In diesem Bereich erfassen Sie Rechnungen, die z. B. im Zusammenhang mit Hausanschlüssen oder Aufträgen stehen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht und Erläuterung der zentralen Eingabefelder und Informationen:
Kopfdaten
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Rechnungsnummer: Automatisch generierte Belegnummer (z. B. 50-23-04030R-HA)
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Status: Der aktuelle Bearbeitungsstand der Rechnung (z. B. Offen)
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Fälligkeit: Automatisch errechnetes Datum basierend auf dem Rechnungsdatum und den Zahlungsbedingungen (z. B. 05.06.2023)
Vertragsverhältnis
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Rechtsbasis: Angabe, ob es sich um privates oder öffentliches Recht handelt
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Hausanschluss / Hausanschlussantrag:
Hausanschluss und Hausanschlussantrag, dem die Rechnung zugeordnet ist. Das Feld wird von WAVE autmatisch besetzt, wenn ein Hausanschlussantrag fakturiert wird. Eine manuelle Auswahl ist nicht möglich.
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Auftrag:
Auftrag, dem die Rechnung zugeordnet ist. Das Feld wird von WAVE autmatisch besetzt, wenn ein Auftrag fakturiert wird. Eine manuelle Auswahl ist nicht möglich.
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Mandant: Auswahl des zuständigen Unternehmensbereichs (z. B. KVWasser)
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Sektor: Fachbereich (z. B. RW)
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Debitorenkonto: Kunde, auf den die Rechnung ausgestellt ist
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Zahlungsbedingungen: z. B. 30 Tage
Anschrift
Belegdaten
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Sachbearbeiter/-in: Zuständige Person für die Rechnung
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Belegdatum: Datum der Rechnungserstellung (z. B. 05.05.2023)
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Wertstellung: Buchungsdatum für die Forderung
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Rechnungsart: Auswahl des Dokumententyps (z. B. Rechnung)
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Leistungszeitraum Anfang / Ende: Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde
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Nebenkosten: Kennzeichnung, ob Nebenkosten abgerechnet werden
Hinweis zur Belegsumme
Belegpositionen erfassen und bearbeiten
Im Reiter „Belegpositionen“ werden die konkreten Leistungen und Materialien dokumentiert, die in der Rechnung enthalten sind. Diese Angaben fließen direkt in die Berechnung der Gesamtsumme ein.
Gliederung und Positionstypen
Belegpositionen sind in Kategorien gegliedert, z. B.:
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Maschineneinsatz
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Materialeinsatz
- Personaleinsatz
Feldübersicht je Position
| Feld | Beschreibung |
|---|
| Lfd. Nr. |
Fortlaufende Positionsnummer innerhalb des Belegs |
| Bezeichnung |
Beschreibung der Leistung bzw. des Artikels |
| Menge |
Erbrachte Menge (z. B. 4,00 h oder 2,00 m) |
| Einheit |
Einheit der Leistung (z. B. h = Stunden, m = Meter) |
| MwSt |
Angabe der Umsatzsteuer (z. B. Ohne) |
| (+/–) |
Rabatt oder Aufschlag in Prozent (z. B. –40,00 %) |
| Einzelpreis |
Preis pro Einheit vor Rabatt |
| Gesamt |
Gesamtpreis nach Abzug des Rabatts |
Funktionen und Aktionen
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Neu – Neue Belegposition hinzufügen
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Bearbeiten – Markierte Position bearbeiten
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Löschen – Position entfernen
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Menge = 0 – setzt die Menge der markierten Positionen auf 0
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Nach oben / unten – Reihenfolge der Positionen anpassen
Erfassungsmaske
In dieser Maske erfassen Sie eine neue Rechnungsposition oder bearbeiten eine bestehende. Diese Angaben fließen direkt in die Belegsumme ein.
Positionsarten – Übersicht & Erläuterung
Die Positionsart legt fest, um welche Art von Leistung oder Lieferung es sich bei der jeweiligen Belegposition handelt. Je nach Auswahl verändern sich die Pflichtfelder und Auswahloptionen.
