werden. Alle inaktiven Felder werden automatisch (abhängig von Werten anderer Felder) befüllt.
Mit der Funktion “Neuer Dauerauftrag“ lässt sich ein neuer Dauerauftrag erstellen. Für diesen können diverse Attribute erfasst werden. Alle inaktiven Felder werden automatisch (abhängig von Werten anderer Felder) befüllt.
Mit der Funktion “Neuer Sammelauftrag“ lässt sich ein neuer Sammelauftrag erstellen. Für diesen können diverse Attribute erfasst werden. Alle inaktiven Felder werden automatisch (abhängig von Werten anderer Felder) befüllt. Der Sammelauftrag unterscheidet sich von anderen Auftragsarten unter anderem darin, dass die Karteikarten “Stückliste“ und “Ausführung“ nicht vorhanden sind. Außerdem sind einige Menüpunkte sowie Eingabefelder nicht vorhanden. Die Funktionen sind ansonsten dieselben wie bei dem Erstellen eines Einzelauftrags.
Mit der Funktion “Neuer Teilauftrag“ lässt sich ein neuer Teilauftrag erstellen. Für diesen können diverse Attribute erfasst werden. Alle inaktiven Felder werden automatisch (abhängig von Werten anderer Felder) befüllt.
Menü
Über den Menübereich werden Standard–Funktionen zum Übernehmen, Speichern und Abbrechen angeboten. Neben diesen Standard-Funktionen ist es auch möglich andere Funktionen zu verwenden.
Mit der Funktion “Arbeitsauftrag“ kann ein Arbeitsauftragsdokument erzeugt werden. Dies kann gedruckt oder angezeigt werden. In der Maske kann aus verschiedenen Vorlagen ausgewählt werden.
Die Funktionen “Fakturieren“ “Auftragsdatei“, “Stückliste“, “Weiterberechnung“, “Auftrag annehmen“, “Auftrag ablehnen“ und “Auftragsdatei“ werden bei der Ersterstellung jedes Auftrags stets inaktiv dargestellt. Diese Funktionen können erst nach der Erstellung eines Auftrags verwendet werden.
Erfassen
Mit der Funktion “Neuer Arbeitszettel“ können neue Arbeitszettel erstellt werden. Für diese können diverse Attribute erfasst werden. Die Eingabemaske entspricht der, des Moduls Arbeitszettel.
Mit der Funktion “Neue Bestellung“ lässt sich eine neue Bestellung erstellen. Für diese können diverse Attribute erfasst werden. Die Funktion kann nur verwendet werden, wenn ein Einzelauftrag ausgewählt ist. Die Eingabemaske entspricht der, des Moduls Bestellungen.
Mit der Funktion “Neuer Lieferschein“ lässt sich ein neuer Lieferschein erstellen. Für diese können diverse Attribute erfasst werden. Die Funktion kann nur verwendet werden, wenn ein Einzelauftrag ausgewählt ist. Die Eingabemaske ähnelt der, des Moduls Lieferscheine. Die Maske unterscheidet sich von der, des Moduls Lieferscheine in der Hinsicht, dass sie einige zusätzliche Felder sowie die Karteikarte “Zähler“ besitzt.
Mit der Funktion “Neue Rechnung“ lässt sich eine neue Rechnung erstellen. Für diese können diverse Attribute erfasst werden. Die Funktion kann nur verwendet werden, wenn ein Einzelauftrag ausgewählt ist. Die Eingabemaske entspricht der, des Moduls Rechnungen.
Karteikarten
Bei der Erstellung eines neuen Auftrags sind alle Karteikarten stets leer. Nach dem ersten speichern eines Auftrags können Daten angezeigt werden, falls diese vorhanden sind oder erstellt werden.