| Nr. | Positionsart | Beschreibung |
|---|
| 01 |
Personaleinsatz |
Erfassung von Arbeitszeiten intern eingesetzter Mitarbeiter. Üblicherweise mit Zeitangaben (Stunden) und internen Verrechnungssätzen. |
| 02 |
Maschinen |
Buchung eingesetzter Maschinen oder Geräte. Die Abrechnung erfolgt meist nach Zeit (z. B. Stunden oder Tage). |
| 03 |
Material |
Verbau von internem Lager- oder Beschaffungsmaterial (z. B. Rohre, Dichtungen). Preise werden ggf. aus dem Materialstamm übernommen. |
| 04 |
Sonstiges |
Für alle Leistungen oder Aufwände, die keiner der standardisierten Kategorien zugeordnet werden können. Freie Texteingabe möglich. |
| 05 |
Leistungsverzeichnis |
Positionen aus dem strukturierten Leistungsverzeichnis, das im Rahmen von Hausanschlussanträgen verwendet werden kann. |
| 07 |
Externes Material |
Material, das von Dritten bezogen wurde (z. B. durch Subunternehmer oder externe Dienstleister). Wird getrennt vom internen Lager geführt. |
Preise und Konditionen
| Feld | Bedeutung |
|---|
| LP, netto |
Listenpreis pro Einheit (netto) |
| Rabatt |
Prozentualer Nachlass auf den LP (z. B. 40 %) |
| Aufschlag |
Optionaler prozentualer Preisaufschlag |
| VK |
Verkaufspreis nach Rabatt und Aufschlag |
| Gesamt |
Automatisch berechneter Gesamtbetrag (Menge × VK) |
| MwSt |
Auswahl der Umsatzsteuerart (z. B. Ohne) |
Lager- und Strukturinformationen
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Lagerort: Angabe des Lagerortes, falls relevant
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Abschnitt: Zugehörigkeit zur Leistungsgruppe (z. B. Material extern)
Bezeichnung & Beschreibung
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Bezeichnung: Freitext zur genauen Materialbezeichnung
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Beschreibung (Textfeld unten): Zusatzinfos (z. B. Einsatzort, besondere Hinweise). Formatierungen wie fett, kursiv oder Aufzählungen sind möglich.
Hinweis zur Nutzung
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Felder mit rotem Rahmen müssen ausgefüllt sein, sonst ist kein Speichern möglich.
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Der Rabatt kann direkt übernommen oder angepasst werden.
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Preise werden automatisch aktualisiert, sobald Menge und LP angegeben sind.
Arbeitszettelpositionen
Im Reiter „Arbeitszettelpositionen“ werden die Leistungen und Materialien dargestellt, die über die Fakturierung eines Auftrags in die Rechnung eingeflossen sind.
Beschreibung
Im Reiter „Beschreibung“ werden Auftragsbeschreibung, Ausführungshinweise und interne Bemerkungen zur Rechnung dargestellt.
Auftragsbeschreibung, Ausführungshinweise und interne Bemerkungen können manuell oder über Anfügen von Textbausteinen befüllt werden.
Textbausteine können im Modul Textbausteine gepflegt werden und sind dann an dieser Stelle nutzbar, sofern der hinterlegte Text nicht leer ist
Dokumente
Im Reiter „Dokumente“ werden die mit der Rechnung verknüpften Dokumente dargestellt.
Der Umgang mit Dokumenten ist im Modul Dokumente beschrieben.
Buchungen
Im Reiter „Buchungen“ werden die aufgrund der Rechnung erzeugten Buchungen dargestellt. Buchungen werden erst dann erzeugt, wenn für die Rechnung ein PDF-Dokument erzeugt wurde, das kein Proforma-Dokument ist.
Offene Posten
Im Reiter „Offene Posten“ werden die aufgrund der Rechnung erzeugten offenen Posten dargestellt. Offene Posten werden erst dann erzeugt, wenn für die Rechnung ein PDF-Dokument erzeugt wurde, das kein Proforma-Dokument ist.
Der Umgang mit offenen Posten ist im Modul Offene Posten beschrieben.
Textbausteine
Im Reiter „Textbausteine“ werden die Textbausteine angezeigt, die auf Basis der im Modul Textbausteine definierten Textbausteine für die angezeigte Rechnung relevant sind.
Der Reiter „Textbausteine“ steht nur dann zur Verfügung, wenn es sich bei der Rechnung um eine Rechnung der Hausanschlussverwaltung handelt.
Im Rahmen der Erstellung einer Rechnung werden Textbausteine automatisch mit der Rechnung verknüpft und kommen beim Druck zur Anwendung. Dies geschieht auf Grundlage verschiedener Eigenschaften der Rechnung.
Die Auswahl der Textbausteine erfolgt nach folgendem Kriterien:
1. Rechnungsart
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Standardrechnung
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Abschlagsrechnung
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Vorauszahlung
2. Verband
3. Sektor
Werden passende Textbausteine gefunden, werden diese automatisch mit der Rechnung verknüpft.