Aufträge ansehen / bearbeiten
Bei Einzelaufträgen können die Attribute “Verband (Eigentümer)“, “Verband (Ausführend)“, “Lieferant“, “Kunde“, “Sektor“, “Auftragsgegenstand“, “Ausführungsort“, “Auftragsbeschreibung“, “Auftragsbeschreibung intern“, “Auftragsdatum“, “Angebot“, “Abrechnungsmodus“, “Pauschalkosten“, “Mit Nebenkosten“, “Sachbearbeiter“ bearbeitet werden. Alle anderen (inaktiven) Felder werden automatisch (abhängig von den anderen Feldern befüllt). Bei anderen Auftragsarten können andere Attribute verändert werden.
Über den Menübereich werden Standard–Funktionen zum Übernehmen, Speichern und Abbrechen angeboten. Neben diesen Standard-Funktionen ist es auch möglich andere Funktionen zu verwenden.
Die Funktion “Fakturieren“ teilt sich in drei Funktionen auf:
- Mit der Funktion “Fakturieren“ kann der ausgewählte Auftrag fakturiert werden.
- Die Funktion “Fakturieren (Nachbearbeitung)“ öffnet ein Fenster in dem Einstellungen zur Wertstellung und zum Auftrag vorgenommen werden können. Danach öffnet sich eine Rechnungsmaske, in der Nachbearbeitungen an der Rechnung gemacht werden können.
- Mit der Funktion “Fakturieren (Proforma)“ kann eine Rechnungsdatei erzeugt werden, ohne dass die tatsächliche Rechnung erstellt wird. Das bedeutet, dass keine Datensätze verändert werden. In der Maske können vor dem Drucken Einstellungen zur Wertstellung, zum Auftrag und zum Drucken vorgenommen werden.
Mit der Funktion “Stückliste“ können Stücklisten geladen werden, die dann in der Karteikarte “Stückliste“ aufgelistet werden.
Wird die Funktion “Weiterberechnung“ benutzt, öffnet sich eine Maske in der Einstellungen zur Verarbeitung und zum Drucken vorgenommen werden können. Außerdem wird die Liste “Mandantenrechnungen“ sowie die Liste “Lieferantenrechnungen“ angezeigt.
Mit der Funktion “Auftrag annehmen“ kann der ausgewählte Auftrag angenommen werden.
Mit der Funktion “Auftrag ablehnen“ kann der ausgewählte Auftrag abgelehnt werden.
Mit der Funktion “Arbeitsauftrag“ kann ein Arbeitsauftragsdokument erzeugt werden. Dies kann gedruckt oder angezeigt werden. In der Maske kann aus verschiedenen Vorlagen ausgewählt werden.
Mit der Funktion "Auftragsdatei" können Aufträge an das, in dem Auswahlfeld ausgewählte mobile Endgerät geschickt werden.
Schreibgeschützte Datensätze können weder bearbeitet noch gelöscht werden.
Karteikarten
In der Karteikarte “Stückliste“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Stücklistendaten angezeigt. Über das Menü können neue Stücklisteneinträge hinzugefügt werden. Mit der Funktion “Stückliste“ können Stücklisten geladen werden, die dann in der Karteikarte aufgelistet werden.
In der Karteikarte “Bestellungen“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Bestellungen angezeigt. Durch das Menü lassen sich neue Bestellungen hinzufügen, Bestellungen bearbeiten und duplizieren. Außerdem können Bestellungen auch gewandelt, ausgegliedert, abgeschlossen, wiederaufgenommen und storniert werden.
In der Karteikarte “Ansprechpartner“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Ansprechpartner angezeigt. Durch das Menü können Ansprechpartner, Ansprechpartner (Personalstämme) und Ansprechpartner (Lieferanten) hinzugefügt werden.
In der Karteikarte “Technische Anlagen“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Technische Anlagen angezeigt. Die Liste kann durch das Menü verändert werden.
In der Karteikarte “Arbeitszettel“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Arbeitszettel angezeigt. Die Liste kann durch das Menü geändert werden. In der oberen rechten Ecke befindet sich ein Filter.
In der Karteikarte “Nicht Fakturiert“ werden alle für diesen Datensatz relevanten nicht fakturierten Daten angezeigt.
In der Karteikarte “Lieferscheine“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Lieferscheine angezeigt. Diese können durch das Menü verändert werden. Es besteht auch die Möglichkeit diese zu wandeln und zu stornieren.
In der Karteikarte “Rechnungen“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Rechnungen angezeigt. Die Karteikarte teilt sich in Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf. Die Menüpunkte der beiden Karteikarten ist unterschiedlich.
In der Karteikarte “E/A“ (Kosten/Erlöse) werden alle für diesen Datensatz relevanten Kosten und Erlöse angezeigt.
In der Karteikarte “Dokumente“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Dokumente angezeigt. Es können neue Dokumente hochgeladen werden. Mit der Funktion “Wiederherstellen“ können gelöschte Dokumente wiederhergestellt werden. Dafür muss die Auswahlbox “Gelöschte anzeigen“ angehakt sein.
In der Karteikarte “Wiedervorlagen“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Wiedervorlagen angezeigt. Diese können durch das Menü verändert werden.
In der Karteikarte “Ausführung“ werden alle für diesen Datensatz relevanten Ausführungen angezeigt. Auf der rechten Seite befindet sich ein Filter, mit dem man nach dem Ausführungsdatum und der Intervalllänge sowie nach dem Intervalltyp suchen kann.
Statussymbole im Auftragswesen
In der Auftragsübersicht werden verschiedene Symbole verwendet, um den aktuellen Status eines Auftrags schnell und visuell erkennbar darzustellen.
Übersicht der möglichen Statussymbole:
| Symbol | Status | Bedeutung |
|---|---|---|
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Erfasst | Der Auftrag wurde erfasst, aber noch nicht der Weiterbearbeitung zugeführt. |
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Storniert | Der Auftrag wurde storniert und wird nicht mehr bearbeitet |
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Wartet auf Arbeit | Der Auftrag ist vorbereitet, aber noch nicht gestartet |
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In Arbeit | Der Auftrag befindet sich aktuell in Bearbeitung |
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Erledigt | Die Arbeiten sind abgeschlossen, aber der Auftrag ist bspw. noch nicht fakturiert. |
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Abgeschlossen | Der Auftrag ist vollständig bearbeitet und abgeschlossen |
Symbole für die Auftragstypen
Für die unterschiedlichen Auftragstypen werden verschiedene Symbole zur Kategorisierung verwendet.
Übersicht der möglichen Auftragstypsymbole:
| Symbol | Status | Bedeutung |
|---|---|---|
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Dauerauftrag | Bei diesem Auftrag handelt es sich um einen Dauerauftrag (bspw. für Wartungsintervalle). |
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Einzelauftrag | Bei diesem Auftrag handelt es sich um einen Einzelauftrag. |
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Sammelauftrag | Bei diesem Auftrag handelt es sich um einen Sammelauftrag. Er enthält u. U. mehrere Teilaufträge. |
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Teilauftrag | Einzelauftrag innerhalb eines Sammelauftrags |
Symbole
Der Status der Aufträge wird durch Symbole mit der nachstehenden Bedeutung visualisiert. Ein Auftrag kann maximal fünf Symbole haben.
Schreibschutz
Der Auftrag kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Eigenauftrag / Interner Auftrag
Der Auftrag wird vom Versorger selbst ausgeführt.
Fremdauftrag
Der Auftrag wird von einem “Dritten“ ausgeführt.
Trinkwasser
Der Auftrag bezieht sich auf den Sektor Trinkwasser.
Schmutzwasser
Der Auftrag bezieht sich auf den Sektor Schmutzwasser.
Filtern und Suchen
Im Kopfbereich der Übersichtsliste befindet sich ein Filterbereich, welcher sich in einen Exklusivfilter und einen Kombinationsfilter aufteilt. Der Aufbau des Filterbereichs orientiert sich am Standard-Filterbereich. Art und Umfang der angebotenen Filterattribute sind von der eingesetzten WAVE-Lizenz abhängig. Alle Filterattribute werden mit logischem UND verknüpft. Die Filterattribute sind weitestgehend selbsterklärend. Sind keine Statusfilter ausgewählt, werden alle Datensätze angezeigt.
